契約およびプロジェクトは変更される場合があります。変更の要求には、改善のアイデアなどの内部的なものや、既存の契約や注文に対する顧客による変更要求、法的要求などの外部的なものなどがあります。契約変更管理、変更をキャプチャし、影響を分析し、変更を実施する前にその正当性を証明することができます。変更の実施はすべてプロジェクト、販売契約、または外注契約で行われますが、契約変更オーダーは変更を行う正当な理由となります。提案された変更によって影響を受ける顧客、仕入先、または外注契約業者は複数存在する可能性があります。契約変更オーダーを関連サブオーダとして相互に接続することが可能であり、その場合、影響を受ける各契約またはプロジェクトには独自の契約変更オーダーが存在することになります。変更を要求した個人または責任者には、要求された変更のステータスが定期的に通知されます。オプションで、契約変更オーダーのステータス変更に承認を関連付けることもできます。承認は手動で設定することも、契約変更オーダーの変更タイプに基づいて設定することも、承認を自動的に設定する前に契約変更オーダーの会計値を考慮した承認ルールに基づいて設定することもできます。
契約変更管理に関連する段階は次のとおりです。
社内または社外の関係者から変更要求を受け取った場合、契約変更オーダーに関するすべての情報を取得して、さらに検討することができます。その後、契約変更オーダーが暫定ステータスで作成されます。契約変更オーダーを分類し優先順位を付けることも可能です。
契約変更オーダーを確認した後、続行するオーダーと拒否できるオーダーを決定できます。契約変更オーダーを分析開始または取消済に設定することも、暫定ステータスのままにすることもできます。
契約変更オーダー (CCO) が外注契約に接続され、この契約の仕入先がビジネス ツー ビジネス (B2B) 仕入先として定義されている場合は、仕入先に対して CCO を表示可能にすることができます。これは、CCO の B2Bステータスをリリース済に設定することによって行われます。
B2B 仕入先は、選択した契約に対して新しい契約変更オーダーを作成し、それを契約所有者に送信することもできます。
初期レビューに合格した契約変更オーダーは、その影響と実装に必要なアクションの観点から分析する必要があります。変更は、会計面、範囲、スケジュール、リスクなどに関連する影響を及ぼす可能性があります。この変更によって影響を受ける他の契約やプロジェクトもある可能性があり、それらの変更を処理するには関連する契約変更オーダーを定義する必要があります。契約変更オーダーに関連する連絡先、その他のオブジェクト、およびタスクも定義できます。このような情報は契約変更オーダーに記録され、ステータスは分析日に変更されます。
通常、契約変更オーダーは実施前に承認が必要です。内部承認は、承認手順内のさまざまなステップを使用して実行できます (他のステータスの変更に対しても実行できます)。顧客など外部からの承認を得る必要がある場合もあります。その場合、提出承認済ステータスは、契約変更オーダーの情報が外部関係者に送信する準備ができていることを示すために使用されます。契約変更オーダーには、外部からの承認または拒否を登録することができます。設計変更管理を使用すると、ステータスの変更に承認を追加したり、契約変更オーダーの会計値に基づいて異なる承認を取得したり、まったく承認を取得しないようにしたりといった柔軟性が得られます。
契約変更オーダーが社内と社外で承認された場合、承認済ステータスに設定できます。
契約変更オーダーが承認され、実施の準備が整ったら、ステータスを有効に設定できます。要求された変更に従って作業を実行する時が来ました。変更の実装はすべて、プロジェクト、販売契約、または外注契約で処理されます。そのためには、アクティビティを追加または更新してプロジェクト計画を更新したり、契約明細項目を追加して契約の新しいリビジョンを有効にしたりする必要があります。
要求された変更の結果生じる作業がプロジェクトまたは契約に組み込まれると、契約変更オーダーはクローズステータスに設定できます。確定した契約変更オーダーを依頼者および関係者に通知することが可能です。