Dieser Prozess dient zur Durchführung von Lieferantenzahlungen mithilfe einer Datei an verschiedene Finanzinstitute bzw. Zahlungsinstitute. Zu Beginn des Prozesses wird ein Zahlungsvorschlag erstellt, der auf Informationen wie Zahlungszeitraum, Währung, Projekte, zu berücksichtigende Lieferanten und Zahlungsart basiert. Dabei können bestimmte Rechnungen ausgewählt und Gutschriften sowie Skonto berücksichtigt werden. Es kann auch ein leerer Vorschlag erstellt und Rechnungen manuell eingegeben werden. Es können nur genehmigte Rechnungen ausgewählt werden. Der Zahlungsvorschlag muss bestätigt und ein Zahlungsauftrag mit Ausgabedaten in Datei oder anderen Medien erstellt werden, je nach Zahlungsformat. Der Zahlungsauftrag kann bei Bedarf gelöscht werden. Zahlungen werden im System erstellt, wenn die Zahlungen ausgeführt worden sind, und gemäß der Dokumentation von den Zahlungsinstituten im System bestätigt. Wenn die Zahlung ausgeziffert ist, werden den ausgezifferten Rechnungen und der Zahlung eine eindeutige ID und ein Auszifferungsdatum zugeordnet.
Es gibt eine Funktion zum Stornieren einer ganzen Zahlung oder eines Teils davon. Beim Stornieren einer Zahlung wird die Zahlung rückgängig gemacht, und Rechnungen und Anzahlungen werden als unbezahlt gebucht. Es können entweder die Gesamtzahlung oder nur bestimmte Rechnungen oder Anzahlungen als unbezahlt gebucht werden.
Es gibt auch Funktionen innerhalb des Prozesses für die Verarbeitung von Lieferantenausgleichen zwischen Rechnungen und Gutschriften, zwischen Akontozahlungen und Rechnungen, zwischen Anzahlungen und Rechnungen und gegen geparkte Zahlungen. Die Verrechnung führt nicht zu Cashflows in den Bankkonten, und der Gesamtbetrag muss immer gleich Null sein.
Obwohl jede Zahlung immer von einer einzelnen Firma vorgenommen wird, können ein Zahlungsvorschlag, ein Zahlungsauftrag, eine Datei, eine Dokumentausgabe oder eine Bestätigung für jene Firma Rechnungen und Akontozahlungen von anderen Firmen miteinschließen. In der Zahlung miteingeschlossene Firmen müssen die Zahlungsmethoden unterstützen, die von der bezahlenden Firma verwendet werden. Wenn auf einer Rechnung spezifische Zahlungsanweisungen vorhanden sind, werden diese immer verwendet, unabhängig davon, welche Werte für den Lieferanten der Firma, die die Zahlung vornimmt, als Standardwerte eingerichtet wurden. Ansprüche und Verbindlichkeiten zwischen Firmen werden automatisch erstellt, um die Beziehung zwischen den beteiligten Firmen abzudecken.
Hinweis: Vor der Eingabe von Informationen müssen Sie prüfen, ob die erforderlichen Basisdaten gemäß den Anweisungen in ?Basisdaten für das Rechnungswesen definieren?/Prozess ?Basisdaten für die Kreditorenbuchhaltung eingeben?, eingerichtet wurden.