Vorschlag Lieferantenausgleich
Beschreibung des Lieferantenausgleichsprozesses
Dieser Prozess dient dazu, offene Rechnungs-/Vorauszahlungsposten von Lieferanten mit positiven Salden gegen offene Rechnungs-/Vorauszahlungsposten von Lieferanten mit negativen Salden aufzurechnen. Dabei wird ein Ausgleichsvorschlag verwendet.
Ein Ausgleichsvorschlag kann online oder als ein Hintergrundjob erstellt werden.
Lieferanten, die in einem Ausgleichsvorschlag berücksichtigt werden sollen, werden durch die Auswahl eines Lieferanten-ID-Bereichs bestimmt. Es kann immer nur eine Währung ausgewählt werden, und alle offenen Rechnungen/Vorauszahlungen (außer Anzahlungsanforderungen), die in dieser Währung zur Zahlung genehmigt sind, werden in die Auswahl eingeschlossen. Es können auch offene Positionen mit beliebigem Postenstatus oder nur offene Positionen mit einem bestimmten Buchstatus (entweder Normal oder Forderungsausfall) im Vorschlag eingeschlossen werden. Wenn eine erlaubte Differenz angegeben ist, wird ein Ausgleichsvorschlag nur gemacht, wenn die Differenz, die aus dem Ausgleich resultiert, kleiner oder gleich diesem Betrag ist. Hier wird die Differenz als ein neuer Differenzrechnungsposten gegen den Lieferanten aufgestellt und dann unter Verwendung des von Ihnen angegebenen Ausbuchungscodes ausgebucht. (Zu beachten ist, dass ein Differenzposten für den Rechnungstyp und die Rechnungsserie sowie einen Soll-Ausbuchungscode und einen Haben-Ausbuchungscode angegeben werden muss, wenn eine erlaubte Differenz eingegeben wird.) Bei fehlender Angabe einer erlaubten Differenz wird der Ausgleichsvorschlag erstellt, wenn keine Differenz aus dem Ausgleich entsteht.
Es gibt sechs mögliche Methoden, mit denen offene Posten gegeneinander abgeglichen werden können, um einen Ausgleich zu erstellen:
- Ausgleich aller offenen Posten
Wenn diese Auszifferungsmethode ausgewählt ist, wird ein Ausgleich für einen einzelnen Lieferanten nur vorgeschlagen, wenn sich der Saldo aller offenen Posten innerhalb des angegebenen zulässigen Differenzbetrags befindet. Ein Ausgleichsvorschlag wird nur erstellt, wenn mindestens ein Lieferant einen Saldo hat, der innerhalb des angegebenen zulässigen Differenzbetrags liegt.
- Ausgleich einzelner Sollposten mit einzelnen Habenposten
Wenn diese Auszifferungsmethode ausgewählt ist, verwendet das System den ersten Sollposten und durchsucht die Habenposten, um eine Auszifferungsmethode innerhalb des zulässigen Differenzbetrags zu finden. Das System verwendet dann den nächsten Sollposten und fährt fort, bis alle Sollposten abgedeckt werden. Alle ausgezifferten Posten werden zum Ausgleichsvorschlag hinzugefügt.
- Offene Posten mit einem oder mehreren Habenposten abgleichen
Wenn diese Auszifferungsmethode ausgewählt ist, verwendet das System den ersten Sollposten und gleicht ihn mit einem oder mehreren Habenposten ab, bis die Auszifferung innerhalb des zulässigen Differenzbetrags erreicht ist. Das System verwendet dann den nächsten Sollposten und wiederholt den Vorgang, bis alle Sollposten abgedeckt werden. Alle ausgezifferten Posten werden zum Ausgleichsvorschlag hinzugefügt.
- Offene Posten mit gemeinsamer Rechnungsreferenz ausziffern
Wenn diese Auszifferungsmethode gewählt ist, muss ein Referenztyp ausgewählt werden, mit dem die Posten ausgeziffert werden sollen. Die verfügbaren Referenztypen sind Rechnungsreferenz, Bestellreferenz, Zahlungsreferenz und Erstellerreferenz. Das System ziffert Rechnungen und Gutschriften mit derselben Referenzinformation und innerhalb des zulässigen Differenzbetrags aus. Alle ausgezifferten Posten werden zum Ausgleichsvorschlag hinzugefügt.
- Einzelposten ausbuchen
Wenn diese Auszifferungsmethode ausgewählt ist, wird ein Ausgleich erstellt, wenn ein einzelner Posten innerhalb des erlaubten Differenzbetrags liegt. Das System vergleicht jeden Posten mit dem erlaubten Differenzbetrag. Alle Posten innerhalb der zulässigen Differenz werden zum Ausgleichsvorschlag hinzugefügt.
- Manuell: Wenn diese Auszifferungsmethode ausgewählt ist, wird ein leerer Vorschlag erstellt, der von den Lieferanten unabhängig ist. Die Rechnungen/Vorauszahlungen können manuell über die Seite „Mehrere Rechnungen/Vorauszahlungen auswählen“ auf Detailebene hinzugefügt werden. Beim Laden eines neuen Vorschlags kann immer nur eine Währung ausgewählt werden, und die Rechnungen/Vorauszahlungen (außer Anzahlungsanforderungen), die in dieser Währung zur Zahlung genehmigt sind, stehen zur Auswahl zur Verfügung. Der Zahlungsbetrag kann manuell auf der Detailebene geändert werden, um die positiven Posten mit negativen Posten auszugleichen. Hier muss die tatsächliche Differenz gleich null sein, um den Ausgleichvorschlag für die Erstellung der Zahlungstransaktionen und des Belegs zu genehmigen.
Wenn ein Ausgleichsvorschlag erstellt wurde, kann er geändert, gedruckt und genehmigt werden. Die Freigabe des Ausgleichsvorschlags kann online oder als Hintergrundjob durchgeführt werden und führt zur Erstellung eines Belegs, der auf der Seite Belegdetails angezeigt werden kann. Das im Dialogfeld Zahlungsparameter zum Zeitpunkt der Freigabe des Belegs vom System vorgeschlagene Standardbelegdatum, der entsprechende Belegtyp und die entsprechende Anwendergruppe können bei Bedarf geändert werden.