返品承認は、受注オーダー番号の有無にかかわらず、以前に納入された品目を返品するという顧客の依頼を入力して承認するために使用される機能です。返品承認機能を使用すると、関連する借方請求書の有無にかかわらず、顧客の貸方に記載することもできます。顧客からの返品は、破損、出荷ミス、サンプルなどさまざまな理由で発生します。返品承認処理を使用すると、在庫受入と顧客貸方処理を制御しながら、顧客の期待に応えることができます。また、返品通知書を生成することもできます。返品通知書は、返品契約の確認書として顧客に送信され、倉庫担当者が顧客からの返品内容を把握するために使用できます。
返品承認は、品目の返品に関するすべてのイベントを追跡するためにも使用されます。返品された品目の当初の借方金額、またはその他の合意された金額のほかに、返品に関連する料金を貸方に記載することも可能です。これらの料金は、返品承認明細または任意のオーダー経費明細に接続できます。
資材が外部仕入先から直接納入された場合、RMA を使用して外部仕入先への直接返品を登録できます。両方のサイトが同じデータベースに登録されている場合、資材が以前に別のサイトから直接納入されたことがある場合、RMA を使用すると、別のサイトへの直接返品を容易にすることができます。
この説明では、返品承認は RMA という略語で表されます。承認者または認可者という用語は、この説明ではコーディネーターとも呼ばれます。したがって、コーディネーターは、割り当てられた顧客返品を承認または許可する役割を果たします。
RMA の処理は、すべての会社における顧客関係管理をサポートする処理です。IFS/受注オーダーに入力された RMA は、すべての顧客返品を追跡するのに役立ちます。
サービス レベルは、どの業界のどの会社でも重要な役割を果たしますが、RMA 処理では、現在のサービス レベルを分析し、さらに改善する方法を検討することができます。
返品承認を使用する前に、いくつかの基本情報を入力する必要があります。
顧客返品の認可者または承認者として行動することを許可されている人は、最初にコーディネーターとして入力されている必要があります。入力された顧客返品ごとにコーディネーターが割り当てられます。したがって、顧客の返品リクエストを承認、拒否、またはキャンセルするのはコーディネーターの責任となります。
コーディネーターの例
| コーディネーター ID | 名称 | 電話番号 | コーディネータグループ |
| DaCo | David Coulthard | 2647851 | 供給 |
| JeAl | Jean Alesi | 5478363 | 供給 |
| NiMa | Nigel Mansell | 5347512 | 製造業 |
コーディネーターに加えて、返品理由も入力する必要があります。返品理由は、独自に定義したコードの形式で入力できます。このコードは、後で任意の RMA エントリに接続できます。
返品理由の例
| 返品理由 | 理由説明 | 検査情報 |
| 10 | 輸送中に破損した梱包 | 製品の損傷がないかどうかを確認します。ない場合は、再梱包、再発送します。 |
| 20 | サンプルの返品 | サンプルが再販可能かどうかを確認します。可能な場合は、再在庫します。 |
| 30 | 間違った品目の納入 | 品目番号を検証します。間違っている場合は、再梱包、再発送します。 |
返品受領時点で破損等の理由により返品品目を廃棄する必要がある場合には、事前に廃棄原因も把握しておく必要があります。
廃棄理由の例
| 廃棄理由 ID | 廃棄理由説明 |
| 10 | 輸送中の破損 |
| 15 | 外観上の欠陥 |
| 20 | 倉庫内での破損 |
顧客から以前に納入された品目の返品依頼を受けた場合、その依頼は RMA エントリの形式で登録する必要があります。RMA は、RMA ヘッダーと 1 つまたは複数の RMA 明細で構成される 2 つのレベルで構成されています。新しいエントリの最初のステップは、RMA ヘッダーを入力することです。ヘッダーに有効なデータが入力され、保存されると、ステータスは [計画済] になります。新しいエントリの 2 番目のステップは、明細を入力することです。RMA 明細が入力されると、その明細も [計画済] ステータスになります。この時点では、RMA ヘッダーのステータスは変更されず、引き続き [計画済] のままになります。ステータスには常に RMA 明細の現在のステータスが表示されます。ステータスの可能な値は次のとおりです。計画済、リリース済、部分入庫、入庫済、完了、および却下。したがって、RMA 処理サイクルによりステータスが変更されます。
RMA 明細では、在庫と非在庫品目の両方を含む関連品目と、顧客による返品依頼の数量を指定できます。この時点で、返品の理由、返品に関連する受注オーダー番号、および借方請求書を指定することもできます。受注オーダーと借方請求書を指定することは必須ではありません。RMA 明細に借方請求書番号が指定されており、返品数量が手動で指定されていない場合は、返品予定数量フィールドには請求書に指定された数量が入ります。ただし、この数量は、必要に応じて、受注オーダー明細の合計数量の最大値まで手動で変更できます。また、オーダー番号と借方請求書を関連付けると、RMA の価格取得に次のような影響が出ることにも注意してください。
