調達処理では、見積、購買依頼、購買オーダーの処理が可能で、購買オーダーの送信や確認も行えます。また、納入の監視も行い、必要に応じてリマインダーを送信します。調達処理は、次の 4 つの方法で実行できます。
購買要求と購買オーダーは、注文提案、受注オーダー、MRP、マスタスケジューリング、および次のレベルの需要によって外部で生成することもできます。さらに、仕入先納品計画を通じて購買オーダーを作成することもできますが、これについては別の処理ドキュメントで説明します。
調達処理には、仕入先契約を処理するサポート処理が含まれます。この処理を実行するには 2 つの方法があります。
仕入先契約は、購買品目または仕入先分類に関する条件について仕入先と合意した場合に使用できます。仕入先契約には、包括購買オーダーと購買契約の 2 種類があります。それらの違いは使用方法にあります。包括購買オーダーは、仕入先契約のリリースにのみ使用されます。購買契約は、バックグラウンドで、該当するすべての購買オーダー明細、つまり手動および自動で生成されたすべての購買オーダーの価格の基準として機能します。購買契約の唯一の例外は、仕入先契約リリース (一括購買注文を使用) と注文見積から作成された購買オーダー (注文見積で合意された条件が購買オーダー明細に使用されます) です。
見積機能を使用すると、承認された見積を仕入先契約に変換できます。仕入先契約に変換される見積は、外部で生成されたニーズ (IFS/プロジェクトまたは IFS/プロジェクト調達から) として開始することも、仕入先契約見積の要求として手動で入力することもできます。
まず、ヘッダと、含める品目 (または仕入先の品揃え) を入力します。その後、リクエストを送信する仕入先を入力し、リクエストを印刷します。リクエストが IFS/Project または IFS/プロジェクト調達から生成された場合、システムにはヘッダと品目明細が含まれます。この場合、必要なのは仕入先を選択してリクエストを印刷することだけです。
仕入先から見積書を受け取ったら、条件を入力してデータを比較し、最も有利な見積を見つけます。見積を比較してどれを受け入れるかを決定したら、新しい購買契約を作成するか、既存の仕入先契約に追加することができます。さらに、見積を拒否することを選択した仕入先に拒否通知を印刷することもできます。
仕入先契約の入力フローは、購買契約用と一括購買オーダー用の 2 つの異なるアクティビティダイアグラムで構成されます。これらのアクティビティダイアグラムの両方に、仕入先契約を手動で入力できます。
仕入先契約を手動で入力する場合は、まず仕入先とその他の情報を入力する仕入先契約ヘッダを作成します。仕入先契約を初めて保存する前に、それが購買契約なのか、包括購買オーダーのかを判断します。一般情報を入力したら、期間、場所、品目の追加を続けます。購買契約に仕入先の品揃えを含めることができます。複数の品目に対して同じ割引と追加コストを受ける場合は、品目の代わりに仕入先の品揃えを使用できます。番号なし品目、つまり品目レコードに入力されていない品目も含めることができます。仕入先契約は、使用する前に、購買管理を許可するステータス (通常はアクティブステータス) になっている必要があります。
会社が、頻繁に製品を購買必要がある複数の部門で構成されている場合、各部門の 1 人以上のユーザーが購買要求を入力できるため、購買要求を使用すると管理時間が大幅に短縮されます。この購買要求は、購買担当者または購買部門が簡単に処理できます。購買要求が入力されると、購買管理部門は依頼を購買オーダーに変換し、購買を実行する責任を負います。購買要求で注文される内容を制御するには、購買承認ルーチンを使用できます。購買承認ルーチンでは、購買者が購買要求を購買オーダーに変換する前に、1 人以上の指定されたユーザーが購買依頼を承認する必要があります。
購買要求は、次の 3 つの異なる形式で使用できます。
購買依頼入力フローは、一般フローとエクスプレスフローの 2 つのアクティビティダイアグラムで構成されます。保守ユーザーは主にエクスプレスフローを使用します。この処理は、上記の 3 つのバリエーションすべてで使用されます。
まず、請求者の ID を示す購買要求ヘッダを入力します。購買品目、数量、希望納入を指定して、購買要求明細の入力を継続。購買品目が主要仕入先に接続されている場合、この仕入先は自動的に入力されます。また、複数の仕入先への発注機能を使用することもできます。この機能では、1 つの要件が、事前に定義された割合に基づいて複数の仕入先に分割されます。
在庫登録済購買品目、非在庫購買品目、および番号なし品目 (つまり、システムの品目レコードに入力されていない品目) の 3 種類の品目のいずれかを入力できます。
一般的な購買要求フローと同様の方法で、エクスプレス購買要求を入力します。
