Dieser Prozess dient zum Verwalten von Transaktionen in Verbindung mit Lieferantenzahlungen. Der Prozess enthält Funktionen für die Handhabung automatischer Lieferantenzahlungen per Datei, manueller Lieferantenzahlungen über allgemeine Zahlungen, Scheckzahlungen, Lieferantenwechselzahlungen und per Datei geladener Lieferantenzahlungen. Eine Verrechnung zwischen Kunde und Lieferant ist möglich, aber nur, wenn eine Verrechnung vereinbart wurde. Der Prozess enthält außerdem Funktionen für Lieferantenausgleiche, zum Beispiel zwischen Rechnungen und Gutschriften. Die Stornierung von Zahlungen kann gegebenenfalls auch abgewickelt werden. Es gibt einen Unterprozess, in dem Informationen zur Verfolgung und Analyse zu finden sind, z. B. in Bezug auf Anfragen und Berichte.
Die Funktionalität der Zahlung Allgemein wird durch die Unterstützung der Aufteilung der Aufgaben verbessert. Dies wird durch die Steuerung der Transaktionsarten pro Anwendergruppe unterstützt. Wenn Transaktionstypen Zahlung Allgemein auf Basis von Finanzmittelkonto und Benutzergruppe ausgewählt werden sollen, kann in diesem Fenster eine neue Benutzergruppe hinzugefügt werden.
Der Prozess Lieferantenzahlungen umfasst neun Unterprozesse:
Der Prozess Manuelle Lieferantenzahlung wird verwendet, um die Details der manuellen Zahlungen Ihrer Firma an die Lieferanten durch die verschiedenen Zahlungsinstitute zu erfassen. Manuelle Zahlungen werden durch Zahlung Allgemein erfasst. Es ist möglich, zusammen mit den Zahlungen einen Ausgleich einzugeben. Dabei können Rechnungen mit Gutschriften, Akontozahlungen und Anzahlungen verrechnet werden. Es können auch Rechnungen verarbeitet werden, die als geparkte Zahlungen eingefügt wurden, und diese können als bezahlt eingegeben werden. Bei der Eingabe einer manuellen Zahlung wird in der Wartetabelle in IFS/Buchungsregeln automatisch ein Beleg erstellt. Dieser wird mit der nächsten Aktualisierung im Hauptbuch aktualisiert. Es gibt Funktionen, mit denen eine Zahlung ganz oder teilweise rückgängig gemacht werden kann, wenn die Stornierung einer Zahlung erforderlich ist. Beim Stornieren werden Rechnungen und Anzahlungen als unbezahlt gebucht. Dies kann durch Storno und Auszifferung zurücknehmen bei Zahlung Allgemein erreicht werden
Der Prozess Automatische Lieferantenzahlung in Datei wird für über Dateien getätigte Lieferantenzahlungen verwendet. Der Anwender erstellt zunächst einen Zahlungsvorschlag auf der Grundlage bestimmter Daten, z. B. Zahlungstermine, Währung, zu berücksichtigende Lieferanten und Zahlungsart. Es können bestimmte Rechnungen ausgewählt und Gutschriften sowie Skonto berücksichtigt werden. Die Auswahl kann anhand verschiedener Kriterien erfolgen. Der Anwender kann auch einen leeren Vorschlag erstellen und Rechnungen manuell eingeben. Es können nur genehmigte Rechnungen ausgewählt werden. Der Zahlungsvorschlag muss bestätigt und ein Zahlungsauftrag mit Ausgabedaten in Datei oder anderen Medien erstellt werden, je nach Zahlungsformat. Der Zahlungsauftrag kann gegebenenfalls auch gelöscht werden. Zahlungen werden im System erstellt, wenn die Zahlungen gemäß Dokumentation von den Geldinstituten implementiert worden sind.
Der Prozess Automatische Lieferantenzahlung mit Scheck dient zur automatischen Lieferantenzahlungen mit Scheck. Der Anwender erstellt zunächst einen Zahlungsvorschlag auf der Grundlage bestimmter Daten, z. B. Zahlungstermine, Währung, zu berücksichtigende Lieferanten und Zahlungsart. Es können bestimmte Rechnungen ausgewählt und Gutschriften sowie Skonto berücksichtigt werden. Die Auswahl kann anhand verschiedener Kriterien erfolgen. Der Anwender kann auch einen leeren Vorschlag erstellen und Rechnungen manuell eingeben. Es können nur genehmigte Rechnungen ausgewählt werden. Nachdem der Zahlungsvorschlag bestätigt und ein Zahlungsauftrag erstellt wurde, können Schecks gedruckt werden. Je nach Einrichtung der Basisdaten gelten Schecks als beim Ausdruck eingelöst bzw. dann als eingelöst, wenn die Bestätigung über die durchgeführte Zahlung von den Zahlungsinstituten eingegangen ist. Der Prozess enthält außerdem Funktionen zum erneuten Drucken und Stornieren gedruckter Schecks.
