受注オーダの請求は、受注オーダ フローの終わり頃に行われます。請求書を発行する前に、オーダした商品の全部または一部が納入される必要があります。オーダは手動または自動で請求できます。これはオーダ タイプの設定によって決まります。
受注オーダ請求書には、以下に示す 3 種類があります。
請求書タイプは、顧客/売上/一般タブで [通常] または [一括] のいずれかに設定できます。貸方請求書は、貸方請求書作成ページまたは返品承認機能から作成できます。
請求書のヘッダー ステータスは、請求書に対して実行されたアクションによって異なります。
ある受注オーダが発生したが、支払いは別の顧客が行うというケースもあります。これは、顧客/売上/一般タブまたは受注オーダ/オーダ詳細タブで請求書顧客を指定することで記録できます。
受注オーダの請求プロセスは、以下で説明するように、さまざまな方法で実行できます。
これは、通常の請求書または一括請求書の作成を指します。
通常の請求書- これらは、受注オーダに対して商品が部分的にまたは完全に納入されたときに作成されます。一部納入済みのオーダの場合、請求書は納入済みの商品に対してのみ作成されます。納入確認が必要なオーダは、納入を確認する必要があります。
請求書にレンタル明細が含まれている場合、請求書を作成するための要件は、レンタル イベントが作成されていることです。レンタル請求書明細は、商品の納入ではなく、レンタル トランザクションに基づいています。レンタル明細に対してレンタル トランザクションがまだ生成されていない場合は、請求書処理の一部としてこれを実行できます。レンタル請求書明細は、同じ請求書で売上明細と一緒に処理できます。レンタル明細では納入確認は行われず、請求書を作成するために必要ありません。
一括請求書- 同じ顧客からの 2 つ以上のオーダは、一括請求書を使用してまとめて請求される場合があります。この機能を使用すると、単一の顧客によるオーダごとに請求書を作成するのではなく、定期的に請求書を作成できます。一度に複数のオーダを納入する場合にも使用できます。既存のすべての受注オーダに対して一括請求書を作成することも、選択したオーダに対してのみ請求書を作成することもできます。出荷によって納入される明細の一括請求書もここで作成されます。オーダが、プロジェクト個別請求が選択されているプロジェクトに関連付けられている場合は、プロジェクトごとに個別の請求書が作成されます。
商品の納入前でも受注オーダ請求書を作成できます。事前請求書は、オーダの合計金額の 100% までしか作成できません。ヘッダー ステータスが [納入済] または [請求済/完了] の受注オーダに対しては、事前請求書を準備できません。また、オーダ明細が請求ステージに接続されている場合や、顧客に対して自動請求が有効になっているオーダについても、この操作は実行できません。納入確認が必要な受注オーダについては、事前に請求することはできません。金税請求書作成方法を使用する場合、事前請求書は作成できません。顧客に対して一括請求書の作成が有効になっている場合は、受注オーダに対して事前に請求を行うことができます。ただし、事前に請求されたオーダは、一括請求書の対象外となります。事前請求書が作成されても、ヘッダーのステータスは変更されません。ただし、作成される前払い請求書の受注オーダ/オーダ詳細タブと顧客請求書/一般タブでは、事前請求書/前払い請求書が選択されます。
前払い請求書は、商品が納入される前に作成されますが、事前請求書とは異なり、受注オーダの前払いが受領された後にのみ作成されます。前払いベースの請求書の金額は、請求書が作成されたオーダの合計金額の 100 パーセントを超えてはなりません。最終請求書からオーダに対する前払いを差し引くには、前払いベースの請求書を転記し、受注オーダに関連付けられた関連する仮受/仮払と調整する必要があります。前払いベースの請求書は、督促状予定、利息請求予定、または顧客口座引落し予定には含まれません。また、顧客調整以外の支払いフローでは、前払いベースの請求書を支払ったり調整することはできません。
[転記済/承認済] のステータスにある受注オーダ借方請求書または顧客事前借方請求書は、返品がない場合でも、貸方注釈および貸方請求書を作成するために使用できます。これは、借方請求書を通じて入力されたデータを修正する必要がある場合に使用できます。貸方注釈 (貸方請求書) は、現金割引や価格の値下げを行う場合、または特定のオーダに関連する商品が顧客によって返品される場合に使用できます。
1 つの受注オーダに対して複数の貸方請求書が作成される場合があり、その金額は当初引き落とされた金額を超える場合もあります。特定の借方請求書に対して貸方請求書が以前に作成されている場合は、貸方請求書作成ページの貸方金額フィールドに合計貸方金額が表示されます。過去に貸方処理されたオーダを貸方処理しようとすると、このオーダが以前に貸方処理されたことがあることを通知するメッセージと、以前処理された金額が表示されます。これには、返品承認ページから作成された貸方請求書は含まれません。
自動請求は、顧客が自分で請求書を作成する場合に発生し、これにより、納入に対する支払いを受け取るために仕入先が請求書を作成して顧客に送付する必要がなくなります。顧客自動請求書は、顧客から提供された詳細 (受信自動請求書など) に従って作成されます。提供された情報は、手動または自動で受注オーダ明細の情報と照合されます。照合が正常に完了すると、顧客自動請求書が作成されます。自動請求プロセスは、さまざまなレベルの自動化で実行できます。
顧客が自動請求した価格または数量と、予想された価格または数量との間に差異が生じる場合があります。各差異には理由が与えられ、この差異に応じて実行されたアクションも記録される場合があります。
固定価格契約の請求ダイアログは、固定価格契約に関する請求書を作成するために使用されます。請求は、1 つ以上の支払計画行を選択し、必要なパラメーターを入力することによって実行されます。
契約は、特定の期間内に購入する予定の品目の数に基づいて締結される場合があります。実際の購入数量が合意された数量と異なる場合、当該期間の終了時に価格が再交渉されることがあります。この場合、すでに納入されたすべての品目に対して遡及請求書を作成できます。
請求書は、印刷されていない場合に限り、含まれるデータの変更を反映するように変更できます。変更は顧客請求書ページから行うことができます。このような変更は、システムにその後影響を及ぼす可能性があります。このページでは、請求書を印刷したり、EDI、MHS、ITS を通じて転送したりすることもできます。必要に応じて、請求書の作業コピーを印刷することもできます。[暫定] ステータスの貸方請求書もこのウィンドウから削除できます。さらに、特定の請求書に関連する転記を表示することもできます。
顧客請求書印刷ページを使用すると、顧客請求書と貸方注釈の印刷結果を確認できます。顧客請求書は印刷後に変更することはできません。前払いの情報を印刷する場合は、会社/請求書/一般タブにある顧客請求書に事前入金情報印字を選択する必要があります。印刷が確認されると、レポートアーカイブに保存され、印刷の準備が整い、必要な転記が作成されます。
請求書を使用すると、請求書の一括伝票を作成し、それをグループとして転記できます。これは、請求書の作成時に [一括転記使用] が選択された顧客グループに顧客が属している場合にのみ可能になります。
転記明細にエラーがある場合、伝票は作成されません。したがって、転記エラーが修正された後、伝票を手動で作成する必要があります。検索 - 顧客請求書転記分析ウィンドウを使用すると、伝票が印刷されなかった顧客請求書を追跡できます。エラーが修正されたら、転記エラー伝票作成ページを使用して伝票を手動で作成できます。これは、請求書印刷または [IFS/購買] で印刷または送信された請求書に適用されます。最終的に、請求書にはそれぞれ永続的な ID が割り当てられ、伝票が作成されて [IFS/会計ルール] の保留テーブルに転送されます。