購買依頼の処理フローは、基本フロー、拡張フロー、エクスプレスフローの 3 つのアクティビティダイアグラムで構成されます。
購買要求エントリを入力したら、さらに処理を進める前に購買要求をリリースする必要があります。承認ルーチンを使用する場合、購買依頼を購買オーダーに変換する前に、指定されたユーザーがその購買要求を承認する必要があります。購買要求を購買オーダーに変換する前に、購買要求明細に仕入先を指定しておく必要があります。
必要に応じて、購買要求の明細を注文見積依頼に変換できます。このオプションを使用すると、購買要求依頼明細に仕入先を指定する必要がなくなり、承認も必要ありません。
基本フローは、購買要求のリリースと購買オーダーへの変換の手動処理について説明しますが、拡張フローは、自動処理のための同じ機能について説明します。自動注文処理バッチは手動で実行することも、日時ごとにスケジュールすることもできます。
一般的な購買要求フローと同様に、特急購買依頼は、さらに処理される前にリリースされる必要があります。速達購買要求が承認されると、購買オーダーが自動的に作成、リリース、印刷されます。
この処理は、購買要求を注文見積依頼に変換する場合にのみ使用してください。注文見積依頼を発行する前に、仕入先を選択します。その後、注文見積依頼を印刷して仕入先に送信できます。
この処理は、購買要求を注文見積依頼に変換する場合にのみ使用します。仕入先の見積を受け取ったら、条件を入力してデータを比較し、最も有利な見積を決定します。受け入れるものを選択したら、新しい購買オーダーを作成するか、既存の購買オーダーに追加します。さらに、見積を拒否することを選択した仕入先に拒否通知を印刷することもできます。
購買オーダー処理フローは、基本フロー、拡張フロー、納入監視フローの 3 つのアクティビティダイアグラムで構成されます。
購買オーダーが手動で作成されたか、または購買要求や仕入先納品計画から生成されたかに関係なく、購買者または購買部門の誰かがそれをリリースする必要があります。次のステップは、社内のルーチンに応じて異なる可能性があります。購買オーダーを印刷して仕入先に送信し、注文確認を待つか (仕入先が注文を配送する前に) 、注文確認なしでリリース後の納入を待ちます。注文確認が遅れる場合は、仕入先にリマインダーを送信できます。
拡張フローには、基本フローよりも多くの機能が含まれています。たとえば、ワークフローで作業コピーを印刷できます (これによって新しい購買オーダーの改訂は生成されません) 。新しい購買オーダーの改訂を生成せずに、差異のある購買オーダーを確認できます。シリアル番号は、購買オーダー明細で直接予約できます。完了したマイルストーンを入力、編集、レポートできます。必要に応じて、段階的な支払を適用できます。段階的な支払をマイルストーンにリンクするか、手動の承認を要求することができます。購買オーダーに自動注文処理を使用し、注文処理タイプに含まれるイベントに応じて、自動注文処理で購買オーダーをバッチリリースして印刷することができます。複数の人が購買オーダーを承認する必要がある場合は、承認テンプレートを使用できます。コンフィギュレータから発信された受注オーダーから社内購買オーダーが生成された場合、購買オーダー明細で親品目に対するコンポーネント品目を確認できます。
購買した品目がまだ受け取られていない場合は、納入監視フローを使用して納入リマインダーを送信します。
以前に製品を購買したことがない場合は、見積が役立ちます。見積依頼を入力するか、購買要求を変換して生成することができます (「購買依頼の使用」で説明されています) 。リクエストを手動で入力する場合は、注文見積要求の入力図のアクティビティが使用され、その後に注文見積の処理フローが続きます。
注文見積依頼を入力するときは、まず見積を希望するヘッダと品目を入力します。在庫登録済購買品目、非在庫購買品目、および番号なし品目 (システムの品目レコードに入力されていない品目) の 3 種類の品目から選択できます。その後、リクエストを送信する仕入先を入力し、リクエストを印刷します。IFS/プロジェクトまたは IFS/プロジェクト調達から生成されたリクエストの場合は、仕入先を選択し、リクエストを印刷します。
仕入先の見積を受け取ったら、条件を入力してデータを比較し、最も有利な見積を決定します。受け入れるものを選択したら、新しい購買オーダーを作成するか、既存の購買オーダーに追加します。さらに、見積を拒否することを選択した仕入先に拒否通知を印刷することもできます。
購買オーダー処理フローは、基本フロー、拡張フロー、納入監視フローの 3 つのアクティビティダイアグラムで構成されます。