注釈:RMA 明細がオーダーに接続されていて、何らかの理由で借方請求書に変更を加えた場合、この価格調整は失われ、オーダーの元の価格が適用されます。その結果、貸方請求書には借方請求書と同じ金額が表示されません。
価格設定の場合と同様に、RMA の税コードの取得は、オーダーと借方請求書の接続に応じて異なり、次のようになります。
注釈:仮借方請求書または RMA 明細で価格が変更された場合、税金は価格の割合に応じて変更されます。また、借方請求書の税情報に変更が加えられ、RMA がオーダーに関連付けられている場合、RMA 明細を貸方に記載するとこれらの変更は失われることにも注意してください。
また、返品承認/料金の貸方記載タブで顧客の貸方に記載する料金を入力したり、返品承認/返品処理住所タブで貸方請求書を送信するために別の顧客を指定したりすることもできます。ここで指定する顧客は、元の顧客とは異なる必要があります (例: 返品された品目が、異なる請求書顧客の顧客に販売された場合)。
請求書通貨および/または請求書通貨レート タイプが RMA ヘッダーに入力されている場合、同じ請求書通貨および/または請求書通貨レート タイプを持つ受注オーダーと借方請求書を RMA 明細と料金の貸方記載に指定できます。オーダーで請求書通貨が使用されているオーダー番号と借方請求書を関連付けると、価格と料金は常にオーダー通貨で表示され、価格と税の取得には上記と同じ効果があります。
RMA エントリ ポイントでは、2 つの異なる理由で入力されるメモとドキュメント テキストも入力できます。メモは、情報を渡したり、社内で個人的なメモやコメントを残したりする手段として使用できますが、ドキュメント テキストは、顧客への貸方請求書に表示する必要がある場合にのみ入力します。
入力された RMA にコーディネーターとして関連付けられている場合は、[計画済] ステータスの返品依頼をリリース、却下、またはキャンセルする権限が与えられます。後者を選択した場合、RMA 処理は続行されず、クローズまたは最終とみなされます。
ただし、RMA をリリースすることを選択した場合は、顧客の品目の返品依頼を受け入れることを確認します。RMA をリリースすると、返品通知書を印刷し、返品を受入れ、貸方請求書も作成できます。すべての RMA 明細をリリースすることも、特定の明細のみをリリースすることも可能です。ただし、すべての明細ではなく特定の明細のみがリリースされた場合でも、RMA ヘッダーのステータスはリリース ステータスに変更されます。
RMA がリリースされると、必要に応じて返品通知書を印刷したり、顧客の貸方を承認したりすることができます。顧客の貸方を承認すると、返品された品目を実際に受け取った時点で貸方請求書が作成され、顧客に送付される必要があります。
顧客から返品された品目を受け取った場合、返品された品目を廃棄するか、在庫に戻す必要があります。
返品を在庫場所に受け入れる前に、返品された品目を分類して、廃棄か、再利用のために在庫に戻すかを決定する必要があります。たとえば、再利用のために在庫に戻すことができない破損した返品が発生した場合、代わりに返品を廃棄することを選択できます。
セット商品の返品では、返品はセット商品全体ではなく、セット内の各構成品目ごとに行われることに注意してください。RMA がオーダーまたは借方請求書に接続されているかどうかに関係なく、構成品目の価格は常にオーダーから取得されます。オーダー接続なしで RMA で構成品目を返品する場合、価格はデフォルトでゼロになるため、該当する価格を手動で入力する必要があります。つまり、完全なパッケージの価格が構成品目の合計価格よりも高いか低い場合、RMA 明細の合計価格はパッケージ価格と一致しません。
欠陥のない返品を在庫場所で受入れると、RMA 明細のステータスは、すべての品目が受入れられたか、特定の品目のみが受入れられたかに応じて、自動的に返品完了または部分入庫になります。返品された品目に対して複数の在庫場所が利用可能な場合は、現在の品目を特定の在庫場所に返品するか、複数の異なる在庫場所に返品するかを選択できます。
非在庫品目を含む返品承認明細のすべての品目が受入られると、明細は自動的に返品完了ステータスになります。つまり、非在庫品目は取り扱う必要がないということです。
注釈:返品の受入は入庫処理を使用して在庫に処理されます。つまり、返品承認明細には、受入処理ページを使用する必要があります。
在庫数が引当に必要な数量に満たない場合は、不足が発生します。不足している品目が RMA を通じて在庫に戻されると、その品目が必要であることを示すメッセージが表示されます。ただし、このメッセージは、次の条件が満たされている場合にのみ表示されます。
上記の設定の結果、新しく到着した品目を、これらの品目が不足しているさまざまなオーダー間で在庫に配分するか、配分しないことを選択できます。不足が適切に管理されると、オーダーはそれぞれのオーダー タイプに規定された通常のフローで続行されます。
返品された品目を在庫に戻すことができず廃棄する場合は、廃棄原因を明記する必要があります。廃棄原因を使用すると、品目が廃棄された理由を分析できます。たとえば、輸送中に品目が破損したために重大な損失が発生したと判断する場合があります。これにより、そのような問題を修正し、さらなる経済的損失を回避することができます。廃棄品目の場合、関連する RMA に基づいて顧客への貸方請求書を生成することもできます。
