高度なドキュメント番号生成器を使用すると、ドキュメント番号の割り当てをより細かく制御できます。標準のドキュメント番号生成を使用すると、システムによって内部ドキュメント番号シーケンスから番号が生成されるか、手動で番号が入力されます。高度なドキュメント番号生成器を使用すると、番号カウンタと予約リストを使用して、ドキュメントへの番号の割り当てをより細かく制御できます。
注釈:高度な番号生成を使用すると、ユーザーが指定した番号 (ある場合) はシステムによって無視されます。これは設計によるもので、IFS ドキュメント管理の管理者がドキュメント番号の生成方法を完全に制御できるようにします。将来的には、高度なオプションに似ていますが、ユーザーが番号を上書きできる 3 番目のオプションが追加される可能性があります。
番号カウンタは、指定された開始値から始まり、昇順に番号をカウントします。例えば、数字 10 がドキュメント番号として使用される場合に 00010 になるように、数字の文字数を決定します。長さに値 0 (ゼロ) を入力すると、システムは必要な長さの番号を生成できます。たとえば、数値 100 は 3 文字の長さになり、値 1500 は 4 文字の長さになります。オプションで、番号に接頭辞または接尾辞を追加して、P00010S のようなドキュメント番号を作成できます。
各番号カウンタは、ID1 および ID2 値によって識別されます。(これは番号カウンタ ID と番号カウンタ サブ ID と考えることができます。これら 2 つの ID については、このドキュメントの後半で詳しく説明します)。
例:
| ID1 | ID2 | 開始 | 長さ | 接頭辞 | 接尾辞 | 説明 |
| MDRAW | - | 1 | 5 | M | 機械図面用メインカウンター | |
| MDRAW | P1 | 1 | 4 | MP1 | プロジェクト1 の機械図面のカウンター。 |
上記の構成では、2 つの番号カウンタのうち最初のカウンタがメイン カウンタまたは既定カウンタになります。ID2 フィールドの単一のハイフン (-) は、これを既定として指定しました。
番号カウンターを使用してドキュメント番号を生成するドキュメントクラスごとに、使用する番号カウンタ ID1 を構成する必要があります。これにより、新しいドキュメントを作成するときに、システムこの番号カウンタ ID1 が自動的に入力または選択されるようになります。ユーザーがそれ以上何もしない場合は、既定値の番号カウンタがドキュメント番号生成に使用されます。このドキュメントでは、その設定方法について後ほど説明します。
上記の例を使用して、ユーザーがプロジェクト 1 で作業しており、ドキュメントを作成したいとします。システムに既定番号カウンタを使用させる代わりに、ユーザーは ID2 の値が P1 の MDRAW カウンタを手動で選択できます。これにより、ユーザーの新しいドキュメントには、代わりに MDRAW P1 番号カウンタから次に使用可能な番号が割り当てられます。
特定の ID1 値を持つ番号カウンタが 1 つしかない場合は、このカウンタが常に使用されます。(ID2 の値が - でない場合でも、ユーザーが ID2 を選択する必要はありません。)
予約リストは、予約済みまたは予約済みのドキュメント番号のリストを保存するために使用される基本データオブジェクトです。各番号には、その番号の目的を説明するコメントを付けられます。多くの場合、特定のプロジェクトまたは特定のドキュメント バッチに 1 つの番号が使用されることがあります。予約リストは、外部の関係者から大量のドキュメントを受け取ることがわかっていて、そのドキュメントの見出しにその番号を含めることができるように番号のリストをその関係者に送信したい場合に便利です。
予約番号は予約されているため、システムは番号カウンタを使用して予約番号を生成しません。ただし、標準の番号生成を使用する場合、ユーザーは予約された番号 (または番号カウンタから生成される番号) を誤って手動で入力する可能性があります。(標準および高度なドキュメント番号生成器については、以下を参照してください。)予約リストとは、数字の連続で生成された、予約済みの番号の範囲のことで、番号カウンタを使用して生成されます。
予約用の番号は、番号カウンタを使用して生成され、番号カウンタの現在の値から開始されます。番号カウンタから予約リストに番号を生成すると、その番号が予約されます。予約番号のリストには、空白を入れることはできません(各番号の間の間隔は常に 1 です)。
同じ操作で生成できる予約番号は 100 個までです。たとえば、150 個の番号を予約する場合は、最初に 100 個を生成し、次にさらに 50 個を生成してください。
システムが標準の番号生成器の代わりに高度なドキュメント番号生成器を使用する前に、システム管理者は高度なドキュメント番号生機能を有効にする必要があります。この機能が設定されていない場合、システムは番号カウンタまたは予約リストの選択を無視します。この機能は、すべてのクラスに対して設定することも、個々のクラスごとに指定することもできます。
この機能を有効にする方法については、このドキュメントの「コンフィギュレーション」セクションをお読みください。
高度な番号生成器の使用は簡単です。ユーザーは、新しいドキュメントを作成するときに (一覧 - ドキュメントタイトルウィンドウから) 次の 2 つのオプションを選択できます。
使用されている特定のドキュメントクラスに対して番号カウンタを設定すると、予約リストが選択されていない限り、システムは常にそのクラスに対してこの番号カウンタを使用します。予約リストを設定して選択している場合 (選択は手動で行う必要があります)、この予約リストによって番号カウンタの設定が上書きされ、代わりに選択した予約リストから番号が取得されます。予約リストから各番号が取得されると、その番号は予約リストから削除され、再度使用できなくなります。
実際の番号カウンタと予約リストを作成する以外に、システム管理者はドキュメントクラスに対して高度なドキュメント番号生成器を有効にする必要があります。
[ドキュメント基本/ドキュメント既定値] タフ゛で、規定値 NUMBER_GENERATOR を ADVANCED の値に設定します。この値は、グローバル規定値を使用してすべてのクラスに対して設定することも、ドキュメント クラス基本を使用してドキュメントクラスごとに設定することもできます。
既定値 NUMBER_COUNTER を、特定のクラスに使用する番号カウンタの ID1 値に設定します。この値が設定されていない場合、ユーザーは新しいドキュメントを作成するときに、番号カウンタ ID1 フィールドに推奨値が表示されません。ユーザーは、番号カウンタ ID1 フィールドと番号カウンタ ID2 フィールドの両方の値を手動で選択する必要があります。ただし、予約リストが存在する場合は、ユーザーはそれを使用できます。