従業員セルフサービス調達ソリューションは、ガイド付き処理を通じてすべてのユーザーが調達要求を作成できるようにし、従業員が適切な製品を見つけ、適切な仕入先を使用して正確な購買要求を作成できるようにします。
このソリューションには、セルフサービス調達カタログとデフォルト設定で構成されるバックエンド部分と、セルフサービス調達ポータルと要求履歴で構成されるフロントエンド部分があります。
セルフサービス調達ソリューションは、オーダーやプロジェクトに合わせて製品やサービスを調達するためにも使用できます。
カタログは、調達可能な製品と仕入先のカタログ、およびカタログにアクセスできるユーザーを定義するために使用されます。
製品は、IFS Cloud で定義され、仕入先が定義されている在庫と非在庫品目の両方です。カタログの有効サイトから購買品目仕入先の項目は、手動または別の設定に基づくジョブの更新を通じてカタログに追加することができます。
ジョブの更新には、仕入先ごとに行われた設定に基づく製品が含まれます。オプション (仕入先ごと) は次のとおりです。
ジョブの更新は、カタログ全体または特定の仕入先に対して実行でき、手動で開始したり、定期的に実行するようにスケジュールしたりできます。ジョブの更新には、カタログに新しい製品を追加することと、カタログ情報を最新の状態に保つことという 2 つの目的があります。フリーテキスト検索をサポートできるようにするには、説明や価格などの一部の情報がカタログに保存され、ジョブに合わせて最新の状態に保たれる必要があります。ジョブを実行するときに、次のことを決定できます。
一部の製品を利用不可にする場合は、手動で追加された行を削除する必要がありますが、自動的に追加された明細は除外に設定する必要があります。そうすると、ジョブの更新の実行時に再度追加されなくなります。品目が何らかの方法で無効になったり、仕入先契約から削除されたりすると、その品目はすべてのカタログからも即座に削除されます。
カタログで使用される価格は、数量 = 1 を使用した通常の価格ロジックを使用して取得されます。価格に価格ステップが使用されている場合は、セルフサービス ポータルに表示され、品目を買物かごに追加するときに段階価格が考慮されます。
製品カードや製品詳細で使用される画像は、メディア項目の通常のオブジェクト接続機能を使用して取得されます。オブジェクト接続変換が正しく設定されていれば、いずれかの品目レコード (マスタ品目、購買品目、購買品目の仕入先) に接続された画像、またはカタログ明細に直接接続された画像が表示されます。オブジェクト接続とオブジェクト接続変換の設定はデフォルトで追加されますが、必要に応じて手動で変更できることに注意してください。
製品は、定義された調達カテゴリ アソートメントに従って、カテゴリの階層構成に分類されます。カテゴリ アソートメントを作成するときは、品目番号をカテゴリ、購買グループ、または仕入先購買品目分類に接続することによって、製品をカテゴリにマッピングできます。ジョブの更新を使用して、分類の基本情報を調整し、カタログを更新できます。
セルフサービス調達ソリューションは、2 種類の仕入先カタログをサポートしています。パンチアウトカタログを使用すると、従業員は外部の仕入先の Web ショップから項目を直接調達できます。また、ホスト仕入先カタログを使用すると、従業員はアプリケーションに保存され、管理されている仕入先カタログから項目を調達できます。
OCI、cXML、PEPPOLと呼ばれる 3 つの一般的なパンチアウト標準がサポートされています。カタログ内の仕入先のパンチアウトを有効にするには、まず仕入先/購買管理/パンチアウト設定タブで仕入先のパンチアウト設定 (URL、ユーザー、パスワードなど) を設定する必要があります。異なるカタログで使用される同じ仕入先に対して、異なるパンチアウト設定を使用できることに注意してください。これは、一部のユーザーがウェブショップ内のより多くの製品にアクセスできるようにする場合に使用できます。
ホストされた仕入先カタログは手動で作成することも、csv ファイルからアップロードすることもできます。次に、ホストされたカタログを 1 つ以上のセルフサービスカタログに接続して、セルフサービス ポータルで利用できるようにする必要があります。ホストされている仕入先カタログの製品は、IFS に品目番号として登録されません。カテゴリをナビゲートしてポータルで仕入先製品を見つけられるようにするには、ホストされたカタログ明細を、セルフサービスカタログで使用されるカテゴリアソートメントにマッピングする必要があります。
3 番目のオプションは、フリーテキスト要求を許可することです。これは仕入先ごとに有効にできます。
カタログは 1 つまたは複数のサイトで有効になります。製品はサイトごとにカタログに追加されるため、製品を追加するには、関連するサイトに品目、品目の仕入先、および契約が存在している必要があることに注意してください。
カタログは、すべてのユーザー、特定のユーザー、またはユーザー グループが利用できるようにすることができます。ユーザー グループは、セルフサービス ソリューション専用に定義されます。カタログがすべてのユーザーまたはユーザー グループに対して有効になるように設定されている場合、ユーザーまたはユーザー グループの例外を追加することもできます。これにより、それらのユーザーはカタログにアクセスできなくなります。ポータルでカタログを利用できるようにするには、ユーザーが有効なサイトのいずれかにアクセスできる必要があることに注意してください。
