Externe Reparaturaufträge oder externe Serviceaufträge werden verwendet, um einem Lieferanten einen Artikel für Instandhaltungs- und Reparaturservices zu senden, einschließlich Artikelleihgaben und Austauschteile, die gegebenenfalls notwendig werden, wenn ein Reparaturartikel entweder vorläufig oder permanent ersetzt werden muss. Serienartikel und Los/Charge-Artikel werden unterstützt.
Was den Prozess charakterisiert, ist seine Vielseitigkeit. Zum einen kann ein externer Serviceauftrag von drei verschiedenen Ausgangspunkten aus starten. Es kann mit einem vorhandenen Arbeitsauftrag innerhalb des Hauptprozesses "Arbeitsaufträge - Verarbeitung" begonnen werden. Durch die Verwendung der Seite Arbeitsauftrag bearbeiten können grundlegende Artikeldaten angezeigt und eine Instandhaltungsbestellanforderung für externe Instandhaltungs- oder Reparaturservices für diesen Artikel erstellt werden, und dann die Anforderung entweder in eine Angebotsanfrage (RFQ) oder direkt in eine Bestellung umgewandelt werden. An diesem Punkt fahren Sie mit dem Beschaffungsprozess fort, um die Bestellanforderung oder die Bestellung zu bearbeiten. Alternativ kann in IFS/Beschaffung entweder mit einer Bestellanforderung oder Bestellung gestartet werden.
Wichtig ist, wenn anschließend ein Artikel vom Lieferanten empfangen wird, können drei verschiedene Eingangs- und Empfangsszenarios verwendet werden, je nach zurückgesendetem Artikel:
Direkte Reparatur: Der gleiche Artikel, den gesendet wurde, wird zurückgesendet.
Einfacher Austausch: Ein Artikel wird gesendet und ein anderer Artikel mit einer anderen Artikel-, Serien- und/oder Los/Stapelnummer wird anstelle zurückgesendet.
Doppelter Austausch: Bevor ein Artikel zur Reparatur gesendet wird, bietet der Lieferant im Voraus ein Austauschteil. Diese Leihgabe wird behalten, bis das reparierte Original zu Ihnen zurückgesendet wird. Zu diesem Zeitpunkt wird das vorläufige Austauschteil zum Lieferanten wieder zurückgesendet.
Für jedes dieser Szenarios können außerdem verschiedene Wareneingangsarten mit oder ohne Qualitätsprüfung festgelegt werden.
Wenn der Lieferant den Artikel nicht reparieren kann, entweder den Artikel am Lieferantenstandort als Ausschuss deklarieren oder den Artikel in den Bestand mit einer Materialrückführungs-Genehmigung (MRG) zurücksenden.
Die folgenden Absätze sprechen all diese Aspekte der externen Serviceauftragsbearbeitung ausführlich an und sind gemäß den Hauptunterprozessen organisiert:
Vorbereiten und Freigeben eines externen Serviceauftrags
Eingangs- und Empfangsbearbeitung in den Bestand eines reparierten Artikels
Eingangs- und Empfangsbearbeitung in den Bestand eines Austauschteils (einfacher Austausch)
Eingangs- und Empfangsbearbeitung in den Bestand eines Anzahlungsaustauschteils vom Lieferanten und Rücksendung des Artikels zum Lieferanten (doppelter Austausch)
In allen Bereichen von IFS Cloud erfordert ein einleitender Schritt, dass Basisdaten eingerichtet werden. Sobald diese Basisdatenanforderungen erfüllt sind, kann der Prozess nahtlos durchgeführt werden.
Untergeordnete externe Serviceaufträge sind ein Prozessablauf, der eine Bestellung verwendet, um den externen Instandhaltungs- oder Reparaturservice für einen bestimmten Artikel anzugeben, und dann die Bestellung zu einem Kundenauftrag umwandelt, um den Artikel zum Lieferanten als Komponente ohne Berechnung zu liefern (der Artikel, der auf der Bestellposition für den externen Instandhaltungs- oder Reparaturservice eingegeben wird, wird, anders gesagt, gleichzeitig als Komponente mit der Position verknüpft, wodurch die Erstellung eines Kundenauftrags möglich wird.)
