Eine Versand-Proforma-Rechnung kann gedruckt und Ware beigelegt werden, wenn aus irgendeinem Grund die tatsächliche Rechnung nicht zugänglich ist oder nicht verwendet werden kann. Es ist zu beachten, dass nur der Titel selbst als Proforma-Rechnung gedruckt wird, weil dies der Standardname für eine Rechnung ist, die nur zu Zollzwecken verwendet wird. Wenn der Versand den Status Abgeschlossen aufweist, wird eine Menge, die tatsächlich geliefert wurde, als gelieferte Menge in der Proforma-Rechnung angezeigt. Andernfalls wird die entnommene Menge als gelieferte Menge angezeigt. Bei nicht bestandsgeführten Artikeln wird die zu liefernde Menge der nicht bestandsgeführten Artikel als gelieferte Menge in der Proforma-Rechnung angezeigt. In der Rechnung wird nur die Adresse, an die die Ware zu liefern ist, als Empfängeradresse aufgeführt. Für jede Position werden ein die Basiswährung widerspiegelnder Zollwert sowie die Zollstatistiknummer und das Nettogewicht gedruckt. Das Nettogewicht, das Bruttogewicht und das Volumen werden ebenfalls als Gesamtwerte zusammen mit dem Zollwert zusammengefasst.
Diese Aktivität kann manuell oder automatisch ausgeführt werden. Ob eine Versand-Proforma-Rechnung automatisch gedruckt werden soll, wird durch den Versandtyp des Versands gesteuert. Im Versandtyp kann definiert werden, dass eine Versand-Proforma-Rechnung während der Ausführung einer Hauptaktivität im Versandablauf, z. B. der Reservierung, Entnahmemeldung oder der Lieferung, gedruckt werden sollte. Dies kann manuell pro Versand oder für alle Versandvorgänge durchgeführt werden, die mit einem konsolidierten Versand verknüpft sind: Ein konsolidierter Versand ist als Abgang mehrerer Versandvorgänge von dem angegebenen Standort an alle Lieferadressen der verknüpften Versandvorgänge definiert. Bei einer Ausführung aus dem konsolidierten Versand heraus wird die Versand-Proforma-Rechnung für alle verknüpften Versandvorgänge entgegen der Ladefolge gedruckt, damit die Proforma-Rechnungen die Reihenfolge für das Entladen aufweisen.