Der Prozess Manuelle Lieferantenzahlung mit Scheck dient zur manuellen Eingabe der Schecks, die an Lieferanten gesendet werden sollen. Wenn ein Lieferantenscheck eingegeben wird, kann dieser mit den Rechnungen abgeglichen werden, die vom Lieferantenscheck abgedeckt werden sollen. Bei der Speicherung des Lieferantenschecks wird eine Zahlung erstellt, und in der Wartetabelle in IFS/Buchungsregeln wird automatisch ein Beleg erstellt. Die Forderung aus den Rechnungen wird in den offenen Lieferantenscheck übertragen. Der Lieferantenscheck selbst wird geschlossen, wenn er später vom Lieferanten eingelöst wird.
Der Prozess Automatische Lieferantenwechselzahlung dient zur automatischen Lieferantenwechselzahlung. Der Anwender erstellt zunächst einen Zahlungsvorschlag auf der Grundlage bestimmter Daten, z. B. Zahlungstermine, Währung, zu berücksichtigende Lieferanten und Zahlungsart. Es können bestimmte Rechnungen ausgewählt und Gutschriften sowie Skonto berücksichtigt werden. Die Auswahl kann anhand verschiedener Kriterien erfolgen. Der Anwender kann auch einen leeren Vorschlag erstellen und Rechnungen manuell eingeben. Es können nur genehmigte Rechnungen ausgewählt werden. Nachdem der Zahlungsvorschlag bestätigt und ein Zahlungsauftrag erstellt wurde, kann der Lieferantenwechsel gedruckt werden. Je nach Einrichtung der Basisdaten gelten Lieferantenwechselzahlungen als beim Ausdruck eingelöst bzw. dann als eingelöst, wenn die Bestätigung über die durchgeführte Zahlung von den Geldinstituten eingegangen ist.
Der Prozess Manuelle Lieferantenwechselzahlung dient der manuellen Eingabe von Wechseln, die an Lieferanten versendet werden sollen. Bei der Eingabe eines Lieferantenwechsels kann dieser mit den Rechnungen abgeglichen werden, die von dem Lieferantenwechsel abgedeckt werden sollen. Bei Speicherung der Lieferantenwechselzahlung wird eine Zahlung erstellt, und in der Wartetabelle in IFS/Buchungsregeln wird automatisch ein Beleg erstellt. Die Forderung aus den Rechnungen wird auf den offenen Lieferantenwechsel übertragen. Der Lieferantenwechsel selbst wird geschlossen, wenn er später vom Lieferanten eingelöst wird.
Der Prozess Externe Lieferantenzahlungen in Datei dient zum Erstellen von Lieferantenzahlungen, die der Firma in Form elektronischer Dateien von ihren verschiedenen Geldinstituten gesendet werden. Jede elektronische Datei enthält Informationen zu Soll- und Habentransaktionen für ein bestimmtes Konto und eine bestimmte Währung. Die externen Ladeinformationen werden in eine vorhandene oder neue allgemeine Zahlung geladen. Zur Bestätigung der allgemeinen Zahlung wird eine separate Funktion verwendet. Bei der Freigabe wird die Zahlung angewiesen und ein Beleg mit Buchungen erstellt. Die Standardversion von IFS/Zahlungsverkehr lässt das Laden externer Schnittstellen nicht zu. Diese Logik muss daher in jedem Kundensystem zusätzlich installiert werden.
Der Prozess Verrechnungsmöglichkeiten für Verbindlichkeiten/Forderungen dient zum Verrechnen der Bücher in der Kreditoren- und Debitorenbuchhaltung. Die Verrechnung ist eine Form der Zahlung, bei der Rechnungen, Akontozahlungen und Anzahlungen von einem Kunden mit Rechnungen, Akontozahlungen und Anzahlungen von einem Lieferanten abgeglichen werden. Die Verrechnung ist nur zwischen Kunden und Lieferanten zulässig, die Teil der gleichen Firma sind. Die Verrechnung führt zu zwei Zahlungen, einer für Kunden und einer für Lieferanten. Die Zahlungen werden auf einem speziell für Verrechnungstransaktionen angelegten Finanzmittelkonto verbucht. Mit dem Prozess können auch bereits vorgenommene Verrechnungen storniert werden. Alle Buchungen im Zusammenhang mit einer früheren Verrechnung werden bei der Stornierung automatisch rückgängig gemacht.
Der Prozess Verfolgung und Analyse, Lieferantenzahlungen schließt Anfragen und Berichte ein, die Informationen zu Lieferantendetails und Lieferantenzahlungen bereitstellen. Es gibt auch Verrechnungs- und Scheckanfragen. Auf den Anfrageseiten können Daten lediglich angezeigt werden. Es können keine Daten eingegeben oder geändert werden. Mit der Funktion ?Bericht anfordern? können außerdem verschiedene Berichte gedruckt werden.
Der Prozess Lieferanten-Zinsrückstellung dient zur Berechnung und Verbuchung der Zinsrückstellung für Lieferantenrechnungen. Die Zinsrückstellung für Lieferantenrechnungsraten, die für eine bestimmte Periode überfällig sind, wird durch Erstellen eines Lieferanten-Zinsrückstellungsvorschlags berechnet. Nach Bestätigung des Lieferanten-Zinsrückstellungsvorschlags und Drucken des Lieferanten-Zinsrückstellungsberichts mit den endgültigen Zinsrückstellungsbeträgen sollte ein manueller Beleg zum Buchen der Zinsrückstellung eingegeben werden.