ファイル上の顧客入金プロセスは、さまざまな金融機関から受信した電子ファイルから顧客入金を作成するために使用されます。会社と金融機関の間では、電子支払ファイル サービスに関する同意が締結されています。各電子ファイルには、売掛管理にある既存の請求書に対する支払情報と、特定の勘定科目、および通貨の照合情報が含まれています。
IFS/財務には、一部の国では金融機関向けに承認済および定義済のファイル レイアウトが用意されています。
デンマーク、フィンランド、ノルウェー、スウェーデンの光学文字認識 (OCR) ファイルも利用できます。これらのファイルには、顧客請求書に対する支払トランザクションが含まれます。
支払参照は、ファイル内の各請求書の一意の識別子です。これは、外部ファイル内の支払トランザクションを売掛管理内の既存の請求書と照合するために使用されます。顧客請求書の場合、支払参照は請求書の印刷時に計算されます。計算式は次のとおりです。
区分 ID + 請求書番号 + チェック ディジット
この計算は、会社レベル、つまり顧客請求書作成方法で設定されたルールに従って定義されます。支払参照は、受注オーダ請求書、簡易請求書、および利息請求書に印刷されます。
OCR ファイルが読み込まれると、支払トランザクションが自動的に照合され、チェックされます。支払参照が売掛金勘定に存在する場合、ファイル内の支払トランザクションの金額は、請求書内の分割払いの未払金額と照合されます。請求書に未処理の分割払い明細が複数ある場合、分割払いは割引または支払期日の昇順で処理されます。支払額が分割払いの未払い金額より少ない場合、分割払いは部分的に支払われます。支払額が請求書の分割払いの未払い金額より大きい場合、分割払いは全額支払われ、請求書に他の未払いの分割払いがない場合、残高は顧客の仮受/仮払として転記されます。請求書がすでに支払われている場合 (請求書の未払い金額がゼロで、未払いの分割払いが存在しない場合) 、仮受/仮払が行われます。支払参照が売掛管理に存在しない場合は、相手先不明入出金が発生します。つまり、会社コードが顧客 ID として設定されます。ファイル内の入金金額が分割払いの未払い金額と照合されると、分割払い ID レベルで割引、控除、および許容範囲が考慮されます。
以前に作成した顧客口座引落しファイルの読み込み、返却も行えます。顧客口座引落しファイルは顧客口座引落しプロセスで作成され、金融機関に送信されます。次に、会社は金融機関から返金ファイルを受け取ります。金融機関に送信される顧客口座引落しファイルには、顧客の銀行口座から自動的に引き落とされ、会社の銀行口座に入金される顧客入金トランザクションが含まれます。従って、返却ファイルは、金融機関によって正常に処理された、以前に送信されたトランザクションの確認書に使用されます。返品ファイルには、顧客入金トランザクションがすでに確認されている請求書を参照する返却借方注釈も含まれる場合があります。スイスの顧客口座引落し返却ファイルの返却トランザクションでは、顧客に対する請求を再確立し、会社の銀行口座から借方のために、売掛管理に新しい差異明細が作成されます。
非構成化参照を含む支払ファイルに含まれる顧客入金は、識別子を使用して照合されます。顧客請求書、顧客、振出済小切手などの入出金照合の情報を IFS/財務で検索するために、外部ファイルの内容の分析用の様々な ID を利用できます。売掛金情報と照合する保留中のトランザクションとは別に、識別子の設定に基づいてマニュアル転記することで、直接現金支払いが自動的に完了します。
ファイルが読み込まれると、照合とチェックが自動的に実行されます。1 つのロード ID は全体として処理され、エラーのあるトランザクションがある場合は、ロード ID 全体がエラーであるとみなされます。発生したエラーはすべて修正する必要があります。支払額が複数の分割払い明細にまたがる場合、外部入出金詳細レベルでは分割払い ID は空白になりますが、外部入出金詳細レベルでは、照合された分割払い照合詳細が、使用された割引、控除、および許容範囲とともに表示されます。照合の詳細には、指定された許容範囲内または正確な金額の過払いまたは不足額を帳消しにする顧客差異明細が含まれます。
ロード ID 全体が完了すると、つまりすべてのトランザクションが正しい場合、次のステップは、ロード ID とそのトランザクションを既存または新しい混合入出金に転送することです。混合入出金を承認するには、別の機能を使用します。承認により、売掛管理に支払と転記を含む伝票が作成されます。入出金が照合されると、照合した請求書と入出金に固有の照合 ID および照合日付が割り当てられます。未照合の支払の場合、支払に顧客への参照がない場合は、影響を受ける顧客または相手先不明入出金に対して新しい項目が作成されます。
各電子ファイルには、特定の口座および通貨の借方および貸方支払トランザクションに関する情報が含まれています。トランザクションは次の手順で行われます。
承認された混合入出金はキャンセルできます。取消および承認に関連して作成されたすべての会計トランザクションが取り消されます。
情報の入力を開始する前に、 [会計の基礎の定義] の指示に従って、必要な基本情報 (BDR) を設定する必要があります。これらは、金融機関と支払方法に関する売掛管理プロセスの基本情報と現金出納簿の基本情報、および外部入出金に関する基本情報要件 (BDR) の設定です。