Buchungssteuerung – Versorgungskette und Fertigung

[Über Buchungssteuerung - Allgemein] [Buchungstypen und Systemereignisse – Versorgungskette und Fertigung] [Kontrolltypen pro Buchungstyp – Versorgungskette und Fertigung]

Basisfinanzdaten und Regeln für IFS Cloud werden in der Komponente IFS/Buchungsregeln verwaltet. Diese Komponente umfasst Buchungselemente, Buchungssteuerung und Optionen zur Erstellung eines Kontierschemas sowie einer Kontierschema-Ergänzung. Mithilfe der allgemeinen Informationen zu IFS Cloud in der Komponente IFS/Buchungsregeln werden vereinheitlichte Prüfungen und automatische Funktionen für IFS Cloud ermöglicht.

Kontierschema erstellen

Die Finanzüberwachung ist für die folgenden Ereignisse in der Versorgungskette und Fertigung erforderlich:

• Bestandstransfers
• Änderungen des Werts
• Innergemeinschaftliche Lieferungen an Abnehmer mit USt-IdNr.
• Kostendifferenzen
• Kundenrechnungen
• Lieferantenrechnungen

Im Allgemeinen gilt, dass aufgrund eines Finanzereignisses im System eine Soll- und eine Habenbuchung erstellt werden. Jedes Finanzereignis im System hat einen bestimmten Namen. Für diese Namen sind in der Fertigung und der Versorgungskette vordefinierte Buchungstypen verfügbar, die für die Soll- und Habenbuchungen verwendet werden müssen. Weitere Informationen über Buchungstypen enthält der Abschnitt "Buchungstypen". Der Abschnitt "Kontrolltypen pro Buchungstyp" enthält Informationen über die Kontrolltypen, die verwendet werden können.

Bei der Erstellung von Buchungen für ein Finanzereignis werden die Regeln aus IFS/Buchungsregeln in folgender Reihenfolge angewendet:

1. Buchungssteuerung (Buchungsregeln)
2. Vorkontierung (Fertigung/Versorgungskette)
3. Kontierschema-Ergänzung (Buchungsregeln)
4. Vorkontierung (Fertigung/Versorgungskette)

Im Abschnitt „Finanzereignisse und Buchungen“ werden die Finanzereignisse aufgeführt, die bei der Fertigung und in der Versorgungskette eintreten können. Außerdem werden die jeweiligen Buchungstypen angegeben.

Buchungssteuerung

Die Komponente IFS/Buchungsregeln enthält eine Reihe von Regeln, die so genannte Buchungssteuerung, die angibt, wie die Buchung ausgeführt werden soll. Die zentralen Begriffe der Buchungssteuerung sind Buchungstyp und Kontrolltyp.

Buchungstypen

Die Buchungstypen, die mit dem zu buchenden Finanzereignis verknüpft werden, beschreiben die zu erstellenden Buchungen. Buchungstypen werden in IFS/Buchungsregeln erfasst. Hier kann der Anwender auch angeben, welches Kontierschema für den zu kontrollierenden Buchungstyp verwendet werden soll.

Die Buchungssteuerung kann für bis zu 10 Buchungselemente für alle Buchungstypen erfasst werden. Im Folgenden wird eine Übersicht über die Buchungstypen, d. h. Soll- und Habenbuchungen, gegeben, die in IFS Fertigung und IFS Supply Chain verfügbar sind, je nachdem, welche Komponenten installiert sind:

Kontrolltypen

Für jeden Buchungstyp gibt es verschiedene Kontrolltypen. Hierbei handelt es sich um Codes und Systemdaten, anhand derer der Anwender das gebuchte Objekte zurückverfolgen kann, z. B. Artikel oder Kunden. In der Buchungssteuerung von IFS/Buchungsregeln müssen der Kontrolltyp für jeden Buchungstyp und die Kontrolldaten angegeben werden, die jedem Buchungselementwert entsprechen.

Von dem Kontrolltyp hängt ab, welcher Wert dem Kontierschema-Element bei jeder Transaktion zugewiesen wird. Mit dem Kontrolltyp wird die Buchung gesteuert. Kontrolltypen sind oft mit der Transaktion verknüpft, die gebucht werden soll. Zur Steuerung der Buchung von Bestandsentnahmen kann z. B. die Kataloggruppe oder der Bestandstyp verwendet werden. Die Kontrolltypen werden für jeden Buchungstyp und für jedes Produkt vordefiniert. Für jeden Buchungstyp muss der Kontrolltyp angegeben werden.

Bei der Bearbeitung von Kontrolltypen und Kontrolltypwerten gibt es zwei Möglichkeiten, Standardwerte zu nutzen: Der Anwender kann entweder einen Standardwert für ein Buchungselement oder einen festgelegten Standardwert verwenden. Wenn die Buchung immer für dasselbe Buchungselement durchgeführt werden soll, kann der Anwender einen festen Wert als Kontrolltyp und einen Standardwert als Buchungselementwert eingeben. Wenn ein Standardwert für das Buchungselement eingegeben wird, wird dieser Wert nur dann verwendet, wenn der Kontrolldatenwert nicht eingegeben wurde. Standardwerte können für alle Buchungstypen in der Fertigung und Versorgungskette verwendet werden.

Die Buchungssteuerung sowie weitere Einstellungen in IFS/Buchungsregeln steuern die Buchung eines Ereignisses. Es gibt zwei verschiedene Möglichkeiten für die Vorkontierung in IFS Applications: "Vorkontierung obligatorisch" und "Vorkontierung".

