Lastschriftauftrag erstellen
Erläuterung
Die Aktivität Lastschriftauftrag erstellen dient zum Erstellen eines Kunden-Lastschriftauftrags anhand eines bestätigten Lastschriftvorschlags. Abhängig vom Zahlungsformat enthält der Lastschriftauftrag Ausgabedaten in einer Datei oder auf sonstigen Datenträgern. Die besagten Ausgabedaten in einer Datei oder einem anderen Medium können basierend auf der IFS Verbindungseinrichtung an einem sicheren Ort gespeichert werden, wenn die Option Nur im Hintergrund ausführen in Zahlungsformate pro Firma aktiviert ist. Je nach Konfiguration des Kunden kann auch ein Zahlungsavis pro Kunde gedruckt werden. Es ist auch möglich, einen Zahlungsavis direkt beim Drucken des Zahlungsavis an den Debitoren-Kontakt des jeweiligen Kunden zu senden. Der Zahlungsavis wird basierend auf den Ausgabemedien an Kunden gesendet, die mit dem Debitoren-Kundenkontakt verknüpft sind. Für Zahlungsavis werden die Ausgabemedientypen E-Mail, Post an Fax, XML und Ausdruck unterstützt.
Zum Erstellen eines Lastschriftauftrags folgendermaßen vorgehen:
- Öffnen Sie Kundenzahlungsvorschläge. Zeigen Sie mit der Option ?Anfrage? die vorhandenen Vorschläge an. Die bestätigten Zahlungsvorschläge auswählen, die in den Auftrag aufgenommen werden sollen.
- Verwenden Sie die Befehlsschaltfläche und klicken Sie anschließend auf Lastschriftauftrag erstellen. Dadurch wird das Dialogfeld Lastschriftauftrag erstellen geöffnet.
- Wählen Sie die zu verwendende Zahlungsart aus, um Zahlungen für den Vorschlag von der Werteliste vorzunehmen.
- Wählen Sie die Option Nur Raten mit Standardzahlungsart verwenden aus, wenn die Zahlung nur für die Raten erfolgen soll, die mit einer als Standardzahlungsart für Kunden definierten Zahlungsart angegeben sind.
- Wählen Sie das zu verwendende Zahlungsinstitut aus, um die Zahlungen für den Vorschlag von der Werteliste vorzunehmen.
- Geben Sie die Währungen ein, in denen die Zahlungen vorgenommen werden sollen.
- Das aktuelle Datum wird standardmäßig in das Feld Zahlungsdatum eingegeben. Ändern Sie es bei Bedarf und klicken Sie anschließend auf ?OK?. Dadurch wird das Dialogfeld Finanzmittelkonten geöffnet.
- Wählen Sie die Option Im Hintergrund ausführen aus, wenn die Erstellung des Lastschriftauftrags im Hintergrund ausgeführt werden soll.
- Ändern Sie bei Bedarf das Finanzmittelkonto, das für eine Währung in der Tabelle festgelegt ist.
- Zum Erstellen des Lastschriftauftrags "OK" anklicken.
Voraussetzungen
- Damit die Aktivität "Lastschriftauftrag erstellen" durchgeführt werden kann, muss der Lastschriftvorschlag zuvor bestätigt worden sein.
- Wenn die Ausgabedatei oder andere Medien in einem gesicherten Ordner erstellt werden müssen, sollte die Option Nur im Hintergrund ausführen in den Zahlungsformaten pro Firma aktiviert werden.
- Die Option Zahlungsavis erstellen hätte für das erforderliche Zahlungsformat im Fenster Zahlungsformate pro Firma ausgewählt werden sollen, um die Zahlungsavise zu drucken.
Hinweis: Verwenden Sie auf der Seite Zahlungsformate pro Firma die Befehlsschaltfläche und klicken Sie auf Zahlungsformate, wenn Sie die Option Zahlavis erstellen auswählen möchten.
- Wenn Sie Zahlungsavise in Stapeln basierend auf der Vorschlags-ID, dem Ausgabemedium, der Sprache und dem Zahlungsformat erstellen möchten, müssen Sie die Option Zahlungsavis als Einzeldruck auf der Seite Zahlungsformate auswählen.
- Öffnen Sie die Seite Kunden und wählen Sie Bei Auftr.Erstellung oder Abhängig von Format aus der Liste Zahlungsavis aus, wenn der Zahlungsavis mit dem Lastschriftauftrag des Kunden gedruckt werden soll. Bei Auswahl von Bei Auftr.Erstellung wird ein Zahlungsavis beim Erstellen eines Lastschriftauftrags erstellt, ohne dass spezifische Bedingungen geprüft werden. Bei Auswahl von Abhängig von Format müssen Bedingungen für das jeweilige Zahlungsformat erfüllt sein, um einen Zahlungsavis bei der Erstellung eines Lastschriftauftrags zu erstellen.
