Zahlungsauftrag erstellen
Erläuterung
Diese Aktivität dient zum Erstellen eines Zahlungsauftrags aus einem bestätigten Zahlungsvorschlag. Abhängig von der gewählten Zahlungsart und dem dazugehörigen Zahlungsformat enthält der Zahlungsauftrag Ausgabedaten für eine Datei oder einen sonstigen Datenträger. Die besagte Ausgabedatei kann an einem gesicherten Ort gespeichert werden, der auf der IFS Connect-Einrichtung basiert, wenn die Option Nur im Hintergrund ausführen in Zahlungsformaten pro Firma aktiviert ist. Die Ausgabedatei kann über Kyriba gesendet werden, wenn die Option An Dienstanbieter senden unter Zahlungsformate pro Firma aktiviert ist. Was auf der Seite Zahlungsformat definiert ist, wird hier standardmäßig übernommen. Der Anwender erhält jedoch die Kontrolle über diese Option im Assistenten Neuer Zahlungsauftrag. Der Zahlungsavis pro Lieferant kann in Abhängigkeit vom Setup auf Lieferantenseite gedruckt werden. Es ist auch möglich, einen Zahlungsavis direkt beim Drucken des Zahlungsavis an den Kreditoren-Ansprechpartner des jeweiligen Lieferanten zu senden. Der Zahlungsavis wird basierend auf den Ausgabemedien an Lieferanten gesendet, die mit dem Kreditoren-Ansprechpartner verknüpft sind. Für Zahlungsavis werden die Ausgabemedien E-Mail, Post an Fax, XML und Ausdruck unterstützt.
Wenn Zahlungsartenpläne verwendet wurden und der Zahlungsauftrag erstellt wurde, werden der Zahlungsvorschlag und der dazugehörige Zahlungsartenplan entfernt.
Voraussetzungen
- Der Lieferantenzahlungsvorschlag muss bestätigt worden sein.
- Wenn die Ausgabedatei in einem geschützten Ordner erstellt werden muss, sollte die Option Nur im Hintergrund ausführen in den Zahlungsformaten pro Firma aktiviert werden.
- Wenn die Ausgabedatei über Kyriba gesendet werden muss, sollte die Option An Dienstanbieter senden unter Zahlungsformate pro Firma aktiviert worden sein.
- Wenn die Ausgabedatei über Kyriba gesendet werden muss, müssen die Routing-Regeln und Routing-Adressen gemäß dem Abschnitt ISO 20022-Integrationen für ausgehende XML-Datei des folgenden technischen Leitfadens konfiguriert worden sein.
- Die Option Zahlungsavis erstellen hätte für das erforderliche Zahlungsformat auf der Seite Zahlungsformate pro Firma auf „Ja“ gesetzt werden sollen, um die Zahlungsavise zu drucken.
Hinweis: Wählen Sie auf der Seite Zahlungsformate pro Firma das benötigte Zahlungsformat aus und klicken Sie auf Zahlungsformate, wenn Sie die Option Zahlungsavis erstellen auswählen möchten.
- Wenn Sie Zahlungsavise in Batches basierend auf dem Ausgabemedium und der Sprache erstellen möchten, müssen Sie die Option Zahlungsavis als Einzeldruck auf der Seite Zahlungsformate auf „Ja“ setzen.
- Öffnen Sie die Seite Lieferant und wählen Sie Bei Auftr.Erstellung oder Abhängig von Format aus der Liste Zahlungsavis aus, wenn der Zahlungsavis mit dem Lieferantenzahlungsauftrag gedruckt werden soll. Bei Auswahl von Bei Auftr.Erstellung wird ein Zahlungsavis beim Erstellen eines Lieferantenzahlungsauftrags erstellt, ohne dass spezifische Bedingungen geprüft werden. Bei Auswahl von Abhängig von Format müssen Bedingungen für das jeweilige Zahlungsformat erfüllt sein, um einen Zahlungsavis bei der Erstellung eines Lieferantenzahlungsauftrags zu erstellen.
- Wählen Sie den Namen des Kreditoren-Ansprechpartners und den Ausgabemedientyp im Gruppenfeld Kreditoren-Ansprechpartner beim Lieferanten auf der Registerkarte Zahlung der Seite Lieferant aus, wenn der Zahlungsavis direkt basierend auf den gewählten Ausgabemedien an einen Lieferanten gesendet werden soll.
Die folgenden Voraussetzungen sollten zutreffen, um Zahlungsavise mithilfe von Ausgangsmedien zu senden:
- IFS/Print Server und IFS/Connect müssen installiert sein.
