調達処理では、購買オーダーを生成し、注文の送信と確認を処理します。また、納入の監視も行い、必要に応じてリマインダーを送信します。この処理は、次の 3 つの方法で実行できます。
この調達処理では、計画やコールオフの形式で仕入先のスケジュールから購買オーダーが生成されるオプションを処理します。計画とコールオフは、MRP とかんばんによって仕入先納品計画 モジュールに入力または生成され、そこで許容枠がチェックされ、つまり相互にチェックされて承認された後、必要な品目が購買オーダーに移動されます。その後、商品が到着して在庫になるまで、通常の注文フローに従います。
調達処理には、仕入先契約を処理するサポート処理が含まれます。この処理を実行するには 2 つの方法があります。
仕入先契約は、購買品目または仕入先分類に関する条件について仕入先と合意した場合に使用できます。仕入先契約には、包括購買オーダーと購買契約の 2 種類があります。それらの違いは使用方法にあります。包括購買オーダーは、仕入先契約のリリースにのみ使用されます。購買契約は、バックグラウンドで、該当するすべての購買オーダー明細、つまり手動および自動で生成されたすべての購買オーダーの価格の基準として機能します。購買契約の唯一の例外は、仕入先契約リリース (一括購買オーダーを使用) と注文見積から作成された購買注文 (注文見積で合意された条件が購買オーダー明細に使用されます) です。
見積機能を使用すると、承認された見積を仕入先契約に変換できます。仕入先契約に変換する見積は、外部で生成されたニーズ (IFS/プロジェクトまたは IFS/プロジェクト調達から) として開始することも、仕入先契約見積の要求として手動で入力することもできます。
まず、ヘッダと、含める品目 (または仕入先の品揃え) を入力します。その後、リクエストを送信する仕入先を入力し、リクエストを印刷します。リクエストが IFS/Project または IFS/プロジェクト調達から生成された場合、システムにはヘッダと品目明細が含まれます。この場合、必要なのは仕入先を選択してリクエストを印刷することだけです。
仕入先から見積書を受け取ったら、条件を入力してデータを比較し、最も有利な見積を見つけます。見積を比較してどれを受け入れるかを決定したら、新しい購買契約を作成するか、既存の仕入先契約に追加することができます。さらに、見積を拒否することを選択した仕入先に拒否通知を印刷することもできます。
仕入先契約の入力フローは、購買契約用と一括購買オーダー用の 2 つの異なるアクティビティダイアグラムで構成されます。これらのアクティビティダイアグラムの両方に、仕入先契約を手動で入力できます。
仕入先契約を手動で入力する場合は、まず仕入先とその他の情報を入力する仕入先契約ヘッダを作成します。仕入先契約を初めて保存する前に、それが購買契約なのか、包括購買オーダーのかを判断します。一般情報を入力したら、期間、場所、品目の追加を続けます。購買契約に仕入先の品揃えを含めることができます。複数の品目に対して同じ割引と追加コストを受ける場合は、品目の代わりに仕入先の品揃えを使用できます。番号なし品目、つまり品目レコードに入力されていない品目も含めることができます。仕入先契約は、使用する前に、購買管理を許可するステータス (通常はアクティブステータス) になっている必要があります。
計画またはコールオフは MRP モジュールから生成されます。手動で入力することもできます。まずスケジュールヘッダを入力し、仕入先、必要な品目、有効期間を指定します。次に、スケジュール ラインに進み、希望の納入日と数量を指定します。スケジュールがアクティブになるとすぐに、スケジュールフローに従う準備が整います。最初のステップは、注文された数量が合意された許容範囲内であるかどうかを確認することです。スケジュールが許容枠比較に合格すると、承認される必要があり、スケジュール行を購買オーダー行に変換する最終ステップに進みます。仕入先納品計画を印刷したり、EDI 経由で送信したりすることもできます。
購買オーダーが手動で作成されたか、または購買要求や仕入先納品計画から生成されたかに関係なく、購買オーダーは購買者または購買部門の担当者によって発行されます。次のステップは会社の業務内容によって異なります。製品の配送前に注文書を印刷して仕入先に送信し、注文の確認を待つこともできますし、仕入先が注文をリリースした後、注文の納入を待つこともできます。注文確認が遅れる場合は、仕入先にリマインダーを送信できます。