- Wählen Sie den Namen des Debitoren-Kundenkontakts und der Ausgabemedien in der Gruppe Debitoren-Kundenkontakt auf der Registerkarte Zahlung der Seite Kunden aus, wenn der Zahlungsavis direkt auf den gewählten Ausgangsmedien basierend an einen Kunden gesendet wird.
Die folgenden Voraussetzungen sollten zutreffen, um Zahlungsavise mithilfe von Ausgangsmedien zu senden:
- IFS/Print Server und IFS/Connect müssen installiert sein.
- Die Print-Server-Archivierung muss aktiviert sein.
- Das Ereignis PDF_REPORT_CREATED muss definiert und aktiviert sein.
- Zum Senden des Zahlungsavis per E-Mail müssen Sie E-Mail im Feld Kommunikationsmethode auf der Registerkarte Kunde/Komm.Methode auswählen und die E-Mail-Adresse des Empfängers im Feld Wert für den jeweiligen Kunden angeben. Der Debitoren-Kundenkontakt sollte mithilfe der Werteliste auf der Registerkarte ?Kunde/Zahlung? eingegeben werden. Und wählen Sie auch E-Mail als Ausgabemedientyp auf der Registerkarte Kunde/Zahlung aus.
- Zum Senden des Zahlungsavis mithilfe von Post an Fax müssen Sie den Faxserver im Feld Kommunikationsmethode auf der Registerkarte ?Firma/Komm.Methode? auswählen und den Faxserver im Feld Wert für die jeweilige Firma angeben. Auf der Registerkarte ?Kunde/Kommunikationsmethode? sollte ?Fax? als Kommunikationsmethode aktiviert werden und die Faxnummer des Empfängers sollte im Feld Wert für den jeweiligen Kunden angegeben werden. Der Debitoren-Kundenkontakt sollte mithilfe der Werteliste auf der Registerkarte ?Kunde/Zahlung? eingegeben werden. Außerdem müssen Sie auf der Registerkarte ?Kunde/Zahlung? Post an Fax als Ausgabemedientyp auswählen.
- Zum Senden des Zahlungsavis als XML-Datei müssen Sie auf der Registerkarte ?Kunde/Komm.Methode? eine Kommunikationsmethode auswählen und einen entsprechenden Wert für die Kommunikationsmethode hinzufügen. Der Debitoren-Kundenkontakt sollte mithilfe der Werteliste auf der Registerkarte ?Kunde/Zahlung? eingegeben werden. Außerdem müssen Sie auf der Registerkarte Kunde/Zahlung XML als Ausgabemedientyp auswählen.
Systemauswirkungen
Bei dieser Aktivität werden Lastschriftaufträge erstellt. Kundenzahlungen werden im System erst erstellt, wenn die Belastung vom Geldinstitut bestätigt wurde. Dies geschieht mit Hilfe der Aktivität "Lastschrift bestätigen u. buchen". Anschließend werden Rechnungen und Akontozahlungen aus dem Lastschriftauftrag entfernt. Rechnungen aus einem Lastschriftauftrag können nicht in einen neuen Lastschriftvorschlag kopiert werden.
Zahlungsavise werden bei der Erstellung des Lastschriftauftrags generiert.
Bei ausgewählter Option Zahlungsavis als Einzeldruck auf der Seite Zahlungsformate:
- Das System sendet den Zahlungsavis basierend auf dem Wert an jeden Kunden/Zahler, der mit dem Ausgabemedium verknüpft ist, wenn das gewählte Ausgangsmedium E-Mail oder Post an Fax ist.
- Das System generiert eine einzelne XML-Datei für alle Kunden/Zahler mit dem Ausgabemedientyp XML.
- Das System generiert eine einzelne PDF-Datei für alle Kunden/Zahler mit dem Ausgabemedientyp Ausdruck.
- Alle generierten Zahlungsavise werden basierend auf dem Ausgabemedium und der Sprache des Kunden/Zahlers gruppiert und auf der Seite Berichtsarchiv angezeigt.
Bei nicht ausgewählter Option Zahlungsavis als Einzeldruck auf der Seite Zahlungsformate:
- Das System sendet den Zahlungsavis basierend auf dem Wert an jeden Kunden/Zahler, der mit dem Ausgabemedium verknüpft ist, wenn das gewählte Ausgangsmedium E-Mail oder Post an Fax ist.
- Das System generiert eine XML-Datei pro Kunde/Zahler für alle Kunden/Zahler mit dem Ausgabemedientyp XML.
- Das System generiert eine PDF-Datei pro Kunde/Zahler für alle Kunden/Zahler mit dem Ausgabemedientyp Ausdruck.
- Alle pro Kunde/Zahler generierten Zahlungsavise werden im Fenster Berichtsarchiv angezeigt.
Auswahl
Unicode-Einschränkungen - Dateierstellung in Finanzen