顧客が品目を自ら廃棄することに合意した場合は、RMA 明細の廃棄コマンドを使用できます。それ以外の場合は、受入処理を使用する必要があります。つまり、顧客の返品は受入処理ページを使用して受入れられます。在庫品目の廃棄は、受入ページ (または在庫) の [検査] を使用して実行できます。
RMA 処理サイクルを完了するには、入力、承認、受入または廃棄の段階を経る必要があります。返品されたすべての品目を在庫に受入れるか、品目を廃棄することを決定すると、RMA は自動的に [完了] ステータスになります。
最後に、返品分を顧客に貸方記載することができます。入力した RMA が貸方の承認を示している場合は、顧客に対して関連する貸方請求書を生成できます。返品の入庫前でも貸方請求書を作成して印刷できます。業務フローを決めるのは各会社次第です。
RMA は割引を処理しません。つまり、割引があった場合は正味価格が取得されます。このような場合、借方請求書の割引アカウントと均衡させるための貸方請求書の割引に対する相殺アカウントは作成されません。顧客に記載された貸方を追跡するために転記管理を設定している会社の場合、割引のある貸方請求書に対して借方請求書が作成されると、より多くの割引があったように見えます。生成された貸方請求書については、顧客に転送できるように印刷する必要があります。
資材が外部の仕入先から直接納入された場合、サイトの RMA コーディネーターは顧客に資材を直接仕入先に返却するよう依頼することがあります。その場合、返品資材を受入れる仕入先を指定する必要があります。各 RMA 明細は、RMA ヘッダーで [仕入先に返品] として指定された仕入先によって直接納入された受注オーダー明細に接続する必要があります。
返品が発生した場合は、仕入先に直接返品を登録できます。これにより、納入の登録時に作成されたそれぞれの購買オーダーに返品受入も作成されます。この購買オーダー返品は貸方用の返品とみなされます。
さらに、供給コードが購買オーダー直送のセット商品明細は、外部仕入先に返品できません。
資材が社内仕入先から直接納入された場合、需要サイトの RMA コーディネーターは、顧客に資材を社内仕入先 (つまり供給サイト) に直接返却するよう依頼することがあります。これは、IFS アプリケーションで 2 つの RMA を使用して実現されます。最初の RMA (元の RMA とも呼ばれます) は、需要サイトで作成する必要があります。需要サイトは、顧客が最初の納入のために連絡するサイトであり、外部顧客向けの請求書を作成するサイトです。したがって、コーディネーターは、外部顧客が資材を内部仕入先に直接返品するかどうかを需要サイトで決定する必要があります。資材を社内仕入先に直接返品する必要がある場合は、元の RMA で供給サイトを返品先サイトとして指定する必要があります。各 RMA 明細は、返品先サイトとして指定されたサイトから直接納入された受注オーダー明細に接続する必要があります。
需要サイトで RMA をリリースすると、受入 RMA とも呼ばれる 2 番目の RMA が供給サイトで自動的に作成されます。その後、資材は受入処理ページを介して供給サイトに送られます (元の RMA は返品資材を受入れることができないことに注意してください)。受入 RMA が返品された資材を受入れると、元の RMA も部分入庫と返品完了のそれぞれのステータスを受信します。受入れた返品資材は、受入 RMA または受入ページを介して在庫に戻すか、廃棄することができます。返品された在庫数量と廃棄在庫数量は、需要サイトの受入 RMA 明細とそれぞれの元の RMA 明細で更新されます。これにより、納入の登録時に作成されたそれぞれの購買オーダーに返品受入も作成されます。この購買オーダー返品は貸方用の返品とみなされます。
外部顧客向けの貸方/修正請求書は、元の RMA を使用して需要サイトで作成されます。2 つのサイトが 2 つの会社に属している場合、内部顧客に対する貸方/修正請求書は、受入 RMA を使用して供給サイトで作成されます。
さらに、供給コード付きのセット商品明細直接内部購買は、供給サイトに返品することが許可されていません。代わりに、そのような明細は需要サイトに返品する必要があります。
当該サイトが資材の納入に関与していなくても、同じ会社内の別のサイトに資材を返品することは可能です。まず販売サイトで RMA を作成し、RMA ヘッダーで返品先サイトを指定する必要があります。返品サイトが RMA サイトと異なる場合は、すべての RMA 明細を受注オーダー明細に接続する必要があります。その RMA をリリースすると、受入 RMA とも呼ばれる 2 番目の RMA が返品サイトで自動的に作成されます。最初の RMA (元の RMA とも呼ばれます) には、受入 RMA に関する情報が含まれ、その逆も同様です。元の RMA の RMA 明細には、それぞれの受入 RMA の RMA 明細番号が含まれます。その逆も同様です。
受入 RMA を介して資材が受入れられると、受入処理ページでは、元の RMA が受入 RMA と同じステータスになります。