Diese Aktivität dient zum automatischen Ausziffern von Lieferantenrechnungen mit Bestellungen. Der Nettobetrag der Lieferantenrechnung wird mit dem Gesamtbetrag der Bestellung verglichen und mit den entsprechenden Bestellpositionen ausgeziffert. Für jede Differenz innerhalb der angegebenen zulässigen Toleranzen wird eine neue Buchungsposition erstellt. Wenn die Option Immer Toleranzbuchung erstellen auf der Registerkarte Rechnung/Allgemein im Fenster „Unternehmen/Lieferant/Lieferant“ aktiviert ist, wird auch dann eine Buchung erstellt, wenn der Differenzbetrag außerhalb der zulässigen Toleranzen liegt.
Die automatische Auszifferung kann auf drei Ebenen durchgeführt werden: Kopfebene, Liefereingangsebene und Positionsebene.
Beim Ausziffern auf Kopfebene der Bestellung sind die erstellten Buchungspositionen nicht direkt mit den Rechnungspositionen verknüpft. Die Buchungen werden mit dem Gesamtnettobetrag der Rechnung verknüpft. Wenn der Gesamtbetrag der Bestellung nicht mit dem gesamten Rechnungsbetrag übereinstimmt, wird eine zusätzliche Buchungsposition hinzugefügt, um die Rechnung auszugleichen. Das Hinzufügen dieser Position kann automatisch oder manuell geschehen. Wenn der Differenzbetrag innerhalb der gegebenen zulässigen Toleranzen liegt, wird die zusätzliche Buchungsposition automatisch erstellt. Wenn die Option Immer Toleranzbuchung erstellen auf der Registerkarte Allgemein im Fenster „Unternehmen/Lieferant/Lieferant“ aktiviert ist, wird die zusätzliche Buchungsposition auch dann erstellt, wenn der Differenzbetrag außerhalb der zulässigen Toleranzen liegt. Wenn der Differenzbetrag nicht innerhalb der angegebenen zulässigen Toleranz liegt und die Option Immer Toleranzbuchung erstellen deaktiviert ist, sollte die Buchungsposition manuell hinzugefügt werden.
Wenn es mehrere Lieferungen oder Rechnungen für eine einzelne Bestellung gibt, muss die Auszifferung auf der Liefereingangsebene durchgeführt werden, damit automatische Auszifferung möglich ist. Mithilfe von Eingangsreferenzen werden die Bestellungen auf dieser Ebene automatisch ausgeziffert. Sobald die Rechnung mit einer Referenz zu Bestellungen oder Liefereingangsreferenzen gespeichert ist, werden die Buchungen automatisch abgerufen. Die Buchungen werden von der Eingangsbestellposition in IFS Einkauf abgerufen. Die Differenzen zwischen dem Rechnungsbetrag und dem Buchungsbetrag werden genau so behandelt wie oben.
Beim Ausziffern auf Ebene der Bestellpositionen werden mit jeder Bestellposition verknüpfte Kostenbuchungen als einzelne Buchungspositionen zur Rechnung abgerufen. Um Bestellungen auf dieser Ebene auszuziffern, sollten Rechnungspositionen Informationen zur Art der Ware enthalten, die gekauft wurde. Mithilfe von Informationen wie Auftragsnummer, Artikelnummer, Menge und Betrag wird nach den richtigen Auszifferungspositionen gesucht. Wenn alle Auszifferungskriterien einander entsprechen, werden die Positionen als Ausgeziffert markiert. Wenn es Differenzbeträge gibt, werden die Positionen als Mit Differenzbetrag ausgeziffert markiert. Liegt der Betrag innerhalb der Toleranz, werden die Positionen als Mit Differenzbetrag in Toleranz ausgeziffert markiert. Wenn die Mengen nicht übereinstimmen, werden die Positionen als Mit Mengenabweichung ausgeziffert markiert. Wenn für die Positionen keine Übereinstimmung gefunden wurde, werden die Positionen nicht ausgeziffert und mit Auszifferung nicht möglich markiert. Die Differenzen zwischen dem Rechnungspositionsbetrag und dem Buchungspositionsbetrag werden genau so behandelt wie oben. Jegliche Differenz zwischen dem Rechnungsbetrag und dem Buchungsbetrag, die innerhalb der zulässigen Toleranz liegt, wird automatisch der Buchungsposition hinzugefügt, der die Differenz entspricht. Wenn sie nicht innerhalb der zulässigen Toleranz liegt, muss die Differenz manuell hinzugefügt werden.
Wenn eine geladene externe Rechnung Zusatzkosten enthält, muss auf der Eingabedatei angegeben sein, dass die Rechnung Zusatzkosten enthält. Die Zusatzkostenposition wird anhand dieser Informationen automatisch erstellt. Wenn eine Zusatzkostenposition von der Anwendung hinzugefügt wird, sollte die Position als Zusatzkostenposition markiert werden. Dadurch wird die Suche nach der am ehesten entsprechenden Position vereinfacht.
Es können auch Rechnungen mit Referenzen auf Bestellungen eingegeben werden, die erst noch als eingegangen erfasst werden müssen. Sobald die Bestellung als eingegangen erfasst wurde, sollte der Assistent Rechnungen mit neuen Wareneingängen abgleichen ausgeführt werden, um die Rechnung mit der Bestellung abzugleichen.
Infolge dieser Aktivität werden alle Buchungspositionen auf der Lieferantenrechnung mit der Bestellung ausgeziffert.