購買オーダーが手動で作成されたか、または購買要求や仕入先納品計画から生成されたかに関係なく、購買者または購買部門の誰かがそれをリリースする必要があります。次のステップは、社内のルーチンに応じて異なる可能性があります。購買オーダーを印刷して仕入先に送信し、注文確認を待つか (仕入先が注文を配送する前に) 、注文確認なしでリリース後の納入を待ちます。注文確認が遅れる場合は、仕入先にリマインダーを送信できます。
拡張フローには、基本フローよりも多くの機能が含まれています。たとえば、ワークフローで作業コピーを印刷できます (これによって新しい購買オーダーの改訂は生成されません) 。新しい購買オーダーの改訂を生成せずに、差異のある購買オーダーを確認できます。シリアル番号は、購買オーダー明細で直接予約できます。完了したマイルストーンを入力、編集、レポートできます。必要に応じて、段階的な支払を適用できます。段階的な支払をマイルストーンにリンクするか、手動の承認を要求することができます。購買オーダーに自動注文処理を使用し、注文処理タイプに含まれるイベントに応じて、自動注文処理で購買オーダーをバッチリリースして印刷することができます。複数の人が購買オーダーを承認する必要がある場合は、承認テンプレートを使用できます。コンフィギュレータから発信された受注オーダーから社内購買オーダーが生成された場合、購買オーダー明細で親品目に対するコンポーネント品目を確認できます。
購買した品目がまだ受け取られていない場合は、納入監視フローを使用して納入リマインダーを送信します。
直接購買オーダーの入力は、繰り返し購買をあまり行わない企業にとって便利です。この入力タイプを使用すると、いずれかの部門、または購買者または購買部門のみに購買オーダーの入力を許可できます。注文が作成されると、有効になるためには必ずリリースされ、その後注文フローを実行できるようになります。
購買オーダー入力フローは、基本フローと拡張フローの 2 つのアクティビティダイアグラムで構成されます。
購買オーダーを手動で入力する場合は、まず、仕入先と希望納入を示す購買オーダーヘッダを作成します。次に、購買オーダー明細を入力して、購買品目と数量を指定します。在庫登録済購買品目、非在庫購買品目、および番号なし品目 (システムの品目レコードに入力されていない品目) の 3 種類の品目のいずれかを入力するオプションがあります。
拡張フローには課金/無料機能が含まれており、購買品目を製造またはパッケージために仕入先が必要とする資材やコンポーネントを仕入先に提供できます。この機能を使用すると、仕入先に提供する資材やコンポーネントに対して、仕入先に請求する (資材や仕入先を仕入先に販売する) か、請求しないかを選択できます。
購買オーダー処理フローは、基本フロー、拡張フロー、納入監視フローの 3 つのアクティビティダイアグラムで構成されます。
購買オーダーが手動で作成されたか、または購買要求や仕入先納品計画から生成されたかに関係なく、購買者または購買部門の誰かがそれをリリースする必要があります。次のステップは、社内のルーチンに応じて異なる可能性があります。購買オーダーを印刷して仕入先に送信し、注文確認を待つか (仕入先が注文を配送する前に) 、注文確認なしでリリース後の納入を待ちます。注文確認が遅れる場合は、仕入先にリマインダーを送信できます。
拡張フローには、基本フローよりも多くの機能が含まれています。たとえば、ワークフローで作業コピーを印刷できます (これによって新しい購買オーダーの改訂は生成されません) 。新しい購買オーダーの改訂を生成せずに、差異のある購買オーダーを確認できます。シリアル番号は、購買オーダー明細で直接予約できます。完了したマイルストーンを入力、編集、レポートできます。必要に応じて、段階的な支払を適用できます。段階的な支払をマイルストーンにリンクするか、手動の承認を要求することができます。購買オーダーに自動注文処理を使用し、注文処理タイプに含まれるイベントに応じて、自動注文処理で購買オーダーをバッチリリースして印刷することができます。複数の人が購買オーダーを承認する必要がある場合は、承認テンプレートを使用できます。コンフィギュレータから発信された受注オーダーから社内購買オーダーが生成された場合、購買オーダー明細で親品目に対するコンポーネント品目を確認できます。
購買した品目がまだ受け取られていない場合は、納入監視フローを使用して納入リマインダーを送信します。
仕入先契約リリースは、高価なスペアパーツの購買など、購買者以外の人が購買を実行する必要がある企業で役立ちます。仕入先契約リリースを入力すると、リリースされた購買オーダーが作成され、注文フローを通じて実行できるようになります。仕入先契約リリースは常に包括購買オーダーに関連付けられており、購買に必要なすべての情報は包括購買オーダーに指定されます。
仕入先契約リリースを入力するときは、まず使用する包括購買オーダーを取得し、次にサイト(包括購買オーダーがローカル契約でない場合) と数量を指定します。これが完了すると、1 つの注文明細を含むリリース済み購買オーダーが作成されます。