契約またはプロジェクトの範囲が定義され、顧客、契約業者、その他の関係者と価格が合意されると、プロジェクトまたは契約を実行する準備が整います。実行中に、最初の順序に変更が生じる可能性があります。契約変更オーダー (変更オーダー) を使用すると、元の契約に対するこれらの変更を制御された方法で処理できます。契約変更オーダーにより、新しい契約を作成して承認する必要なく、元の契約金額や完了日を変更する、たとえば元の作業範囲に新しい作業を追加または削除することができます。
契約変更オーダーの原因は、多くの場合、次のとおりです。
提案された変更は、実装される前に受け取られ、分析され、評価され、承認されることが重要です。また、元の計画は現在の状況を正確に反映していないため、実装された変更を元の契約またはプロジェクトと一緒に追跡できることも必要です。契約変更管理では、契約上の契約の変更に対する商業的制御と財務的視点が得られます。元の契約に追加が承認または要求された変更と、その変更の結果を追跡しやすくなります。
契約変更管理には、次の主要な機能が含まれます。
この契約変更オーダーが提出され承認されると、通常、元の契約やプロジェクトが変更され、契約変更オーダーが契約やプロジェクトの一部になります。
契約変更管理は次の段階を経ます。
変更要求は、組織内外の人から受け取ることができます。変更要求を受信すると、有効な変更オーダとして正当化されます。この段階で重要な情報は、依頼者は誰か、責任者は誰か、変更の種類、変更が必要な理由、変更が実行されない場合に何が起こるか、提案された解決策が存在するかどうか、重要な日付などです。この段階のステータスは暫定に設定されます。
この段階では、変更はプロジェクト チームなどによってレビューされ、変更の有効性について決定が下されます。変更を続行する決定をした場合、変更オーダのステータスは分析処理中に設定されます。変更が有効でないと判断された場合、変更オーダは取消済に設定され、拒否の理由が依頼者/責任者に通知されます。
変更オーダ プロセスの次のステップは分析です。チームは必要な変更を分析し、次のような影響について評価します。
分析の準備が整うと、変更のステータスが分析日に設定され、提案された変更の影響が登録されます。
影響分析は内部でレビューされ、場合によっては外部でもレビューされます。内部承認が必要な場合は、承認手順テンプレートを添付して、任意のステージ/ステータスに使用できます。スポンサーおよび顧客は、要求された変更を承認する必要があります。承認されなかった場合は、依頼者/責任者に通知されます。変更が承認されると、依頼者/責任者とチームに通知され、後の段階でプロジェクト計画が修正されます。内部および/または外部の承認が得られた場合、ステータスは承認済に設定されます。
顧客所有者または他の外部の人物などによる外部承認が必要な場合は、情報をその人物に提出する必要があります。この情報が送信される前に、値やその他の情報に関して社内で承認を受けることができます。承認されると、ステータスを提出承認済に上げて、情報を送信できるようになります。送信後、外部で承認されたか、外部で拒否されたかなどの応答を後で登録します。
要求された変更が拒否された場合、依頼者/責任者にその旨が通知されます。承認者の要求を満たすように変更オーダを再度開いて修正することが可能です。この改訂された変更オーダには新たな承認が必要になります。変更オーダが承認されると、有効ステータスに設定され、実装の準備が整います。変更オーダが有効になったら、変更オーダに従って作業を実行します。プロジェクト計画を更新し、それに応じて契約明細を追加/更新できます。
契約変更オーダーに関連する作業とすべての財務トランザクションが完了すると、契約変更オーダーはクローズステータスに設定されます。
契約変更オーダーが無効になった場合 (たとえば、依頼者が気が変わった場合や、内部または外部の当事者によって拒否された場合など) は、取消済にできます。