契約変更管理承認は、契約変更オーダー (CCO) をプロセス続行前に承認するために使用される機能性です。変更オーダの種類によっては、原価、スケジュール、リスクなどへの影響のレベルに応じて、複数の段階/ステータスでの承認が必要になる場合があります。
最も簡単な承認レベルは、CCO ヘッダのステータス変更のみを行うことです。次の承認レベルはオプションです。各ステータスの承認を定義するには、変更オーダ承認ページでステータス明細ごとに 1 つまたは複数の承認を作成します。これにより、承認の前に行う必要があるステータスの変更が定義されます。CCO ヘッダのステータスを変更するには、この承認明細を承認する必要があります。さらに、ステータス明細ごとに各承認の添付で承認手順を定義することもできます。この承認手順の手順は、手動で入力することも、承認ルールと定義済みの承認テンプレートから取得することもできます。ステータス明細ごとの承認のステータスを承認済みに変更するには、まず、その明細の添付で承認明細を承認する必要があります。
各ステータスの承認の定義は、CCO の変更タイプ基本情報でも行うことができます。関連する変更タイプを使用して作成された場合、ステータス明細ごとのこれらの承認は CCO にコピーされます。これらのいずれかの明細に承認テンプレートが追加されている場合は、その承認テンプレートに属する承認明細も、ステータス明細ごとにその特定の承認の添付に追加されます。
注釈:ステータス明細ごとに承認を承認すると、システムはステータス明細に接続されている承認明細があるかどうかを確認します。そのような承認明細がない場合、ステータス明細に対して承認ルール使用オプションが有効になっているかどうか、システムはルールをチェックします。承認ルートの取得メニュー オプションを使用すると、既存の承認明細がすべて削除され、変更タイプまたは承認ルールから承認テンプレートが新たに取得されます。
契約変更管理承認機能性を使用する前に、まず基本情報を入力する必要があります。
どの CCO をいつ承認するかを制御するパラメータは、変更タイプと承認ルールで定義されます。CCO に手動で入力することもできます。変更タイプ内のステータスごとの承認機能性を使用すると、この変更タイプに属する CCO をいつどのように承認するかを定義できます。ステータス明細ごとに承認に承認手順を追加できます。変更タイプでは、選択した変更タイプに外部承認が必要かどうかも定義できます。外部承認が必要な場合は、契約変更オーダー/連絡先タブで 1 人以上の連絡先を外部承認者として定義する必要があります。外部承認者に情報を送信したら、マウスの右ボタンのオプション外部承認 (または外部非承認) を使用して、承認/拒否を入力できます。外部承認者としてリストされているすべての連絡担当者が CCO を承認した場合、CCO は外部承認されたと見なされます。
CCO を社内承認する権限を持つ人は、ドキュメント管理/基本情報/一覧 - 個人ウィンドウに登録する必要があります。承認テンプレートで承認者を整理する方法は 2 つあります。
承認テンプレートは変更タイプまたは承認ルールに接続され、責任のある承認者または承認者グループを決定します。各テンプレートには、さまざまな承認者と承認者グループのための手順があります。各ステップ番号により、承認の順序を定義できます (番号が最も小さい人/グループが最初に承認する必要があります)。承認テンプレートは、ドキュメント管理/基本情報/ドキュメント基本/承認テンプレートタブで定義されます。
自動承認オプションを有効にすると、契約変更オーダー/承認タブのステータス明細ごとに手動で承認する必要がなくなります。添付内の関連するすべての承認明細が承認されると、ステータス明細ごとの承認は自動的に承認済に設定されます。
CCO への変更には、顧客所有者やプロジェクト マネージャーなど、1 人以上の外部担当者の承認が必要になる場合があります。外部承認が必要な場合は、変更タイプで定義できます。外部承認者は、契約変更オーダー/連絡先タブで事前に定義されている必要があります。情報は、外部承認に送信される前に、値などに関して社内で承認されることがあります。これは、提出承認済ステータスによって示されます。これで、情報を外部承認者に送信できます。外部承認者からの応答は、外部承認 (または外部非承認) メニュー オプションをクリックして登録できます。外部承認者としてリストされているすべての契約は CCO を承認する必要があります。これらの連絡担当者のいずれかが承認を拒否した場合、契約変更オーダー全体が外部的に拒否されたものとみなされます。拒否された CCO を再度開いて変更し、承認者の要求を満たすようにすることができます。この改訂された CCO は新たな承認が必要となります
CCO の外部および内部承認に関する情報は CCO 履歴に保存され、契約変更オーダー/履歴タブで表示できます。