Wenn ein Arbeitsauftrag erstellt wurde, kann mit der Planung und Bearbeitung der Genehmigungen für den Arbeitsauftrag fortgefahren werden. Der Bearbeitungsprozess ist unterschiedlich, je nachdem, aus welchem Grund der Arbeitsauftrag zunächst erstellt wurde, d. h. ob er als Reparaturauftrag, als Arbeitsaufgabenvorlage, als VI-generierter Arbeitsauftrag oder als Bearbeitung eines Kostenvoranschlags usw., erstellt wurde.
Für jeden Arbeitsauftrag können mehrere Genehmigungen eingegeben werden. Es können beliebig viele Genehmigungsattribute mit den jeweiligen Genehmigungstypen verknüpft werden. Sicherheitsbestimmungen sind ein Beispiel für einen häufig vorkommenden Genehmigungstyp. Genehmigungsattribute beschreiben in der Regel bestimmte Aktionen, die manuell ausgeführt werden müssen, bevor eine Arbeit durchgeführt werden kann oder bestimmte Anlagen, die für die Ausführung der Arbeiten erforderlich sind. Genehmigungen können auch Arbeitsbescheinigungen sein. Für einige Aufgaben ist eine Arbeitsbescheinigung erforderlich, die angibt, in welchem Zeitraum die Aufgabe abgeschossen sein muss. Eine Arbeitsbescheinigung muss einem Manager als Beleg für die abgeschlossene Arbeit vorgelegt werden. Hier können neue Genehmigungen erstellt, bearbeitet und mit Attributen verknüpft werden.
Wenn eine neue Genehmigung für einen Arbeitsauftrag erstellt wird, erhält sie eine eindeutige ID. Handelt es sich um einen VI-generierten Arbeitsauftrag mit verknüpften Genehmigungen, werden diese Genehmigungen bei der Generierung berücksichtigt. Jede Genehmigung erhält dabei eine eindeutige Nummer.
Arbeitsauftrag bearbeiten wird in IFS/Instandhaltung und in IFS Cloud für Service Management verwendet.