電子請求書とは、電子的に送受信される請求書です。電子請求書を使用することで、会社は手動でのデータ入力を最小限に抑え、請求書をより簡単に追跡できるようになります。従来の紙の請求書ではなく、電子請求書を使用するその他の理由は次のとおりです。
一般的には、購入者が商品またはサービスを購入し、販売者が購入者に請求書を電子的に送信します。購入者は、使用中しているシステムに電子請求書を受け取ります。購入者は請求書の正確性を検証し、その後、請求書は買掛金担当者によって承認されます。その後、請求書は正しい順序で担当者に配布されます。承認された請求書は転記され、支払われます。このプロセスがどの程度自動化されるかは、電子請求書に含まれる情報 (注文番号、アカウント情報など) の量によって異なります。
電子請求書にはさまざまな種類があり、自動化と統合のレベルも異なります。
電子請求書ソリューションの仕入先は、さまざまな電子請求書を規格間で変換したり、紙の請求書を顧客が要求する特定の電子形式に変換したりできます。
請求書のスキャンとは、請求書情報を紙から電子形式にキャプチャし、変換することを意味します。請求書のスキャンでは紙の使用が無くなるわけではないため、部分的なメリットしか得られません。
請求書の画像とスキャンデータの両方をシステムに送信できます。
会社に財務システムがない場合、または既存の財務システムを使用して電子請求書を送信できない場合でも、インターネット銀行、顧客の Web ページ、またはサード パーティの Web ポータルを通じて、電子請求書を送信することは可能です。
EDI (電子データ交換) とは、あるコンピューターから別のコンピューターへ、コンピューターが自動的に生成し、読み取ることができる、合意された構造化されたフォーマットを使用してデータを電子的に転送することを示します。EDI は通常、緊密に統合されたビジネス関係で使用されます。 (例えば、自動車業界の関係者間など)
IFS Cloud の EDI インターフェースは、EDI 規格および EDI トランスレーターから独立して設計されています。メッセージはいくつかの異なるメッセージ規格に変換することができ、変換は EDI コンバーターによって実行されます。MHS (メッセージ通信処理システム) は EDI と似ていますが、 IFS Cloud を使用している会社間または拠点間でのみ使用が可能です。EDI または MHS メディア コードを使用して、 IFS Cloud から EDI および MHS 請求書を送受信できます。
XML (Extensible Markup Language) は、オペレーティング システムを問わず、インターネット等コンピューターで使用できるツールを用いて情報を共有する方法として広く受け入れられています。国や業種などに応じて、さまざまな XML 請求書の規格が存在します。XML の利点の 1 つは、EDI コンバーターを必要としないことです。それにより、ビジネス パートナーとの統合がより簡単かつ安価になります。
IFS Cloud では、 XML 請求書のメッセージに請求書画像や、その他の添付ファイルを含めて送受信することが可能です。電子請求書のメディア コードを使用して、 IFS Cloud で XML 請求書を送受信できます。