Der Zweck einer Lieferbestätigung besteht darin, zu bestätigen, dass der Kunde die Ware vor Erhalt der Rechnung annimmt. Die folgenden Szenarien sind möglich, abhängig vom Vertrag zwischen der Firma und den Kunden:
Ein Auftrag kann ganz oder mit Abweichung bestätigt werden. Es ist auch möglich, die für Nicht-Vertriebsstücklisten bestätigte Menge vor der Rechnung zu aktualisieren.
Die Lieferbestätigung wird hauptsächlich von Firmen in Japan als Teil der gesetzlichen Anforderungen verwendet. Die gelieferten Waren, für die eine Lieferbestätigung aussteht, werden als Firmeneigentum betrachtet. Folglich werden die Kosten des Verkaufs nicht bei der Lieferung erfasst, sondern zusammen mit dem Verkauf bei Annahme der gesendeten Ware in der gleichen Buchungsperiode gebucht. Zusätzlich ist es möglich, zu definieren, ob die Lieferbestätigung auf Artikelebene verwendet werden soll. Die Lieferbestätigung kann auch auf allgemeinere Weise verwendet werden, ohne dass die Buchung der Verkaufskosten bis zur Lieferbestätigung verschoben wird. Dann gibt der Gebrauch der Lieferbestätigung dem Kunden die Möglichkeit, gelieferte Ware zu genehmigen, bevor eine Kundenauftragsrechnung erstellt wird.
Die folgenden Einschränkungen gelten, wenn ein Auftrag eine Lieferbestätigung erfordert:
Die folgenden Einschränkungen gelten, wenn die Kosten verkaufter Ware bei Lieferbestätigung gebucht werden sollen:
Für Vertriebsstücklisten mit dem Beschaffungscode Interner Einkauf direkt oder Bestellung Direkt können Artikelkomponenten nicht mit Differenzen separat geliefert werden. Das Gesamtpaket muss mit Abweichungen bestätigt werden.
Bei dieser Methode erfolgt die Lieferbestätigung gleichzeitig mit der Lieferung. Folglich werden die Kosten verkaufter Ware auch direkt bei Lieferung gebucht. Beim Abschließen einer Buchungsperiode ist es möglich, Interims-Verkaufsbuchungen über den Betrag zu erstellen, der den ausstehenden Verkäufen für die Periode entspricht.
Bei dieser Methode erfolgt die Bestätigung manuell nach der Lieferung. Zum Zeitpunkt der Lieferung wird die Ware bis zur Bestätigung noch als Firmeneigentum geführt. Folglich wirken sich Neubewertungen nach der Lieferung auf diese Waren aus. Diese Waren werden im Bestandsbewertungsbericht aufgeführt. Beim Abschließen einer Buchungsperiode ist es möglich, Interims-Verkaufsbuchungen über den Betrag zu erstellen, der den ausstehenden Verkäufen für die Periode entspricht, d. h. Lieferungen, die bestätigt, aber noch nicht in Rechnung gestellt worden sind.
Bei dieser Methode erfolgt die Bestätigung mithilfe einer eingehenden Empfangsanzeige vom Kunden. Kundenauftragspositionen erhalten die Lieferbestätigung, wenn sie mit den Positionen der eingehenden Empfangsanzeige abgestimmt werden. Dabei ist zu beachten, dass das Aktivieren der Empfangsanzeige für einen Kunden nicht bedeutet, dass Empfangsanzeigen für die Lieferbestätigung zwingend sind. Wenn zum Beispiel die Positionen nicht abgestimmt werden können und die Empfangsanzeige vom Kunden nicht modifiziert werden soll, kann eine manuelle Lieferbestätigung ausgeführt werden.
Es gibt zwei Arten von eingehenden Empfangsanzeigen: "Eingegangene Waren" und "Genehmigte Waren". Empfangsanzeigen vom Typ „Eingegangene Waren“ enthalten Informationen über Mengen und Eingangsdatum. Empfangsanzeigen vom Typ „Genehmigte Waren“ enthalten Informationen über eingegangene und freigegebene Mengen und das Datum der vollständigen Prüfung der Waren. Je nach gängiger Praxis in der Beziehung zu diesem Kunden kann die Lieferbestätigung über beide oder eine der beiden Arten von Empfangsanzeigen eingerichtet werden.
Dabei ist zu beachten, dass zum Zeitpunkt der Lieferung Ware bis zur Bestätigung noch als Firmeneigentum geführt wird. Folglich wirken sich Neubewertungen nach der Lieferung auf diese Waren aus. Diese Waren werden im Bestandsbewertungsbericht aufgeführt. Beim Abschließen einer Buchungsperiode ist es möglich, Interims-Verkaufsbuchungen über den Betrag zu erstellen, der den ausstehenden Verkäufen für die Periode entspricht. Dies gilt nur, wenn die Kosten verkaufter Ware bei Lieferbestätigung gebucht werden sollen (dies muss auf der Registerkarte Firma/Lieferketten-Informationen/Verkauf aktiviert worden sein). Wenn dies nicht aktiviert worden ist, werden die Kosten verkaufter Ware bei Lieferung gebucht, und die Lieferbestätigung kann dennoch durchgeführt werden (eventuelle Kosten verkaufter Ware werden nicht gebucht).
