Dieser Prozess dient zum Erstellen automatischer Lieferantenwechselzahlungen, zum Drucken derselben und zum anschließenden Versenden an Lieferanten. Der Prozess beginnt mit der Generierung eines Zahlungsvorschlags, der auf Kriterien wie Zahlungszeitraum, Währung oder zu berücksichtigenden Lieferanten basiert. Es können bestimmte Rechnungen ausgewählt und Gutschriften sowie Skonti berücksichtigt werden. Die Auswahl kann anhand unterschiedlicher Kriterien erfolgen. Der Anwender kann auch einen leeren Vorschlag erstellen und Rechnungen manuell eingeben. Es können nur genehmigte Rechnungen ausgewählt werden. Der Zahlungsvorschlag muss bestätigt und ein Zahlungsauftrag mit Lieferantenwechsel als Zahlungsmethode erstellt werden, bevor die Wechsel gedruckt werden können. Wenn die Zahlung ausgeziffert ist, werden den ausgezifferten Rechnungen und der Zahlung eine eindeutige ID und ein Auszifferungsdatum zugeordnet.
Je nachdem, wie die Basisdaten auf der Seite Zahlungsformulare beim Eintrag eingerichtet sind, werden Wechsel beim Ausdruck als eingelöst betrachtet oder auf ein Interimskonto übertragen, bis eine Bestätigung von einem Finanzinstitut oder einem Geldinstitut eingegangen ist, die besagt, dass der Wechsel eingelöst wurde. Beim Drucken von Wechseln wird ein Beleg mit Buchungen für die Kreditorenbuchhaltung und, falls verwendet, für das Durchgangskonto generiert. Das Durchgangskonto ist ein vorläufiges Konto, auf dem Wechsel bis zur Einlösung durch die Bank verbucht werden. Wenn der Wechsel als eingelöst gemeldet ist, wird ein anderer Beleg erstellt, mit dem die Buchung auf das Durchgangskonto storniert und das Finanzmittelkonto belastet wird.
Für Wechsel kann auf der Seite Zahlungsformulare definiert werden, dass eine Stempelgebühr zulässig ist. Wenn der für die Erstellung des Wechsels verwendete Wechseltyp für die Stempelgebühr zulässig ist, wird die Stempelgebühr gemäß den auf der Seite Stempelgebühr angegebenen Informationen auf den Wechsel angewendet. Der Wechsel wird in mehrere Teilwechsel untergliedert, wenn der Wechselbetrag den definierten Grenzwert überschreitet. Die Stempelgebühr wird gemäß den Informationen angewendet, die in der Tabelle für alle Wechsel angegeben ist, die erstellt worden sind.
Der letzte Schritt besteht in der Bestätigung, dass der Wechsel vom Lieferanten eingelöst wurde. Dies geschieht auf der Seite Zahlung Allgemein. Dadurch wird sowohl eine Zahlung als auch ein Beleg in der Wartetabelle in IFS/Buchungsregeln erstellt. Die Lieferantenverbindlichkeit (PP26) wird entfernt und auf das Bankkonto (PP1) gebucht. Danach ist der Status des Wechsels "Eingelöst".
Lieferantenwechsel können in der Buchungswährung oder in Euro (EUR) angegeben werden, wenn die Buchungswährung eine Währung der Europäischen Währungsunion (EWU) ist.
Beim Ausziffern eines Lieferantenwechsels mit Rechnungen können EWU-Währungen gemischt werden. Ein Lieferantenwechsel in EUR kann z. B. Rechnungen in DEM oder FRF abdecken.
Obwohl jede Zahlung immer von einer einzelnen Firma vorgenommen wird, können ein Zahlungsvorschlag, ein Zahlungsauftrag, eine Datei, eine Dokumentausgabe oder eine Bestätigung für jene Firma Rechnungen und Akontozahlungen von anderen Firmen miteinschließen. In der Zahlung miteingeschlossene Firmen müssen die Zahlungsmethoden unterstützen, die von der bezahlenden Firma verwendet werden. Wenn auf einer Rechnung spezifische Zahlungsanweisungen vorhanden sind, werden diese immer verwendet, unabhängig davon, welche Werte für den Lieferanten der Firma, die die Zahlung vornimmt, als Standardwerte eingerichtet wurden. Ansprüche und Verbindlichkeiten zwischen Firmen werden automatisch erstellt, um die Beziehung zwischen den beteiligten Firmen abzudecken.
Vor der Eingabe von Informationen müssen Sie prüfen, ob die Basisdaten gemäß den Anweisungen in „Basisdaten für das Rechnungswesen definieren“/Prozess „Basisdaten für die Kreditorenbuchhaltung eingeben“, eingerichtet wurden.