Abwesenheit erfassen
Erläuterung
Diese Aktivität dient zur Erfassung der Abwesenheit eines ausgewählten Mitarbeiters. Die Fehlzeit kann im Abschnitt Fehlzeit/Fehlzeiten erfasst werden. Fehlzeitendatensätze können auch durch Übermittlung genehmigter Urlaubsanträge auf der Unterseite ?Fehlzeit/Urlaubsanträge? generiert werden.
Hinweis: Wenn ein Urlaubsantrag genehmigt ist, werden automatisch Fehlzeitendatensätze im Abschnitt Fehlzeit/Fehlzeiten erstellt, vorausgesetzt die Option Übernahme nach Genehmigung für den Fehlzeitentyp auf der Seite Fehlzeitentyp ist aktiviert. Auch wenn die Fehlzeit von Mitarbeitern über ein Zeiterfassungsterminal usw. mithilfe von Lohnarten/Fehlzeit erfasst wird, wird ein entsprechender Datensatz in der Registerkarte ?Fehlzeit/Fehlzeiten? erstellt, sofern die Lohnarten/Fehlzeit mit Fehlzeitentypen verknüpft sind.
Hinweis:
- Im Feld Fortsetzungs-ID können Sie die Abwesenheits-ID einer bereits erfassten Abwesenheit eingeben, um zwei Abwesenheitsperioden zu gruppieren.
- Wenn die Option Masch. Verwendung Anspruch für die Fehlzeitengruppe auf der Seite Fehlzeitengruppe/ Definition Anspruch ausgewählt ist, wird das Dialogfeld Zuordnung Anspruch geöffnet, wenn Sie auf Speichern klicken.
Hinweis: Alle Fehlzeitentypen, die auf der Seite Fehlzeitengruppe/Definition Anspruch eingegeben wurden, erfordern die Verwendung von Grenzwerten. Wenn der Fehlzeitentyp als Haupterfassungstyp in dieser Registerkarte definiert wurde, können die zugeordneten Ansprüche für Fehlzeitentypen bei der Erfassung von Fehlzeiten verwendet werden. Andernfalls können Sie nur die Grenzwerte verwenden, die dem entsprechenden Abwesenheitstyp zugewiesen wurden, den Sie verwendet haben.
- Bei Urlaubsanträgen wird die Historie Statusänderung aktualisiert.
Um die Details der Statusänderung eines Abwesenheitsantrags zu sehen, kann der Anwender auf die Schaltfläche Historie Statusänderung klicken. Der Status des Abwesenheitsantrags, wer die Statusänderung vorgenommen hat und wann dies geschehen ist, wird angezeigt.
Voraussetzungen
Die Durchführung der Aktivität setzt Folgendes voraus:
- Für den Mitarbeiter muss auf der Unterseite Mitarbeiterstamm/Beschäftigung eine Beschäftigungsperiode erfasst sein. Abwesenheit kann nur innerhalb der Beschäftigungsperioden erfasst werden.
- Fehlzeitentypen müssen bereits auf der Seite Fehlzeitentyp definiert worden sein. Es können nur Fehlzeitentypen für die Erfassung von Fehlzeiten verwendet werden, bei denen die Option Erfassung aktiviert ist.
- Wenn Sie Abwesenheit in einer Periode erfassen möchten, die bereits genehmigt oder übertragen wurde, benötigen Sie eine Zugriffsrolle mit einem höheren oder identischen Berechtigungsebene als der Mitarbeiter, der die Anwesenheitsdatensätze genehmigt bzw. in die Personalabrechnung übertragen hat.
Berechtigungsebenen sind mit Attributen in einer Zugriffsrolle verknüpft, die auf der Seite Vorgesetzter - Zugriffseinrichtung gewährt wird.
Wenn bereits Anwesenheitsdatensätze übertragen wurden, benötigen Sie auch eine Zugriffsrolle mit Zugriff auf das Zugriffsattribut TimePersTransResult.
Auswirkungen
Ergebnis dieser Aktivität:
- Ein Fehlzeitenintervall, das jeder Fehlzeit entspricht, wird im Abschnitt Zeitkarte/Intervall erstellt.
- Ein Anwesenheitsergebnis (das dem Fehlzeitenintervall entspricht) wird in der Registerkarte Zeitkarte/Ergebnis generiert.