- Die Print-Server-Archivierung muss aktiviert sein.
- Das Ereignis PDF_REPORT_CREATED muss definiert und aktiviert sein.
- Zum Senden des Zahlungsavis per E-Mail müssen Sie E-Mail im Feld Kommunikationsmethode auf der Registerkarte „Lieferant/Komm.Methode“ auswählen und die E-Mail-Adresse des Empfängers im Feld Wert für den jeweiligen Lieferanten angeben. Der Kreditoren-Ansprechpartner beim Lieferanten sollte mithilfe der Werteliste auf der Registerkarte „Lieferant/Zahlung“ eingegeben werden. Und wählen Sie auch E-Mail als Ausgabemedientyp auf der Registerkarte „Lieferant/Zahlung“ aus.
- Zum Senden des Zahlungsavis mithilfe von Post an Fax müssen Sie den Faxserver im Feld Kommunikationsmethode auf der Registerkarte „Firma/Komm.Methode“ auswählen und den Faxserver im Feld Wert für die jeweilige Firma angeben. Auf der Registerkarte „Lieferant/Kommunikationsmethode“ sollte Fax als Kommunikationsmethode aktiviert werden und die Faxnummer des Empfängers sollte im Feld Wert für den jeweiligen Lieferanten angegeben werden. Der Kreditoren-Ansprechpartner beim Lieferanten sollte mithilfe der Werteliste auf der Registerkarte „Lieferant/Zahlung“ eingegeben werden. Außerdem müssen Sie auf der Registerkarte „Lieferant/Zahlung“ Post an Fax als Ausgabemedientyp auswählen.
- Zum Senden des Zahlungsavis als XML-Datei müssen Sie auf der Registerkarte „Lieferant/Komm.Methode“ eine Kommunikationsmethode auswählen und einen entsprechenden Wert für die Kommunikationsmethode hinzufügen. Der Kreditoren-Ansprechpartner beim Lieferanten sollte mithilfe der Werteliste auf der Registerkarte „Lieferant/Zahlung“ eingegeben werden. Außerdem müssen Sie auf der Registerkarte „Lieferant/Zahlung“ XML als Ausgabemedientyp auswählen.
Systemauswirkungen
Ein Zahlungsauftrag wird erstellt. Nach dem Erstellen eines Zahlungsauftrags wird wie folgt ein Zahlungsavis im Fenster Berichtsarchiv erstellt:
Bei aktivierter Option Zahlungsavis als Einzeldruck auf der Seite Zahlungsformate:
- Das System sendet den Zahlungsavis basierend auf dem Wert an jeden Lieferanten/Zahlungsempfänger, der mit dem Ausgabemedium verknüpft ist, wenn das gewählte Ausgangsmedium E-Mail oder Post an Fax ist.
- Das System generiert eine einzelne XML-Datei für alle Lieferanten/Zahlungsempfänger mit dem Ausgabemedientyp XML.
- Das System generiert eine einzelne PDF-Datei für alle Lieferanten/Zahlungsempfänger mit dem Ausgabemedientyp Ausdruck.
- Alle generierten Zahlungsavise werden basierend auf dem Ausgabemedium und der Sprache des Lieferanten/Zahlungsempfängers gruppiert und im Fenster Berichtsarchiv angezeigt.
Bei deaktivierter Option Zahlungsavis als Einzeldruck auf der Seite Zahlungsformate:
- Das System sendet den Zahlungsavis basierend auf dem Wert an jeden Lieferanten/Zahlungsempfänger, der mit dem Ausgabemedium verknüpft ist, wenn das gewählte Ausgangsmedium E-Mail oder Post an Fax ist.
- Das System generiert eine XML-Datei pro Lieferant/Zahlungsempfänger für alle Lieferanten/Zahlungsempfänger mit dem Ausgabemedium XML.
- Das System generiert eine PDF-Datei pro Lieferant/Zahlungsempfänger für alle Lieferanten/Zahlungsempfänger mit dem Ausgabemedium Ausdruck.
- Alle pro Lieferant/Zahlungsempfänger generierten Zahlungsavise werden im Fenster Berichtsarchiv angezeigt.
Im System werden erst Zahlungen erstellt, wenn die Rechnungen und Akontozahlungen mithilfe der Aktivität „Zahlung bestätigen“ aus dem Zahlungsauftrag entfernt werden. In einem Zahlungsauftrag enthaltene Rechnungen können nicht für weitere Zahlungen ausgewählt werden.
Auswahl
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