新しいドキュメントファイルを作成する
説明
新しい電子ドキュメント ファイル を作成するには、次の 2 つの方法があります。
- 新しいドキュメント リビジョンを作成するか、テンプレートに基づいてドキュメントを作成するには、[編集] をクリックします。
- 選択したドキュメント リビジョンに既存のファイルを添付するには、[チェックイン] をクリックします。
このアクティビティでは、 IFS Aurena Agent を使用します。Aurena Agent をサポートするファイル操作について詳しくは、「ドキュメント管理における Aurena Agent の使用方法」をご覧ください。
前提条件
- ドキュメント リビジョンが存在する必要があり、ドキュメント ファイルの添付はできません。
- ドキュメントファイルテンプレートに基づいて新しいドキュメント リビジョンを作成する場合、 EDM基本情報/ドキュメントファイルテンプレートページで選択したドキュメントクラス、言語、およびフォーマットの組み合わせに対してファイルテンプレートが存在している必要があります。
- 元のドキュメント ファイルのファイルタイプは、 EDM基本情報/ファイル タイプページに登録され、そのドキュメントタイプは原本に設定されている必要があります。
- ドキュメントに参照コピーが必要な場合は、元のファイルと同じ名前で拡張子が異なる参照コピーファイルを作成し、元のファイルと同じ場所に保存する必要があります。参照コピーのファイルタイプは、EDM基本情報/ファイルタイプページに登録し、そのドキュメントタイプを表示に設定する必要があります。
- 元のファイルと参照コピーに加えて、ドキュメント リビジョンに複数のドキュメントファイルが添付されている場合は、元のファイルをチェックインする前にこれらのファイルを準備する必要があります。つまり、これらのファイルが存在する場合はチェックインされ、存在しない場合は元のファイルがチェックインされます。これらのファイルのファイルタイプは、[EDM基本情報/アプリケーション] タブに登録され、ドキュメントタイプは、ドキュメントクラスプロセスアクションで選択したクラスの下に構成される必要があります。
システムの効果
- 元のドキュメントファイルはドキュメント リビジョンに接続されます。拡張 EDM ファイルを使用すると、1 つ以上の追加ファイルがシステムによって自動的にチェックインされることがあります。ファイルタイプとその数は、ドキュメント クラスプロセスアクションの構成によって決まります。
- ドキュメント ファイルと参照コピーファイル (存在する場合) がリポジトリにチェックインされます。
- 選択したドキュメント リビジョンに関連付ける必要があるドキュメントファイル (参照コピーとその他のファイル) が複数ある場合は、ファイルエクスプローラーで元のファイルを選択すると、残りのファイルも一緒に自動的にチェックインされます (ファイルタイプが構成されている場合)。