Hinweis: Das Ergebnis enthält die Anzahl an Stunden für die Lohnart/Fehlzeit, die mit dem Fehlzeitentyp verknüpft ist, sowie die Anzahl an Stunden für die Lohnarten vom Typ ?Information?, die mit der Typ Fehlzeitenperiode und dem Zeitraum Fehlzeitengruppe auf der Seite Definition Fehlzeitenperiode verknüpft sind.
- Wenn die Fehlzeit an einem bereits genehmigten Tag erfasst ist, wird die Option Aktualisiert auf der Karte des bestimmten Tages auf der Seite Zeitkarte - Tag ausgewählt. Infolge der Aktualisierung der Abwesenheit für einen autorisierten Tag wird der Tag autorisiert, falls er noch nicht abgeschlossen ist.
- Wenn die Fehlzeit für einen bereits übertragenen Tag erfasst wird, wird die Seite Übertragene Ergebnisse ändern mit dem neuen Ergebnis aktualisiert, sofern der Tag abgeschlossen ist.
- Wenn die Funktion RYEAR mit dem erfassten Abwesenheitstyp verknüpft ist, werden die Abwesenheiten anhand der für die Funktion verwendeten Parameter berechnet. Diese Fehlzeiten werden auf der Registerkarte Fehlzeit/Steuerung Häufigkeit aufgelistet.Damit ermöglicht diese Registerkarte die Anzeige von Detailinformationen darüber, wie oft eine Abwesenheit während eines bestimmten Zeitraums auftrat, sowie die Maßnahmen, die gemäß der Art des Auftretens der Fehlzeit generiert wurden. Die Berechnung der Abwesenheitshäufigkeit erfolgt jedes Mal, wenn ein Abwesenheitsdatensatz erfasst wird. Daher wird für jede Fehlzeiten-ID, die im Abschnitt Fehlzeit/Fehlzeiten erfasst ist, die Anzahl der Fehlzeiten separat gezählt.
Wenn die Fehlzeitentypen und -gruppen auf der Seite Definition Fehlzeitenperiode mit Lohnarten/Fehlzeit verknüpft sind, werden auf der Seite Zeitkarte Anwesenheitsdatensätze erstellt. Abhängig davon, ob die Anwesenheitszeitbasis des Mitarbeiters zeiterfassungsgesteuert oder ergebnisbezogen ist, werden jeweils im Abschnitt ?Zeitkarte/Intervalle? bzw. ?Zeitkarte/Ergebnis? Datensätze erstellt.
- Wenn die Fehlzeitentypen so konfiguriert sind, dass Aktionen gemäß der erfassten Abwesenheit generiert werden, werden die Details der Aktionen auf der Unterseite ?Fehlzeiten/Fehlzeiten - Maßnahme? aufgelistet. Wenn die erfasste Fehlzeitendauer im Abschnitt ?Fehlzeit/Fehlzeiten? in Unterperioden unterteilt wurden, werden im Abschnitt ?Fehlzeit/Fehlzeiten Abschnitt-> Schaltfläche Fehlzeitendetails (Seite Fehlzeitenperiode)->Abschnitt Maßnahmen für jede Unterperiode aufgelistet.
- Wenn die Systemereignisse so konfiguriert sind, dass für Fehlzeitenmaßnahmen E-Mails erzeugt werden, wird auch eine E-Mail an den Vorgesetzten des Mitarbeiters gesendet, sofern die Maßnahme erfasst ist.
- Wenn der Abwesenheitstyp mit einer Lohnart verknüpft ist, die einen anderen Erfassungsmodus als Normal enthält, werden Intervalle und Ergebnisse nicht direkt erstellt. Stattdessen werden sie als Mitarbeiterabweichung erstellt.
- Der Fehlzeitendatensatz wird in den folgenden Szenarien auf die Abwesenheitsgrenzzeiträume aufgeteilt.
Überschreitet der Urlaubsantrag den Zeitraum der Abwesenheitsgrenze, so wird die Abwesenheit bei der Genehmigung des Antrags aufgeteilt. Direkte Abwesenheitsregistrierungen werden mit dem Abschluss der Abwesenheitsregistrierung auf Grenzzeiträume aufgeteilt.
In beiden Szenarien wird die Fehlzeitenfolgenummer entsprechend aktualisiert.