Das Durchlaufen dieses Flusses erfordert mehrere Parameter, die definiert werden müssen. In Abhängigkeit der vorherigen Verwendung des Systems können einige bereits definiert sein. Einige dieser Basisdaten können außerdem später als andere eingerichtet werden. In allen Fällen gibt die Dokumentation deutlich an, welche Daten zu welchem Zeitpunkt eingegeben sein müssen. Nachfolgend eine Übersicht über alle erforderlichen Daten:
Ein Standardkundenauftragstyp muss definiert werden (zum Beispiel Reparaturauftrag, um den externen Serviceauftrag zu bezeichnen). Es wird empfohlen, einen Kundenauftragstyp ohne Unterbrechung zu verwenden. Andernfalls wird die Kundenauftragsabwicklung im Hintergrund an verschiedenen Punkten (Entnahme, Lieferung usw.) gestoppt und kann nur durch einen Anwendereingriff neu gestartet werden. (Nutzen Sie dazu die Seite Kundenauftragstyp.)
Alle externen Servicetypen müssen im System eingegeben werden, zum Beispiel RE (Reparatur) oder EX (Austausch), und dann mit einem Kundenauftragstyp (zum Beispiel RO) verknüpft werden. (Verwenden Sie die Seite Externe Servicetypen.)
Für jeden Servicetyp muss ein Preis angegeben werden. (Verwenden Sie die Registerkarte Externe Servicepreise auf der Seite „Lieferant für Einkaufsartikel“.) Hinweis: Wenn keine Preise während der Basisdateneinrichtung definiert werden, wird beim Versuch, eine Bestellung zu speichern, eine Warnung angezeigt. Es kann ein Preis auf der Bestellposition an diesem Punkt hinzugefügt werden.
Dem Lieferanten muss eine Kunden-ID zugeordnet werden, damit Funktion "Berechnung/keine Berechnung" verwendet werden kann, wenn der Reparaturartikel mit einem Kundenauftrag gesendet wird. (Dies setzt voraus, dass der Lieferant vorher im System eingerichtet wurde.) (Verwenden Sie die Seite Lieferant oder Lieferant für Einkaufsartikel.)
Der Einkaufsartikel, der zum Lieferanten gesendet wird, muss in einen Verkaufsartikel umgewandelt werden, damit die Einkaufskomponentenmethode "Kundenauftrag" verwendet werden kann. (Dies impliziert, dass der Artikel vorher als ein Einkaufsartikel definiert wurde.) (Verwenden Sie die Seite Einkaufsartikel oder Lieferant für Einkaufsartikel.)
Eine Standard-Wareneingangsart muss definiert werden. (Verwenden Sie die Registerkarte Prüfinfo auf der Seite Lieferant für Einkaufsartikel.) Wenn keine Wareneingangsart angegeben ist, wird standardmäßig die Wareneingangsart „Eingang in WE-Lager“ verwendet. Während des Eingangs kann die Standard-Wareneingangsart jedoch immer geändert werden.
Wenn der Empfang von Austauschteilen in den Bestand erwartet wird, muss jedes Austauschteil als eine gültige Alternative zum jeweiligen ursprünglichen Artikel definiert werden. (Verwenden Sie die Seite Alternativer Einkaufsartikel Basisdaten, auf die über die Auswahl von Alternative Einkaufsartikel auf der Seite Lieferant für Einkaufsartikel zugegriffen werden kann.)
Mehrere Kategorien sollten eingerichtet werden, um das Schließen eines Arbeitsauftrags zu vereinfachen und um anschließend Fehler und Kosten durch eine dieser Kategorien zu analysieren. Darunter befinden sich Fehlerklassen (wie z. B. mechanisch, elektrisch, pneumatisch), Fehlertypen (gebrochene Lötstelle, Luftaustritt, außerordentlicher Verschleiß), Abhilfemaßnahmen (Kalibrierung, Schmierung, Reparatur, Austausch) und Ursachen (schlechte Verarbeitung, Artikelfunktionsstörung, Instandhaltungsmängel). (Verwenden Sie die Seiten Klassen und Fehlertypen in der Kategorie „Basisdaten Arbeitsauftrag und Vorbeugende Instandhaltung“ sowie auf den Seiten Ausgeführte Aktionen und Ursachen.)
Hinweis: Zusätzlich zu den oben beschriebenen Anforderungen, muss ein für einen externen Service gesendeter Artikel natürlich im Bestand sein, bevor er zusammen mit der Kundenauftragsabwicklung gewählt werden kann. Wenn ein externer Serviceauftrag von einem Arbeitsauftrag vorbereitet wird (siehe Option 1 im folgenden Abschnitt), muss gegebenenfalls der Artikel im Bestand empfangen werden, während eine Bestellanforderung erstellt wird.
Der Prozess der externen Serviceauftragsbearbeitung verfügt über drei Optionen, einen externen Serviceauftrag zu erstellen.
