Dieser Prozess dient zur automatischen Lieferantenzahlung mit Scheck. Der Prozess beginnt mit der Generierung eines Zahlungsvorschlags, der auf Kriterien wie Zahlungszeitraum, Währung oder zu berücksichtigenden Lieferanten basiert. Es können bestimmte Rechnungen ausgewählt und Gutschriften sowie Skonti berücksichtigt werden. Die Auswahl kann anhand unterschiedlicher Kriterien erfolgen. Der Anwender kann auch einen leeren Vorschlag erstellen und Rechnungen manuell eingeben. Es können nur genehmigte Rechnungen ausgewählt werden. Der Zahlungsvorschlag muss bestätigt und ein Zahlungsauftrag mit Scheck als Zahlungsmethode erstellt werden, um mit dem Druck der Schecks beginnen zu können. Bei Rechnungseingabe kann ein Scheckabwicklungscode eingegeben werden. Diese Codes werden verwendet, wenn Schecks in einer bestimmten Sortierreihenfolge gemäß Priorität gedruckt werden. Wenn die Zahlung mit Rechnungen ausgeziffert ist, werden den Rechnungen und der Zahlung eine eindeutige ID und ein Auszifferungsdatum zugeordnet.
Je nachdem, wie die Basisdaten auf der Seite Zahlungsformulare beim Eintrag eingerichtet sind, werden Schecks beim Ausdruck als eingelöst betrachtet oder auf ein Interimskonto übertragen, bis eine Bestätigung von einem Finanzinstitut oder einem Geldinstitut eingegangen ist, die besagt, dass der Scheck eingelöst wurde. Beim Drucken von Schecks wird ein Beleg mit Buchungen für die Kreditorenbuchhaltung und, falls verwendet, für das Durchgangskonto generiert. Das Durchgangskonto ist ein vorläufiges Konto, auf dem Schecks bis zur Einlösung durch die Bank verbucht werden. Wenn die Schecks als eingelöst gemeldet sind, wird ein weiterer Beleg erstellt, mit dem die Buchung auf das Durchgangskonto storniert und das Finanzmittelkonto belastet wird. Einmal gedruckte Schecks können nachgedruckt werden. Erfolgen Zahlungen per Scheck, wird vom System eine eindeutige Zahlungs-ID mit der Zahlungsart "Scheckzahlung" erstellt.
Es kann die Anzahl der Rechnungen angegeben werden, die pro Zahlungsvorgang auf jedem Scheck gedruckt werden sollen, die Anzahl der Schecks pro Zahlungsempfänger pro Vorgang sowie jegliche Stornierung des ersten Schecks, d. h. die Summe aller Scheckformulare, die auf dem letzten Scheck gedruckt worden sind. Diese Informationen sollten angegeben sein, bevor die Funktion "Automatische Lieferantenzahlung mit Scheck" verwendet wird. Dieser Prozess dient zur Verarbeitung von Funktionen zum Stornieren gedruckter Schecks, zum Nachdrucken von zuvor gedruckten Schecks und zum Korrigieren von Schecks, die z. B. falsch eingelöst wurden.
Mit einer Funktion innerhalb des Prozesses "Scheckzahlung" werden Lieferantenausgleiche zwischen Rechnungen und Gutschriften, zwischen Akontozahlungen und Rechnungen, zwischen Anzahlungen und Rechnungen und gegen geparkte Zahlungen verarbeitet. Die Verrechnung führt nicht zu Cashflows in den Bankkonten, und der Gesamtbetrag muss immer gleich Null sein.
Obwohl jede Zahlung immer von einer einzelnen Firma vorgenommen wird, können ein Zahlungsvorschlag, ein Zahlungsauftrag, eine Datei, eine Dokumentausgabe oder eine Bestätigung für jene Firma Rechnungen und Akontozahlungen von anderen Firmen miteinschließen. In der Zahlung miteingeschlossene Firmen müssen die Zahlungsmethoden unterstützen, die von der bezahlenden Firma verwendet werden. Wenn auf einer Rechnung spezifische Zahlungsanweisungen vorhanden sind, werden diese immer verwendet, unabhängig davon, welche Werte für den Lieferanten der Firma, die die Zahlung vornimmt, als Standardwerte eingerichtet wurden. Ansprüche und Verbindlichkeiten zwischen Firmen werden automatisch erstellt, um die Beziehung zwischen den beteiligten Firmen abzudecken.
Hinweis: Prüfen Sie vor der Eingabe von Informationen, ob die Basisdatenanforderungen (BDA) gemäß den Anweisungen in „Basisdaten für das Rechnungswesen definieren“, d. h. dem Prozess „Basisdaten für die Kreditorenbuchhaltung eingeben“, eingerichtet wurden.