Dieser Prozess dient zum Eingeben, Drucken und Versenden von Lieferantenschecks an die Lieferanten. Der Prozess beginnt mit dem Eingeben des Schecks auf der Seite Lieferantenscheck. Der Scheck wird mit den Rechnungen ausgeziffert, die er abdeckt. Nach dem Speichern des Schecks wird eine Zahlung und darüber hinaus in der Wartetabelle in IFS/Buchungsregeln ein Beleg erstellt. Die ausgezifferten Rechnungen werden bezahlt und die Lieferantenverbindlichkeit von den Rechnungen (IP1) entfernt. Es wird jedoch eine neue Lieferantenverbindlichkeit (PP21) angezeigt, die vom eingegebenen offenen Lieferantenscheck repräsentiert wird. Wird der Scheck nicht komplett mit Rechnungen abgeglichen, wird der restliche, nicht ausgezifferte Teil als Akontozahlung (PP30) oder als Anzahlung (PP37) gespeichert. Dieser kann später mithilfe der Funktion "Lieferantenausgleich" mit Rechnungen abgeglichen werden. Wenn der Steuertyp „Zahlung“ ist, ist es möglich, den richtigen Steuerwährungskurs anzuwenden. Daraus resultiert ein Kursgewinn oder -verlust, für den die Buchungstypen PP62 oder PP61 verwendet werden.Nach der Eingabe lautet der Status des Schecks „Erstellt“. Der offene Lieferantenscheck ist im Kreditorenbuch mit der zugehörigen Serien-ID und -nummer angegeben.
Als Nächstes werden die Lieferantenschecks gedruckt und an die Lieferanten gesendet. Dies erfolgt ebenfalls über die Seite Lieferantenscheck.
Je nachdem, wie die Basisdaten auf der Seite Zahlungsformulare eingerichtet wurden, gelten Schecks als bei Ausdruck eingelöst oder auf ein Interimskonto gebucht, bis die Bestätigung vom Finanz- oder Geldinstitut eingeht, dass der Scheck eingelöst wurde. Beim Drucken der Schecks wird ein Beleg mit Buchungen für die Kreditorenbuchhaltung und, falls verwendet, für das Durchgangskonto generiert. Das Durchgangskonto ist ein vorläufiges Konto, auf dem Schecks bis zur Einlösung durch die Bank verbucht werden. Wenn die Schecks als eingelöst gemeldet sind, wird ein weiterer Beleg erstellt, mit dem die Buchung auf das Durchgangskonto storniert und das Finanzmittelkonto belastet wird. Schecks können nachgedruckt werden. Erfolgen Zahlungen per Scheck, wird vom System eine eindeutige Zahlungs-ID mit der Zahlungsart "Scheckzahlung" erstellt. Nachdem die Rechnungen mit der Zahlung ausgeziffert sind, werden den ausgezifferten Rechnungen und der Zahlung eine eindeutige Auszifferungs-ID und ein Auszifferungsdatum zugeordnet. Diese Auszifferungs-ID wird in den entsprechenden Anfragen und Berichten sowohl bei Rechnungen als auch bei Zahlungen angezeigt. Dadurch lässt sich problemlos feststellen, welche Zahlungen in Verbindung mit welchen Rechnungen stehen.
Es kann die Anzahl der Rechnungen angegeben werden, die pro Zahlungsvorgang auf jedem Scheck gedruckt werden sollen, die Anzahl der Schecks pro Zahlungsempfänger pro Vorgang sowie jegliche Stornierungsmaßnahmen für den ersten Scheck, d. h. die Summe aller Scheckformulare, die auf dem letzten Scheck gedruckt worden sind. Diese Informationen sollten angegeben sein, bevor die Funktion "Manuelle Lieferantenzahlung per Scheck" verwendet wird. Dieser Prozess dient zum Verarbeiten von Funktionen beim Stornieren gedruckter Schecks, zum Nachdrucken von zuvor gedruckten Schecks und zum Korrigieren von Schecks, die z. B. falsch eingelöst wurden.
Mit einer Funktion innerhalb des Prozesses "Manuelle Lieferantenzahlung per Scheck" werden Lieferantenausgleiche zwischen Rechnungen und Gutschriften, zwischen Akontozahlungen und Rechnungen, zwischen Anzahlungen und Rechnungen und gegen geparkte Zahlungen verarbeitet. Die Verrechnung führt nicht zu Cashflows in den Bankkonten, und der Gesamtbetrag muss immer gleich Null sein.
Laser-Schecks können gedruckt werden, indem auf der Seite Zahlungsformulare „Laser-Scheck“ als Scheckvorlage angegeben wird. Dadurch werden die Textfelder so formatiert, dass sie auf standardmäßigen Laser-Scheckformularen richtig gedruckt werden.
Hinweis: Vor der Eingabe von Informationen müssen Sie prüfen, ob die erforderlichen Basisdaten gemäß den Anweisungen in „Basisdaten für das Rechnungswesen definieren“/Prozess „Basisdaten für die Kreditorenbuchhaltung eingeben“, eingerichtet wurden.