カタログのステータスは計画済、公開済、または廃版のいずれかであり、公開済みのカタログのみがポータルで使用可能になります。計画済カタログと公開済カタログの両方を直接更新できますが、変更を導入するための構造化された処理が必要な場合は、既存のカタログの新しいリビジョンを作成できます。計画した新しいリビジョンに変更を加え、完了したら新しいリビジョンを公開します。これにより、公開済みの古いリビジョンが置き換えられます。古いリビジョンは廃版として設定されます。
新しいリビジョンを作成するときに、古いリビジョンから新しいリビジョンに何をコピーするかを決定できます。
セルフサービスポータルは、公開されたカタログに基づいて従業員が簡単に調達要求を作成するためのツールです。これは、さまざまな方法で、製品やサービスを買物かごに追加し、必要な基本情報を買物かごに追加してから、カートを購買または資材の要求に送信することによって行われます。
ポータルは 2 つのタブで構成されており、1 つはセルフサービス カタログおよび接続されたホスト型仕入先カタログで定義された製品用、もう 1 つはフリーテキストまたはパンクアウト購買が可能な仕入先用です。
ポータルには基本的なフリーテキスト検索があります。検索は製品タブにのみ適用され、仕入先タブには影響しません。検索を通常のフィルターと組み合わせることができます。ユーザーが利用できるカタログが複数ある場合は、カタログ間でフリーテキスト検索を実行することも可能です。
カテゴリの構成を使用して、表示される製品のリストを絞り込むこともできます。使用されるカテゴリ構造はカタログで定義されます。どのカテゴリにもマッピングされていない製品は、カテゴリ構成の最上位レベルにのみ表示されます。カテゴリ構造内を上下に移動することができ、パンくずリストを通じて構造内のどこにいるかがわかります。
ポータルはサイト固有であり、一度に 1 つのサイトで利用可能なカタログと製品のみが表示されることに注意してください。ユーザーは、右上隅のサイト前後関係を通じてサイトを切り替えることができます。
カードビューを使用している場合は、パフォーマンス上の理由から、製品タブに一度に 24 件のレコードのみを表示し、必要なときに「詳細を表示」オプションを使用することをお勧めします。
製品タブまたは製品詳細ページから、製品を買物かごに追加できます。製品リストは、画像付きのカードビュー、または通常のリストや表で表示できます。ホストされた仕入先カタログからの製品は、買物かご内およびその後の購買要求内で、品目なしの購買として扱われます。
仕入先タブでは、フリーテキストまたはパンチアウト サービスが利用可能なすべての仕入先を確認できます。パンチアウト機能を使用すると、ユーザーは仕入先のウェブショップにリダイレクトされ、価格を含む製品情報とともに買物かごが IFS の買物かごに戻されます。
製品やサービスが買物かごに追加されると、ユーザーは、社内配送先、注文内容、事前転記情報など、要求に関連する情報を入力できます。特定の納入希望日を指定することも可能ですが、指定しない場合は、システムが納入可能な最初の日付を計算します。
また、ユーザーのデフォルトを設定して、ショッピング カートの作成時に、要求者、社内配送先、または可能な事前転記が自動的に買物かごに追加されるようにすることもできます。これは、たとえばコストセンタの事前転記に使用される場合があります。
購買品目と品目なしの明細では、常に購買要求が生成されます。在庫品目の場合、在庫または購買オーダーの値を持つ供給オプションがあります。供給オプションが在庫注文の場合は通常の資材払出要求が作成され、購買オーダーの場合は購買要求が生成されます。デフォルト値は常に在庫オーダになることに注意してください。
ユーザーは、自分が追加した要求を表示する履歴ページで、以前に送信した要求を追跡できます。要求のステータスを追跡するだけでなく、このページから入庫を発行したり、製品を再注文したりすることも可能です。
セルフサービス ソリューションを使用して、作業指示書やプロジェクトに製品やサービスを調達することも可能です。
それぞれの処理 (作業指示書側の作業工程ページやプロジェクト側のアクティビティ資材とサービス ページ) からポータルを使用して調達を開始するか、買物かごの明細を作業指示書の作業タスクまたはプロジェクト アクティビティに接続することができます。これらのプロセスからポータルを開始すると、それぞれの作業タスクまたはプロジェクト アクティビティへの参照がポータルに保持され、買物かごに追加されたすべての項目に発生元への参照が保持されます。買物かごの明細の事前転記は、それぞれの発生元 (作業タスクまたはアクティビティ) から継承されます。
作業タスクに関連付けられた要求を送信すると、購買要求に対しては通常の購買要求に加えて保守購買要求が作成され、在庫要求に対しては保守資材払出要求が作成されます。
プロジェクト アクティビティに接続された要求を送信すると、作成された購買および資材払出要求は、手動でプロジェクトに接続され、同じ方法で原価が報告された場合と同様に、プロジェクト アクティビティに接続されます。これらの要求に対して、プロジェクト側で雑多な需要は作成されないことに注意してください。