Excel-Datei für späteren Import exportieren
Erläuterung
Diese Aktivität dient zum Exportieren eines ausgeführten Business Reporter-Berichts als gewöhnliche Excel-Datei, d. h. als Datei ohne angehängte Business Reporter-Funktion, mit der der Inhalt zu einem späteren Zeitpunkt in den Bericht importiert werden kann.
Die Funktion unterstützt die Rückmeldungszusammenarbeit, d. h. eine Möglichkeit, einen Bericht an einen anderen Teil zu senden, der die Zahlen bearbeiten kann, bevor er an den ursprünglichen Absender zurückgesendet wird. Das Szenario kann folgendermaßen aussehen:
- Person A führt einen Business Reporter-Bericht aus, der für die Rückschreibung konfiguriert ist, z. B. in Bezug auf die Unternehmensplanung auf einer aggregierten Stufe oder einer Budgetvorlagentransaktion.
- Person A möchte, dass Person B die zurückzuschreibenden Zahlen ausfüllt. Für Person B ist Business Reporter nicht auf seinem Computer installiert.
- Person A exportiert nun den BR-Bericht.
- Ein normaler Excel-Bericht wird ohne Business Reporter erstellt.
- Der BR-Bericht (der Zielbericht) selbst wird im BR-Exportarchiv gespeichert.
- Person A sendet den Bericht an Person B, die den Bericht in Excel öffnet und die erforderlichen Informationen (z. B. Planung, Budgetzahlen) hinzufügt.
- Wenn der Vorgang abgeschlossen ist, sendet Person B den Bericht an Person A zurück.
- Person A öffnet Business Reporter und führt Aus Excel-Bericht importieren aus, was bedeutet, dass der gesendete Bericht als Quelle verwendet wird, um Informationen in den Zielbericht zu importieren, der im Berichtsarchiv gespeichert ist. Wenn der Import abgeschlossen ist, kann Person A das Rückschreiben in die IFS Cloud-Datenbank durchführen.
So exportieren Sie einen reinen Excel-Bericht aus einem Ziel-BR-Bericht:
- Führen Sie den BR-Bericht aus, den Sie exportieren möchten.
- In der Multifunktionsleiste von IFS Business Reporter klicken Sie auf
Export , um das Dialogfeld In Excel-Bericht exportieren zu öffnen. - Wählen Sie in der Kopfzeile des Dialogfeldes die Option In Excel-Bericht für späteren Import exportieren aus.
- Wählen Sie je nach Bedarf entweder Auf Datenträger speichern, Auf Datenträger speichern und per E-Mail senden oder E-Mail auf der Registerkarte Excel-Bericht ohne BR exportieren aus.
- Wenn Sie entweder Auf Datenträger speichern oder Auf Datenträger speichern und per E-Mail senden ausgewählt haben, klicken Sie auf Durchsuchen, um den Speicherort auf dem Datenträger anzugeben, wo der Bericht gespeichert werden soll.
- Ändern Sie erforderlichenfalls den Standard-Dateinamen.
- Hinweis: Auf der Registerkarte BR-Bericht speichern wird die Option BR-Bericht in Archiv speichern aktiviert sein (obligatorisch). Dies bedeutet, dass der Zielbericht immer im Business Reporter-Exportarchiv gespeichert wird.
- Wenn es erforderlich ist, den ausgeführten BR-Bericht auf Festplatte zu speichern, aktivieren Sie die Option BR-Bericht auf Datenträger speichern, und geben Sie im Feld Dateipfad den Speicherort auf der Festplatte ein, an dem der Bericht gespeichert werden soll. Sie können das Laufwerk nach dem entsprechenden Ort durchsuchen.
- Ändern Sie ggf. den im Feld Berichtsname vorgeschlagenen Berichtsnamen, und klicken Sie auf Exportieren.
Voraussetzungen
Zur Ausführung dieser Aktivität müssen folgende Voraussetzungen erfüllt sein:
- Ein Bericht über Business Reporter ausgeführter Bericht muss vorhanden sein.
- Der ursprüngliche Bericht/Zielbericht aus Business Reporter sollte eine oder mehrere Zellen enthalten, für die ein Zurückschreiben aktiviert wurden (da Daten nur für Zellen mit Rückschreibfunktion importiert werden können).
Auswirkungen
Diese Aktivität hat die folgenden Ergebnisse je nach gewählter Exportmethode.
| Methode | Auswirkungen |
| Auf Datenträger speichern | Der Excel-Bericht ohne Business Reporter wird am angegebenen Ort gespeichert. |
| Auf Datenträger speichern und per E-Mail senden | Der Excel-Bericht ohne Business Reporter wird am angegebenen Ort gespeichert. Außerdem wird ein Fenster zum Verfassen einer E-Mail mit dem angefügten Excel-Bericht ohne Business Reporter in MS Outlook geöffnet. |
| Ein Fenster zum Verfassen einer E-Mail wird mit angefügten Excel-Bericht ohne Business Reporter in MS Outlook geöffnet. |
Der ursprüngliche Bericht/Zielbericht aus Business Reporter wird unabhängig von der Methode im Business Reporter-Exportarchiv mit einem Standardablaufdatum von 60 Tagen gespeichert.