Wenn es sich bei dem Artikel um einen Artikel mit Serien- oder Chargenverfolgung handelt, muss die entsprechende Serien- oder Chargenverfolgungsnummer verfügbar sein, um den Artikel reservieren und an den Lieferanten liefern zu können. Diese Spalte kann bei der Auftragserteilung leer bleiben, doch eine Angabe ist nötig, bevor die Artikel reserviert werden können. Beim Verwenden einer Einstellung, wo die Seriennummern im Lagerbestand normalerweise nicht verfolgt werden, muss die spezifische Seriennummer für den Service im Lager identifiziert werden, bevor sie reserviert und an den Lieferanten geliefert werden kann. Dies gilt für alle unten beschriebenen Optionen.
Die Verwendung eines vorhandenen Arbeitsauftrags bietet eine Möglichkeit für den Prozess. Auf der Seite Arbeitsauftrag bearbeiten in IFS/Arbeitsauftragsmanagement können Sie den entsprechende Arbeitsauftrag vorbringen, eine Instandhaltungsbestellanforderung für den externen Service für den fehlerhaften Artikel erstellen und dann die Anforderung entweder in eine Angebotsanfrage (RFQ) oder direkt in eine Bestellung umwandeln. Andere erforderliche Schritte, wie z. B. Empfangen des Artikels im Bestand und Auswählen eines Serviceanbieters hierfür, können ebenfalls hier vorgenommen werden.
Manchmal werden externe Services, wie z. B. Reparatur/Überholung, nicht von einem Arbeitsauftrag angefordert. In diesem Fall können Sie einen externen Serviceauftrag von einer Bestellanforderung auf der Seite Bestellanforderung in IFS/Einkauf erstellen. Das Verfahren folgt den gleichen Schritten, die zur Verwendung einer Anforderung zum Kauf eines Artikels erstellt wird, mit der Ausnahme, dass der Auftragscode 6 (Externer Serviceauftrag) verwendet werden muss. Wenn die Anforderung durchgeführt wurde, kann sie entweder in eine Angebotsanfrage oder direkt in eine Bestellung umgewandelt werden.
Wenn entschieden wird, Angebote anzufordern, muss beachtet werden, dass eine Angebotsanfrage für externe Services nur auf der Basis einer Bestellanforderung mit dem Auftragscode 6 erstellt werden kann. Entsprechend kann ein Angebot nur in eine Bestellung mit Bestellcode 6 umgewandelt werden, wenn die Angebotsanfrage für das Angebot aus einer Bestellanforderung mit Bestellcode 6 erstellt wurde.
In einigen Fällen sollen gegebenenfalls externe Serviceaufträge ohne Zwischenschritte erstellt und freigegeben werden, weil mit Zeiteinschränkungen gearbeitet werden musste oder weil ein schon lange bestehender Vertrag mit einer externen Reparaturwerkstatt besteht. In einem solchen Fall kann ein externer Serviceauftrag von einer neuen Bestellung erstellt werden. Wie in der vorherigen Option muss der Auftragscode 6 (Externer Serviceauftrag) verwendet werden.
Wenn eine Bestellposition für einen Artikel erstellt wird, der für einen externen Service (wie angegeben durch Auftragscode 6 in der Kopfzeile der Bestellung) gesendet werden soll, wird der Artikel automatisch als Komponente mit der Position verknüpft, wenn die Position gespeichert wird. Wenn die Bestellung freigegeben wird, wird die Kundenauftragsabwicklung gestartet, und es wird ein Kundenauftrag ohne Berechnung, der mit der Bestellung verknüpft ist, mit allen notwendigen Dokumenten für die Lieferung des Artikels erstellt. Der Kundenauftragstyp, der für den angegebenen Typ der externen Dienstleistung definiert worden ist, wird verwendet.
Unter den drei Eingangs- und Empfangsszenarios ist das grundlegendste die Rücksendung des gleichen Artikels, das gesendet wurde (gleiche Artikelnummer und gegebenenfalls Serien- und/oder Los/Stapelnummer). Nach der physischen Lieferung des Artikels besteht der erste Schritt darin, im System zu erfassen, dass der Artikel eingegangen ist. Das Erfassen des Eingangs bedeutet, dass dem Artikel ein Status der Eingangsposition zugewiesen wird, der von der Standard-Wareneingangsart abweichen kann. Wenn die Standard-Wareneingangsart keine Qualitätsprüfung umfasst, kann dieser Fall immer überschrieben werden und trotzdem ein Artikel in die Qualitätsprüfung übermittelt werden. Alle Eingänge werden auf der Seite Eingänge erfassen verarbeitet.
