Basisdaten zu Lieferantenrechnungen eingeben
Erläuterung
Diese Aktivität dient zum Erstellen einer Lieferantenrechnung und zum Eingeben grundlegender Informationen in dieselbe. Sie können die Rechnung auch als Anzahlungsanforderung angeben.
Wenn die Firma die Buchungsvorschlagsfunktion durch Aktivieren der Option Buchungsvorschlag verwenden auf der Registerkarte Rechnung/Allgemein verwendet, wird es möglich sein, die Rechnung automatisch auszuziffern. Die Buchungen werden von der in der Rechnung angegebenen Bestellreferenz oder der Eingangsreferenz abgerufen und gemäß dem für die Firma ausgewählten Rechnungsprüfungslevel ausgeziffert. Ähnliches gilt, wenn die Rechnung mit Projekttransaktionen aus einem Rechnungsavis abgeglichen werden muss. Hierbei muss die Referenz im Rechnungskopf eingegeben werden. Wenn die Firma Buchungsvorschläge verwendet, wird die Rechnung nur dann automatisch ausgeziffert, wenn ein Rechnungsavis in den Kopf eingegeben wird. Wenn kein Avis eingegeben wurde oder die Firma Buchungsvorschläge nicht verwendet, können Transaktionen manuell mit der Rechnung ausgeziffert werden.
Bestellungen und Projekttransaktionen können mit ihren zugehörigen Rechnungen auf der Seite Buchungsvorschläge ausgeziffert werden. Wenn die Verwendung von Buchungsvorschlägen nicht für die Firma aktiviert ist, können Rechnungspositionen automatisch basierend auf Wareneingängen erstellt werden.
Eine Prüfung wird durchgeführt, um festzustellen, ob Rechnungsnummern dupliziert wurden. Dabei werden alle Firmen herangezogen, in denen der Lieferant für die Fakturierung erfasst ist. Wenn doppelte IDs für Lieferantenrechnungen vorliegen, wird eine Fehlermeldung angezeigt.
Voraussetzungen
- Ein Lieferant muss im System vorhanden sein.
- Wenn Rechnungspositionen basierend auf nicht ausgezifferten Wareneingängen erstellt werden müssen, sollte eine Referenz auf eine oder mehrere Bestellungen in den Rechnungskopf eingegeben werden und die Rechnung sollte nicht gespeichert werden.
Systemauswirkungen
- Eine Lieferantenrechnung wird erstellt. Wenn Sie die Rechnung als eine Anzahlungsanforderung angeben, werden die Buchungstypen IP16 (Lieferantenverbindlichkeiten, Anzahlungsanforderung) und IP22 (Vorsteuer, Anzahlungsanforderung) verwendet, um die Rechnung zu buchen. Die Anzahlungsanforderung kann später mit der endgültigen Rechnung verknüpft werden, was zu einer Verminderung des Fälligkeitsbetrags der endgültigen Rechnung führt (wenn die Anzahlungsanforderung vollständig bezahlt wird).
- Wenn die Rechnungspositionen eingegeben wurden, werden die Rechnungspositionssummen automatisch aktualisiert. Beim Speichern der Rechnung werden die Positionssummen in den Rechnungskopf kopiert. Wenn die Rechnung mit Kopfbeträgen (ohne manuelles Erstellen von Rechnungspositionen) eingegeben wird, wird automatisch eine Rechnungsposition erstellt, aber die in den Kopfzeilenbeträgen vorgenommenen Änderungen wirken sich nicht auf die Rechnungsposition aus und umgekehrt. Wenn die Kopf- und Positionssummen nicht übereinstimmen, wird beim Speichern der Rechnung eine Frage gestellt, die eine Option zum Kopieren der Gesamtsummen in den Kopf bietet.
- Wenn die Rechnungspositionen automatisch basierend auf nicht ausgezifferten Wareneingängen erstellt werden, werden bereits vorhandene Rechnungspositionen durch die kopierten, nicht ausgezifferten Wareneingänge ersetzt.
- Wenn die Buchungen von der in der Rechnung angegebenen Bestellreferenz oder der Eingangsreferenz abgerufen werden und die Rechnung ausgeglichen ist, wird die Rechnung automatisch als mit der Bestellung bzw. der Eingangsreferenz ausgeziffert markiert, wie jeweils anwendbar. Wenn der Buchungsvorschlag nicht ausgeglichen ist, wird automatisch oder manuell eine Toleranzposition erstellt, um den Vorschlag gemäß der aktivierten Option Immer Toleranzbuchung erstellen auf der untergeordneten Registerkarte Rechnung/Allgemein der Seite Lieferant auszugleichen. Es wird keine Toleranzposition erstellt, wenn die Firma die Auszifferung auf Positionsebene verwendet. In diesem Fall wird die Toleranz an der richtigen Buchungsposition gebucht.