Über den Prozess Lieferantenrechnung eingeben und buchen werden Lieferantenrechnungen bearbeitet. Der Prozess besteht aus fünf Unterprozessen:
Der Unterprozess Eingang Lieferantenrechnung erfassen wird für die erste grundlegende Registrierung eingehender Lieferantenrechnungen im System verwendet.
Neue man. Lieferantenrechnung dient hauptsächlich zur Eingabe von Lieferantenrechnungen, wenn die Kostenbuchungen bekannt sind, kann aber auch zur Eingabe vorläufig gebuchter Rechnungen verwendet werden. Beim Speichern der Rechnung wird ein Beleg für Funktionsgruppe I erstellt. Der Beleg enthält Buchungen für Lieferantenverbindlichkeiten und Steuern. Bei Eingabe einer vorläufigen Rechnung wird der Rechnungsnettobetrag auf ein vorläufiges Kostenkonto gebucht. In diesem Fall werden alle Buchungen automatisch über die Buchungssteuerung erstellt. Wenn die Rechnung direkt mit endgültigen Kostenbuchungen eingegeben wird, enthält der erstellte Beleg ebenfalls die endgültigen Buchungen. Wenn Buchung bei Rechnungserfassung erstellen in „Unternehmen/Firma/Rechnung“ nicht aktiviert ist, werden keine Belege erstellt, wenn die Rechnungen gespeichert werden.
Der Prozess Lieferantenrechnung mit Bestellung abgleichen dient zum Eingeben und Ausziffern von Lieferantenrechnungen mit Wareneingängen und für Preisänderungen bei bereits ausgezifferten Bestellpositionen. Bei der Auszifferung werden die endgültigen Kostenbuchungen für die eingegangenen Auftragspositionen auf Grundlage der mit jeder Auftragsposition verknüpften Buchungsanweisung automatisch auf der Rechnung erstellt.
Beim Ausziffern von Lieferantenrechnungen kann die Funktion für firmenübergreifende Lieferantenrechnungen verwendet werden. Dabei zahlt die Firma den gesamten Rechnungsbetrag, aber die Bestellpositionen gehören zu unterschiedlichen Firmen. In diesem Fall werden die Kosten in Bezug auf jede Bestellposition an die entsprechenden Firmen verteilt. Für diesen Unterprozess ist es erforderlich, dass IFS/Lieferkette installiert ist und Bestellungen eingegeben wurden. Die eingekauften Waren müssen eingegangen und als eingegangen erfasst sein.
Der Prozess Lieferantenrechnung buchen dient zum manuellen Hinzufügen von Kostenbuchungen zu einer Rechnung.
Buchungen eingeben oder vorläufige, bereits eingegebene Kostenbuchungen bestätigen, und die Rechnung speichern. Beim Speichern der Rechnung wird ein Beleg für Funktionsgruppe J erstellt und der Nettobetrag wird vollständig gebucht. Dieser Beleg kehrt die vorläufigen Kosten automatisch um, die im Beleg bei der vorläufigen Eingabe gebucht wurden. Bei Buchungen mit einer direkten Eingabe werden die Kosten direkt gebucht, wenn die Rechnung zum ersten Mal eingegeben wird. Für jede direkte Eingabe der Rechnung wird ein Beleg erstellt, der zur Funktionsgruppe I gehört. Alle mit einer Rechnung verknüpften Belege können nach dem Speichern der Rechnung durch Auswählen des Befehls Belege anzeigen angezeigt werden.
Über den Vorgang Belegeingabe können Periodische Kostenumlagen für den Prozess vorgenommen werden, solange sich der erstellte Beleg mit den endgültigen Buchungspositionen in der Wartetabelle befindet.
Wenn die Steuermethode auf "Zahlung" gesetzt ist, sollte das Konto für die Buchungstypen ein vorläufiges Konto sein. Eine neue Zuweisung zum endgültigen Konto für die Vorsteuer findet statt, wenn die Rechnung bezahlt ist.