Je nach Wareneingangsart wird der Artikel entweder zur Qualitätsprüfung oder in den Bestand übermittelt. Wenn der externe Serviceauftrag nicht von einem Arbeitsauftrag abstammt, ist der Prozess abgeschlossen. Andernfalls muss zum Arbeitsauftrag zurückgekehrt und der Arbeitsauftrag durch Erfassen dazugehöriger Informationen, wie z. B. Fehlertyp und Ursache für Fehler, geschlossen werden. Auf diese Weise kann der Arbeitsauftrag als ein nützlicher Historiedatensatz als zukünftige Referenz dienen.
Eine Abweichung vom ersten Eingangs- und Empfangsszenario ist die Rücksendung eines Austauschteils mit einer anderen Artikel-, Serien- und/oder Los/Stapelnummer. Dieser Prozess weicht nur ab, wenn Sie die Eingangsbedingungen ändern müssen, das bedeutet, die Artikel-, Serien- und/oder Los/Stapelnummer, den Zustandscode und den Typ der externen Dienstleistung des Ersatzartikels erfassen. Abgesehen davon folgt der Prozess den gleichen Schritten wie im direkten Reparaturfall. Eine wichtige Voraussetzung zu diesem Szenario besteht darin, dass das Austauschteil als eine gültige Alternative zum ursprünglichen Artikel definiert wurde. Dies geschieht auf der Seite Alternativer Einkaufsartikel Basisdaten, auf das Sie von der Seite Lieferant für Einkaufsartikel aus durch Auswahl von Alternative Einkaufsartikel zugreifen können.
In diesem Eingangs- und Empfangsszenario bietet der Lieferant ein Austauschteil an, bevor dem Lieferanten der fehlerhafte Artikel zur Reparatur gesendet wird. Wenn der Artikel repariert ist, wendet sich der Lieferant wieder an Sie. Zu diesem Zeitpunkt wird die Leihgabe an den Lieferanten zurückgesendet. Auch hier muss das Austauschteil als eine gültige Alternative zum ursprünglichen Artikel definiert worden sein.
Um eine Leihgabe eines Austauschteils zu initiieren, muss die vorhandene Bestellung und Bestellposition für den Artikel, der werden repariert muss, zurückgesendet sowie durch eine Kontextmenüoption angegeben werden, welches Austauschteil im Voraus und bis zu welchem Zeitpunkt erhalten werden soll. Das System erstellt dann neben der Bestellposition für den zu reparierenden Artikel eine neue Bestellposition für den verliehenen Artikel.
Wenn der Lieferant den Artikel nicht reparieren kann, können Sie den Artikel am Lieferantenstandort als Ausschuss von der Bestellung deklarieren. Dies kann sowohl für einen statistischen Grund als auch für einen finanziellen Grund gemacht werden. Wenn die Artikel am Lieferantenstandort als Ausschuss deklariert werden, wird der Wert des Artikels von einem WIP-Konto (Aufgabe in Bearbeitung) zu einem Ausschusskonto verschoben.
Auf dem Datensatz "Bestandsartikel" kann ausgewählt werden, ob der Artikelwert überhaupt berücksichtigt werden soll oder ob die Kosten des Service dem Artikelwert hinzugefügt werden sollen. Die folgenden Aufzählungen erklären diese zwei Einstellungen.
Buchungsereignis |
Bezeichnung |
Soll |
Haben |
|
ARR-COMP |
Eingang von Reparaturbestellung - Reparierter Artikel (Eingang des Serviceartikels in den Bestand) |
M1 |
M15 |
|
ARR-NONINV |
Erfassen von Bestelleingängen (nicht bestandsbezogen) |
M92 |
M91 |
Die Lieferantenrechnung für den Service wird gegen den Wert der Transaktion ARR-NONINV abgeglichen.
Buchungsereignis |
Bezeichnung |
Soll |
Haben |
|
ARR-COMP |
Eingang von Reparaturbestellung - Reparierter Artikel (Eingang des Serviceartikels in den Bestand) |
M1 |
M15 |
|
ARR-REPAIR |
Eingang von Reparaturbestellung - Servicekosten |
M15 |
M10 |
Die Lieferantenrechnung für den Service wird gegen den Wert der der Transaktion ARR-REPAIR abgeglichen.
Wenn die Eingangsdaten bearbeitet sind (d. h., wenn ein Austausch durchgeführt wurde), wird die Transaktion ARR-COMP durch einen anderen Transaktionscode ersetzt. Wenn die Artikelnummer geändert wird, wird eine Transaktion PARTSWAP erstellt. Wenn nur die Serien- oder Los/Stapelnummer geändert wird, wird eine Transaktion SERLOTSWAP gebucht.