Teilnehmer für Schulungsveranstaltung erfassen
Erläuterung
Diese Aktivität wird verwendet, um Mitarbeiter als Teilnehmer für eine Schulungsveranstaltung anzumelden. Dies erfolgt unter Schulungsveranstaltung/Teilnehmer. Die Teilnahme der Mitarbeiter kann unter „Schulungsveranstaltung/Teilnehmer“ bestätigt werden.
Teilnehmer können nur angemeldet werden, wenn der Status der Schulungsveranstaltung Veröffentlicht oder Bestätigt lautet.
Diese Aktivität enthält die folgenden Optionen:
- Bestätigen: Ändert den Teilnehmerstatus von Angemeldet in Bestätigt. Diese Option wird erst aktiviert, nachdem die Trainingsveranstaltung bestätigt wurde.
- Benachrichtigen - Mit diesem Status wird kenntlich gemacht, dass die Teilnehmer über die Schulungsveranstaltung benachrichtigt wurden.
- Mit Teilnehmen ändern Sie den Teilnehmerstatus von Bestätigt in Teilgenommen.
- Mit Stornieren stornieren Sie die Reservierung (nehmen den Teilnehmer aus der Schulungsveranstaltung heraus).
- Teilnehmerzuordnung - abgeschlossenene Schul.veranst. - Hiermit können Teilnehmer eingefügt und gespeichert werden, selbst wenn die Veranstaltung als "Abgeschlossen" gilt.
- Schulungsgebühr berechnen - Mit dieser Option wird die Schulungsgebühr anhand der Einstellung auf der Registerkarte Schulungsveranstaltung/Allgemein. Damit diese Option aktiviert wird, müssen die Schulungsveranstaltung und die Teilnehmer den Status „Bestätigt“ haben.
- Diplome - Mithilfe dieser Option werden Diplome für die Schulungsveranstaltung ausgedruckt.
- Kurs - Bestätigung - Mithilfe dieser Option werden Bestätigungsschreiben für die Schulungsveranstaltung ausgedruckt.
- Kurs - Einladung - Mithilfe dieser Option werden Einladungen für die Schulungsveranstaltung ausgedruckt.
- Kurs - Stornierung - Mithilfe dieser Option werden Informationsschreiben gedruckt, die darüber informieren, dass die Schulungsveranstaltung storniert wurde.
- Teilnehmerliste - Mithilfe dieser Option wird eine Teilnehmerliste für die Schulungsveranstaltung ausgedruckt.
Eine zusätzliche Option ist im Abschnitt „Warteliste“ verfügbar. Diese Option „Erfassen“ dient zum Verschieben einer Person aus der Warteliste zu Teilnehmer(d. h. zum Erfassen als Teilnehmer). Darüber hinaus kann mit der Option „Erfasst“ eine Person aus der Warteliste in die Teilnehmerliste verschoben werden.
Hinweis:
- Sie können das Aussehen der Ausdrucke im Fenster Berichtsschemata oder Berichtsschema anpassen. Es stehen vier Standardschemata zur Verfügung. Externe Teilnehmer müssen mit einem Kunden in der Registerkarte Externe Teilnehmer/Allgemein verknüpft sein. Die Dokumentenadresse zu dem Kunden wird für den externen Teilnehmer verwendet.
- Alle Änderungen des Teilnehmerstatus können sich auf den Status des Schulungsplans für Mitarbeiter auswirken. Beispiel: Beim Stornieren eines Teilnehmerstatus in Schulungsveranstaltung/Teilnehmer wird der Status in Schulungsplan/Mitarbeiter von Terminiert in Geplant geändert.
- Wenn beim Erfassen der Schulungsveranstaltung keine Plätze verfügbar sind, wird eine entsprechende Meldung angezeigt. Der Teilnehmer kann durch Klicken auf die Schaltfläche „OK“ in die Warteliste aufgenommen werden.
- Wenn ein Teilnehmer in der Warteliste erfasst ist (Teilnehmerstatus ist Warteliste), werden die nächsten erfassten Teilnehmer auch der Warteliste hinzugefügt, obwohl es verfügbare Plätze in der Schulungsveranstaltung gibt. In diesem Fall werden die verfügbaren Plätze von dem in der Warteliste erfassten Teilnehmer belegt.
- Die Schulungshistorie des Mitarbeiters/internen Teilnehmers (Mitarbeiterstamm Strat. HR/Schulungshistorie im Mitarbeiterentwicklungsmodul) wird automatisch aktualisiert, wenn der Teilnehmerstatus Teilgenommen und der Status der Schulungsveranstaltung Abgeschlossen lautet. Wenn die Schulungsveranstaltung aus mehreren Kursen besteht, erstellt das System die Historie auf Grundlage der in Registerkarte Kursangebot angegebenen Daten (eine Ausnahme bilden Kurssegmente, bei denen dieselben Kurse mehr als einmal in einer Veranstaltung verwendet wurden).
- In den folgenden Fällen wird eine Benachrichtigungs-E-Mail versendet:
- Das System benachrichtigt Teilnehmer und Vorgesetzte per E-Mail, dass ihre Anmeldungen für die Veranstaltung bestätigt sind. Dadurch wird der Status in Bestätigt geändert.
- Das System benachrichtigt Teilnehmer per E-Mail, die zuvor auf der Warteliste waren, dass sie jetzt zu der Veranstaltung angemeldet sind, und bittet um Bestätigung. Der Teilnehmerstatus muss Angemeldet lauten.
- Das System benachrichtigt Teilnehmer per E-Mail, dass sie für die Veranstaltung auf die Warteliste gesetzt wurden.
- Ein neuer Teilnehmer kann nicht in der Teilnehmer- oder Warteliste erfasst werden, wenn der Status der Schulungsveranstaltung Abgeschlossen lautet.
- IFS fügt automatisch die Schulungshistorie (eines Mitarbeiters in dem Mitarbeiterstamm) hinzu, wenn der Mitarbeiter eine Schulungsveranstaltung abschließt. Dazu muss der Teilnehmerstatus Teilnehmer lauten und der Status der Schulungsveranstaltung muss Abgeschlossen lauten. Wenn die Veranstaltung mehr als einen Kurs umfasst, steht eine Historie aller Veranstaltungsdaten auf der Registerkarte Kursangebot der Schulungsveranstaltung zur Verfügung.
Voraussetzungen
Mitarbeiter und externe Teilnehmer müssen erfasst sein.
Auswirkungen
Keine.