Ein Beschaffungskategoriensortiment wird verwendet, um in einer Baumstruktur ähnliche Produkte, Dienstleistungen und Lieferanten in Kategorien zu gruppieren. Diese Aktivität dient zum Definieren von Vertretern, die für verschiedene Bereiche verantwortlich sind, die sich auf die Kategorie beziehen. Einer der Vertreter sollte als Hauptvertreter für die Kategorie eingerichtet werden.
Die Vertreter könnten entweder für die Kategorie global in der Organisation oder für die Kategorie innerhalb einer bestimmten Firma verantwortlich sein. Wenn ein lokaler Vertreter für eine Firma definiert wurde, wird dieser vor dem globalen Vertreter verwendet.
Wenn Sie Vertreter für eine Kategorie in der Struktur definieren, übernehmen alle Unterknoten die eingerichteten Vertreter. Sie können jedoch die übernommenen Vertreter auf jeder Ebene überschreiben.
Als Ergebnis dieser Aktivität werden die für die verschiedenen Beschaffungskategorien verantwortlichen Personen und ihre Rollen definiert und beispielsweise als Dimension verwendet, wenn die Ausgaben für die Kategorie analysiert werden.