• Bei obligatorischer Vorkontierung muss manuell ein Buchungselementwert eingegeben werden. Obligatorische Vorkontierung kann für Bestellanforderungen, Bestellungszeilen, Kundenauftragsköpfe, Kundenauftragszeilen, manuelle Bestandsentnahme und manuellen Eingang in den Bestand verwendet werden. Obligatorische Vorkontierung kann für mehrere Buchungselemente innerhalb derselben Funktion als obligatorisch definiert werden. Die Buchungselementwerte werden später beim Erstellen der endgültigen Buchungen des Auftrags verwendet. Wenn zum Beispiel eine Kundenauftrags-Kopfzeile mit erforderlicher Vorkontierung für Buchungselemente C und G definiert ist, müssen bei der Eingabe eines Kundenauftrags manuell gültige Buchungselementwerte für diese Buchungselemente eingegeben werden. Obligatorische Vorkontierungsregeln werden in „Buchungssteuerung/Buchungsregeln“ eingerichtet.
• Bei der Vorkontierung kann manuell ein Buchungselementwert eingegeben werden. Dies ist aber nicht erforderlich. Vorkontierung kann für Bestellanforderungen, Bestellungsköpfe, Bestellungszeilen, Kundenauftragsköpfe und Kundenauftragszeilen verwendet werden. Diese Werte werden anhand der Buchungselemente in IFS/Buchungsregeln validiert. Der Buchungselementwert wird später verwendet, z. B. im Auftragskopf und als Bestellpositionsstandard, der für einzelne Bestellpositionen geändert oder gelöscht werden kann. Ein in einer Bestellposition eingegebener Wert wird nicht automatisch auf den Kopf übertragen.

Wenn keine Vorkontierungsregeln definiert wurden, wird für die Funktionen der Standardbuchungstyp verwendet, d. h. steuerfreie Umsätze für Kundenauftragszeilen werden gemäß dem Buchungstyp M30 (Steuerfreie Umsätze) gebucht.

Kontierschema-Ergänzung

Die Kontierschema-Ergänzung wird verwendet, um weitere Elemente zum Kontierschema hinzuzufügen, auf der Basis des Buchungselementwerts. Die Kontierschema-Ergänzung kann für alle Buchungselemente angegeben werden. Das Kontierschema wird dann um die Werte ergänzt, die der Anwender für die anderen Buchungselemente eingibt, die mit dem Buchungselementwert verknüpft sind. Beispielsweise wird ein bestimmtes Projekt durch die Kontierschema-Ergänzungsfunktion mit einer bestimmten Kostenstelle verbunden.

Für jeden Buchungstyp und für jedes Buchungselement muss angegeben werden, ob die Kontierschema-Ergänzung den Wert überschreiben soll, der dem Buchungselement von der Buchungssteuerung zugewiesen wurde.

Kontierschema validieren

Wenn ein Kontierschema gemäß den oben genannten Regeln erstellt wird, müssen einige Informationen, z. B. das Gültigkeitsintervall, überprüft werden. Das Kontierschema wird in der folgenden Reihenfolge überprüft:

1. Gültigkeit auf Buchungselementebene (IFS/Buchungsregeln)
2. Kontierschema-Anforderungen (IFS/Buchungsregeln)
3. Kombinationssteuerung (IFS/Buchungsregeln)

Gültigkeit auf Buchungselementebene

Im Basisdatenfenster in IFS/Buchungsregeln das Gültigkeitsintervall jedes Buchungselements angeben.

Buchungselementanforderungen

Die Buchungselementanforderungen geben an, wie die anderen Buchungselemente im Kontierschema zusammen mit einem Konto verwendet werden. Die Anforderung kann den Wert "Kann", "Pflicht" oder "Gesperrt" haben. Die Buchungselementanforderungen werden in IFS/Buchungsregeln für jedes Konto angegeben. Je nach Kontentyp werden sie bei der Konteneingabe als Standardwert vorgegeben.

Kombinationssteuerung

Die Regeln für die Kombinationssteuerung sind in IFS/Buchungsregeln festgelegt. Sie geben an, welche Kombinationen von Buchungselementen pro Anwendergruppe zulässig oder gesperrt sind. Eine bestimmte Kombination von Buchungselementen kann gleichzeitig zulässig und unzulässig sein. Die unzulässige Kombination ist dominant.

Fehlerbehebung

Bei der Buchung und Validierung einer Transaktion können Fehler auftreten. Beispiel: Ein Kontrolltypwert fehlt oder die verschiedenen Regeln sind widersprüchlich. Wenn ein Fehler auftritt, wird der Buchungsprozess gestoppt und das Zwischenergebnis gespeichert. Der übergeordnete Buchungsdatensatz wird ebenfalls entsprechend gekennzeichnet. Die Transaktion selbst wird jedoch nicht gestoppt.

Anschließend können die falschen Buchungen im Fenster Anfrage - Buchungen überprüft werden. In der Spalte Statuscode wird angezeigt, ob die Buchung einen Fehler enthält oder einfach nur ergänzt werden muss. In der Spalte „Fehlerbeschreibung“ wird die Vorgehensweise zur Fehlerbehebung angezeigt. Die Bestandstransaktion, Rechnung und der Arbeitsgang können mithilfe der Optionen des Kontextmenüs verfolgt werden, um zu sehen, wo ein Fehler aufgetreten ist.

Normalerweise treten die Fehler in den Regeln für Buchungssteuerung, in der Kontierschema-Ergänzung, in den Buchungselementanforderungen oder in der Kombinationssteuerung auf. Hier müssen also die Änderungen durchgeführt werden. Das Kontierschema kann nicht im Fehlerfenster geändert werden. Zum Ändern des Kontierschemas muss der Anwender die Komponente IFS/Buchungsregeln aufrufen.

Nach der Korrektur der Regeln kann die fehlerhafte Buchung im Fenster Fehlerhafte Buchungen aus Logistik- und Fertigungsbuchungen wiederholen erneut ausgeführt werden.