契約管理と販売契約の会計処理は、契約集約型ビジネスにとって非常に重要です。リビジョン管理を使用して契約を管理し、進捗請求を使用して売上を管理する機能が一般的です。
作業の入札への応答と入札の作成のプロセスを将来の参照のために記録しておくことは非常に重要です。これは、交渉の進捗状況を監視するだけでなく、入札から契約への変換をトラッキングための基礎として使用されます。販売契約では、原価を管理し、作業の進捗状況を記録し、入出金および資金回収アクティビティの申請書を管理しながら契約ベースラインのリビジョンができるようにする必要があります。
契約業者は見込み顧客から入札を受け取り、入札の制約内で入札または見りを作成し、資金の回収も管理する必要があります。
販売契約管理機能には、次の主要な機能が含まれています。
販売契約は通常、以下の段階を経ます。
問合せ
入札の案内 (ITT) を受け取った場合、または他の手段で潜在的な契約に関する情報を受け取った場合、販売契約が問合せステータスで作成されます。入札に対する顧客の予想応答日も登録され、入札応答日はトラッキングするために使用されます。
この段階では、契約に成果物が関連付けられている場合と、そうでない場合があります。
見積
ITT に関心がある場合、販売契約は見積段階に移行し、追加情報が取得され、より詳細な見積が必要になる場合があります。また、この段階では、可能な見積値のシミュレーションを行うことにより、さまざまな見積値が生成されることもあります。この段階では、潜在的な契約が入札する価値があるかどうか、または入札なしで契約に終わるかどうかを判断するのが一般的です。
見積提出
契約の入札を継続することに決定した場合、入札書が顧客に送られます。入札は見積契約に基づいて行われる必要があり、通常は顧客が要求した形式で作成されたドキュメントで構成されます。入札ドキュメントを送信すると、契約に提出日時が直接記録され、入札ドキュメントと提出書を直接結び付けることが可能です。
交渉
仕入先と顧客は、契約ライフサイクル全体を通じて複数の交渉プロセスを経る可能性があります。このようなプロセスを識別するために、追加のステータス (サブステータス) が使用可能であり、システム内でグローバルに定義できます。
落札
顧客との契約が落札されると、契約が締結されます。この時点から一覧 - 出来高申請を作成することは可能ですが、契約が有効になるまで申請書を提出することはできません。契約を締結する際には、契約を締結した理由も登録することができます。
レビュー
契約内容の協議、修正、契約締結時にカバーされていなかった契約変更オーダー (変更オーダー) の処理などを行うレビュー段階を経るのが一般的です。これらの修正に対する新しい契約リビジョンを有効にする前に、関連する契約変更オーダーが承認され、有効になっている必要があります。このような変更は、必要に応じて契約のライフサイクル全体を通じて行うことができます。必要に応じて、レビュー段階をバイパスして、直接契約を有効化することも可能です。
有効化
契約内容が合意されたら、契約に従って作業を実施します。これは通常、作業を開始し、進捗状況の請求を行うときに実施します。入出金申請書を使用して請求を処理している場合は、入出金要求を送信できます。
完了
契約通りに作業が完了すると、完了段階で終了します。入出金要求の送信、請求書の作成、入出金の受け取りは引き続き可能です。
クローズ
作業と請求が完了すると契約はクローズします。入出金要求の送信、請求書の作成、入出金の受け取りができなくなります。
取消
何らかの理由で契約が無効になった場合、たとえば、入札段階で契約が作成されたが、顧客が契約を進めないことを決定した場合、契約はキャンセルできます。
失注
顧客との契約に至らず、競合他社が代わりに契約を締結した場合、その失注の理由を登録することができます。これをさらに分析て、既存の手順を修正または改善し、将来的に契約を締結する可能性を高めることができます。
保留中
場合によっては契約を保留にする必要があることもあります。そうする理由はいくつか考えられます。顧客が決定を下す前にもっと時間が必要だったり、資金が不足していたり、顧客がメイン契約に入札していて外注契約業者が現時点では契約を締結しないことに決めている場合があります。理由の如何を問わず、契約を保留にすることは、契約ステータスを補足する単なる情報に過ぎません。入出金申請書を使用する場合、新しい申請書を作成したり、既存の申請書を処理しようとしたときに、システムリマインダー メッセージが発行されます。