Belege in IFS Instandhaltung und IFS Service Management

Belege werden bei der Zusammenfassung einer Arbeitsaufgabe erstellt, wenn die Kosten zu IFS/Buchungsregeln übertragen werden, bevor sie weiter zu IFS/Hauptbuch übertragen werden. Transaktionen werden erstellt, wenn Kosten für die verfügbaren Kostenarten gemeldet werden. Die Identität der Transaktion wird gegen die entsprechende Buchungsposition der Arbeitsaufgabe angezeigt. Für den Kostentyp Material können die Transaktionen in der Registerkarte Bestand Transaktionen im Zusammenhang mit den Kostentypen Extern, Aufwand, Personal und Werkzeug/Ausstattung können auf der Seite Arbeitsaufgabentransaktion angezeigt werden.

Um Belege zu erstellen, müssen Buchungssteuerungen für die folgenden Buchungstypen in IFS/Buchungsregeln vorhanden sein:

Zeiterfassung - T1 und T2
Zeiterfassungsgemeinkosten - TO1 und TO2
Werkzeug/Ausstattung - TF1 und TF2
Extern - TP1 und TP2
Aufwand - TE1 und TE2
Beschaffungskosten fakturierte Aufgabe - TP3

Fakturierte Aufgabe Beschaffungskosten - TP65

Beschaffungskosten - manuell fakturiert - TPM

Arbeitsaufgabentransaktionen

Wie bereits oben erwähnt werden Transaktionen erstellt, wenn Kosten für die verfügbaren Kostenarten gemeldet werden. Sowohl die Soll- als auch die gutgeschriebenen Positionen werden auf der Transaktionshistorie angezeigt, während die Soll-Position nur auf der Arbeitsaufgabe angezeigt wird.

Die Buchungspositionen in Bezug auf eine Arbeitsaufgabentransaktion können einen der drei Status haben:

Gültig: Gibt an, dass die Buchungsposition an IFS/Hauptbuch übertragen werden kann.
Fehler: Gibt an, dass die Finanzinformationen in Bezug auf die Buchungsposition einen Fehler enthalten. Im benachbarten Feld wird die Beschreibung des Fehlers angezeigt.
Übertragen: Gibt an, dass die Buchungsposition an IFS/Buchungsregeln übertragen wurde, bevor sie weiter an IFS/Hauptbuch übertragen wurde. Die Belegnummern werden gegen die entsprechende Buchungsposition angezeigt.

Abruf der Personalkosten

Im Gegensatz zu anderen Kostenarten, werden persönliche Kosten auf unterschiedliche Weise in Abhängigkeit von den eingegebenen Informationen, wie unten gezeigt, abgerufen.

IFS Human Resources installiert und Istkosten definiert?*	Abteilung	Ressourcengruppe	Gesamtkosten pro Transaktion
Ja	Ja	Nein	HR-Rate + Instandhaltung Abt. Gemeinkosten**
Ja	Ja	Ja	Ressourcengruppenrate + Instandhaltung Abt. Gemeinkosten**
Nein	Ja	Nein	Instandh.- Abt. Rate + Instandhaltung Abt. Gemeinkosten**
Nein	Ja	Ja	Ressourcengruppenrate + Instandhaltung Abt. Gemeinkosten**

*Bezeichnet die Istkosten, die pro Mitarbeiter in IFS/Personalwesen definiert wurden. Lohnkosten werden nur abgerufen, wenn dies auf der Seite Firmendetails festgelegt wurde.

** Wenn zutreffend. Um Gemeinkosten anzuwenden, muss die Instandhaltungsabteilung mit einer Kostenquelle auf der Seite Kostenquellenindikatoren in Basisdaten Kostendetails verknüpft werden. Die Kostenquelle sollte wiederum eine festgelegte Gemeinkostenrate (%) besitzen. Es kann auch angegeben werden, ob die Kostenquelle erforderlich ist, um für alle Instandhaltungsorganisationen für eine bestimmte Firma zu verwenden.

Arbeitsaufgabentransaktionen übertragen

Sobald Kosten gemeldet und autorisiert wurden, müssen die Buchungspositionen zu IFS/Buchungsregeln übertragen werden, bevor sie weiter zu IFS/Hauptbuch übertragen werden. Die Übertragung findet nur statt, wenn sowohl die Sollbuchungs- als auch die Habenbuchungspositionen für die bestimmte Transaktion im Status Gültig vorliegen. Die Aufgabe kann direkt vorgenommen oder als Hintergrundjob geplant werden, um automatisch zu vordefinierten Intervallen durchgeführt zu werden.

Hinweis: Die Eigenschaften AUTO_AUTH_SIGN_EXT und AUTO_AUTH_SIGN_EXP, die für das Objekt-LU MaintenanceConfiguration auf der Seite Objekteigenschaften in Systemdefinitionen definiert sind, steuern, ob manuell eingegebene Kosten, die zu den Kostentypen Extern und Spesen gehören, automatisch genehmigt werden.

Ungültige Buchungen wiederholen

Wenn die entsprechenden fehlerhaften Finanzinformationen korrigiert wurden, müssen die ungültigen Buchungspositionen mit den Korrekturen (d. h. Buchungspositionsstatus = Gültig) aktualisiert werden, damit sie zu IFS/Buchungsregeln übertragen werden können.

Buchungsperioden abschließen

Es ist möglich, eine Buchungsperiode zu schließen, sobald alle Transaktionen in die Hauptbuchhaltung transferiert wurden oder die Transaktionen, die noch nicht in der Wartetabelle sind, als Warnungen kategorisiert werden. Die Eigenschaft DAYS_EXC_ERR_TRANS, die für das Objekt-LU MaintenanceConfiguration auf der Seite Objekteigenschaften in Systemdefinitionen definiert ist, kategorisiert eine Arbeitsaufgabentransaktion, die noch nicht genehmigt oder nicht in die Wartetabelle übertragen wurde, als Warnung oder als Fehler beim Schließen einer Buchungsperiode. Die als Wert in der Eigenschaft eingegebene Zahl dient zur Berechnung des Startdatums des Intervalls, in dem die Transaktionen als Warnungen kategorisiert werden, durch Abzug vom Enddatum der Buchungsperiode. Die Transaktionen außerhalb dieses Intervalls werden als Fehler kategorisiert.

Der Standardwert dieser Eigenschaft ist Null und nicht genehmigte oder nicht übertragene Transaktionen werden als Fehler kategorisiert.