Kosten für eine Rechnung können auf mehrere Firmen aufgeteilt werden. Dies ist nützlich, wenn Ihre Firma eine Rechnung bezahlen muss, aber die Kosten zu einer oder zu mehreren angeschlossenen Firmen verteilt werden müssen. Bei Eingabe der endgültigen Kostenbuchungspositionen werden die Firmen für die jeweiligen Kostenbuchungen angegeben. Für eine firmenübergreifende Lieferantenrechnung werden Belege in den empfangenden Firmen erstellt, die zur Beleggruppe D gehören.
Der Unterprozess "Rechnungszahlungen genehmigen" dient zum Genehmigen von Rechnungen zur Zahlung.
Wenn das Kontrollkästchen Lieferantenrechnungsgenehmigung nur durch sep. Funktion in „Unternehmen/Firma/Rechnung“ ausgewählt ist, kann die Genehmigung nur im Fenster Rechnungen zur Zahlung genehmigen erfolgen. Wenn nicht, kann die Genehmigung auch auf der Seite Manuelle Lieferantenrechnung über das Dialogfeld Ratenplan und Skonto vorgenommen werden.
Rechnungen können automatisch genehmigt werden, wenn Automatische Zahlungsgenehmigung in „Unternehmen/Lieferant/Rechnung“ für den Lieferanten auf „Bei endgültiger Buchung“ oder „Wenn gebucht“ gesetzt ist. In diesem Fall darf Lieferantenrechnungsgenehmigung nur durch sep. Funktion in „Unternehmen/Firma/Rechnung“ nicht aktiviert werden. Die Genehmigung kann entfernt werden, nachdem die Rechnung gespeichert wurde.
Die folgenden Genehmigungsmethoden können verwendet werden:
Der Unterprozess Lieferantenrechnung stornieren wird verwendet, um Lieferantenrechnungen zu stornieren.
Lieferantenrechnungsdetails, die nicht als Informationen in mit der Rechnung verknüpften Buchungspositionen enthalten sind, können jederzeit geändert werden. Beispiele für solche Details sind Zahlungsbedingungen und Genehmiger. Wenn Details wie Betrag, Rechnungsnummer oder Lieferant geändert werden müssen, muss die Rechnung storniert und neu eingegeben werden. Die Rechnung kann nur storniert werden, wenn sie noch nicht bezahlt wurde. Bei der Stornierung wird ein Beleg erstellt, der die vorher erstellten Buchungen für die Rechnung umkehrt. Wenn dies abgeschlossen ist, wird ein Dialogfeld mit einer Belegnummer für den Beleg angezeigt.
Die Rechnung ist dann auf den Analyseseiten als storniert markiert. Die Rechnungsnummer kann erneut verwendet werden, d. h., es kann eine neue Rechnung mit derselben Nummer wie die stornierte Rechnung eingegeben werden. Das bedeutet, dass die Analyseseiten beide Rechnungen anzeigen, die diese Nummer haben, aber mit verschiedenen Versionen, nämlich einer stornierten und einer aktuellen Version. Hinweis: Es ist möglich, eingegebene Buchungen von der stornierten Rechnung beim Eingeben einer neuen Rechnung manuell zu kopieren.
Wenn eine Rechnung storniert wird, die mit Bestellpositionen ausgeziffert wurde, werden alle ausgezifferten oder mit dieser Rechnung verknüpften Positionen zurückgesetzt. Abhängig vom verwendeten Prüftyp wird die zu berechnende Menge unterschiedlich behandelt.
Prüfen Sie vor der Eingabe von Informationen, ob die Basisdatenanforderungen (BDA) gemäß den Anweisungen in „Basisdaten für das Rechnungswesen definieren“, d. h. dem Prozess „Basisdaten für die Kreditorenbuchhaltung eingeben“, eingerichtet wurden.