ファイル上の外部仕入先請求書プロセスには、外部 (IFS 以外) システムで作成された仕入先請求書を使用して、仕入先元帳を更新するためのウィンドウが含まれています。請求書情報を修正、確認、仕入先元帳に転送するためのウィンドウと、 IFS/会計ルールの保留テーブルに転送するための伝票を作成するためのウィンドウがあります。
外部インターフェースを使用する前に、いくつかのパラメータを定義する必要があります。これらのパラメータには、既定のロード タイプの定義、請求書の変更または取消が許可されるか、チェックおよび作成手順を直接実行するか、および仕入先請求書の部分的な作成が許可されかどうかが含まれます。ファイルに保存されている仕入先請求書の BDR (基本データ要件) は、仕入先請求書パラメータの入力アクティビティ内で処理されます。
外部仕入先請求書が [IFS/請求書] にロードされると、一括でロード ID が付与されます。一括で処理されたすべての請求書には、同じロード ID が付けられます。一括で処理された請求書は、仕入先元帳に転送されるまで一緒に保持されます。つまり、一括で処理されたすべての請求書は、仕入先元帳に転送する前にチェックされ、正しいことが検証される必要があります。
注記:部分作成パラメータは、ロード内の一部の外部仕入先請求書が間違っている場合でも、ロード内では正しいと見なされるすべての外部仕入先請求書から、システムが自動的に仕入先請求書を作成できるか否かを指定します。(システムは正しい請求書に対しては請求書を作成し、間違った請求書に対してはエラー コードを登録します。外部仕入先請求書ページには、ロード内の各請求書のステータスが表示されます。)部分的な作成を許可しない場合は、システムがロード内で不正な外部請求書を検出すると、請求書作成プロセスは即時に中断されます。
請求書が EDI 経由で転送される場合、EDI メッセージ ID が外部インターフェースのロード ID として設定されます。つまり、各請求書は個別に確認され、作成されます。仕入先請求書は 2 回送信できるため、外部インターフェースで 2 回受け入れられます。 1 回目は仮転記なしで、 2 回目は最終転記ありで受け入れられます。
外部仕入先請求書を IFS Cloud で使用するには、請求書がテキスト ファイルとして存在している必要があります。外部ファイル アシスタントを使用して、該当ファイルを IFS Cloud に読み込みます。アシスタント プロセス中に、ファイルが使用するレイアウト タイプを指定します。レイアウト タイプは、ファイル内で区切り文字が使用されるか、どの日付形式が使用されるかなどを指定するテンプレートとして定義されます。定義されたレイアウト タイプの 1 つを規定として指定できます。ウィザード プロセス中に、必要に応じて伝票のチェックおよび伝票作成の手順を処理することもできます。
請求書情報は次のレベルで構成されます。
請求書の入力後、支払を承認する必要があります。承認機能はサブ プロセスに含まれています。
企業/会社/請求書内で仕入先請求書の個別承認が選択されている場合、請求書支払承認ページでのみ承認が可能です。若しくは、マニュアル仕入先請求書ページの分割入金計画と割引ダイアログで承認を行うこともできます。
請求書は、最終転記済ステータスを受け取ったとき、または企業/仕入先/請求書内の最終転記で支払承認にて、 [最終転記時] または [転記時] に設定された場合、自動的に承認されます。この場合、企業/会社/請求書の仕入先請求書の個別承認が選択されていてはなりません。請求書を保存した後、承認を削除できます。
次の承認方法を使用できます。
総額がゼロ (0) の外部仕入先請求書を読み込むことができます。請求書は自動的に支払転記済状態になり、ゼロでの支払が作成されます。これらの請求書は、仕入先の設定に関係なく自動的に承認されます。
仕入先請求書の場合、支払条件や承認者など、転記の変更を伴わない詳細を変更できます。金額、請求書番号、仕入先などの詳細を変更するには、請求書を取り消してから再入力する必要があります。請求書は未払いの場合にのみ取消が可能です。取消が行われると、請求書に対して以前に行われた転記を取り消す伝票が作成されます。これが完了すると、伝票の伝票番号を示すダイアログ ボックスが表示されます。
請求書は分析ページで [取消済] としてチェックされます。請求書番号は再利用できます。つまり、取り消された請求書の番号を使用して新しい請求書を入力することができます。つまり、分析ページには、この番号を持つ両方の請求書が表示されますが、バージョンが異なり、 1 つは取消済、もう 1 つは最新のものとなります。注釈:新しい請求書を入力する際に、取り消された請求書からマニュアル入力された転記をコピーすることができます。
購買オーダ明細と照合した請求書を取り消すと、この請求書と照合された、または接続されたすべての明細が処理戻しされます。使用される照合タイプに応じて、請求書数量の扱いが異なります。
情報の入力を開始する前に、 [会計の基礎の定義] 、 [基本情報買掛管理の設定] プロセスの手順に従って、必要な基本情報 (BDR) が設定されていることを確認してください。