Abgleich
Die Positionen eingehender Empfangsanzeigen werden mit den Positionen gelieferter Kundenaufträge abgestimmt. Die Abstimmung kann entweder manuell oder automatisch erfolgen. Nur Lieferungen in Firmeneigentum werden abgestimmt. Obwohl Informationen zu Serien- und Los-/Chargennummern auf der Empfangsanzeige nicht verfügbar sind, ist es möglich, solche Artikel abzustimmen. Die Abstimmung erfolgt gemäß den Einstellungen für den Kunden oder Verkaufsartikel und kann für interne oder externe Aufträge vorgenommen werden.
Die Einstellungen für die automatische Abstimmung können bei Eingang der Empfangsanzeige gewählt werden. Dies wird über die Option Autom. Abstimmen auf der Registerkarte Kunde/Verkauf/Nachrichtenvoreinstellungen aktiviert. Selbst wenn diese Option nicht aktiviert wird, kann die automatische Abstimmung manuell über den Kopf der eingehenden Empfangsanzeige initiiert werden. Siehe die Aktivität „Eingehende Empfangsanzeige abstimmen“.
Das automatische Abstimmen wird entsprechend der Abstimmungsoption und der Einstellung der Option Abweichg. autom. abstimmen für den Kunden vorgenommen: Die Prüfoption bestimmt, ob die Lieferscheinnummer, die Bestellreferenz des Kunden oder die Referenz-ID zum Abstimmen der Positionen der eingehenden Empfangsanzeige verwendet wird. Die Option berücksichtigt die Mengendifferenzen zwischen eingehenden Empfangsanzeigepositionen und den gelieferten Kundenauftragspositionen nicht, die beispielsweise aufgrund von durch den Kunden durchgeführten Qualitätsinspektionen entstehen können.
Die manuelle Abstimmung wird durchgeführt, wenn eine Empfangsanzeigeposition nicht automatisch abgestimmt werden konnte oder wenn für einen Kunden mit Empfangsanzeige die Einstellungen für die automatische Abstimmung nicht eingerichtet wurden.
Es können drei verschiedene Mengen vorkommen:
- Eingegangene und bestätigte Menge: Die Menge, die an der Rampe des Kunden eingeht.
- Bestätigte und freigegebene Menge: Die Menge, die ein Kunde freigegeben hat und bezahlen wird, nachdem eine Qualitätskontrolle ausgeführt worden ist.
- Gelieferte Menge: Die Menge, die laut System an den Kunden gesendet wurde. Dieser Wert kann nicht aktualisiert werden. Die eingegangene und bestätigte Menge und die bestätigte und freigegebene Menge sollten immer kleiner sein als die gesendete Menge.
Es muss immer die bestätigte Menge auf der Empfangsanzeigeposition mit der bestätigten Menge auf der Lieferposition gleichgesetzt werden. Die Abstimmung erfolgt einzeln für jede Position der Empfangsanzeige. Es braucht keine vollständige Übereinstimmung vorzuliegen, und die Menge auf einer Empfangsanzeigeposition kann über mehrere Lieferungen verteilt werden.
Die manuelle Abstimmung wird gemäß dem für den Kunden eingerichteten Empfangsanzeige-Typ vorgenommen:
Dabei kann die Seite Aktualisierung Lieferbestätigungspositionen verwendet werden, um die Bestätigung von Lieferungen zu aktualisieren oder aufzuheben.
Die Standardfunktion von IFS Cloud sieht die Buchung der Kosten verkaufter Ware zum Zeitpunkt des Versands der Waren an den Kunden vor und die Buchung der Verkäufe beim Drucken der Rechnung.
Gemäß den japanischen gesetzlichen Bestimmungen dürfen die Kosten verkaufter Waren erst gebucht werden, wenn der Kunde die Lieferung des Auftrags bestätigt. Die Kosten verkauften Ware müssen zusammen mit den Verkäufen in der gleichen Buchungsperiode gebucht werden, indem am Ende jeder Periode ein Interimverkaufsbeleg erstellt wird. Die erstellten Buchungen werden zu Beginn der nächsten Periode automatisch umgekehrt.
Je nach Vertrag zwischen Firma und Kunde werden die Kosten verkaufter Ware bei Auftragsbestätigung gebucht, wenn die Lieferbestätigung manuell oder über eine Empfangsanzeige erfolgt. Die Verkäufe werden gebucht, wenn die Rechnung gedruckt wird. Wenn die Lieferbestätigung automatisch erfolgt, werden die Kosten verkaufter Ware bei Lieferung der Ware gebucht, während die Verkäufe gebucht werden, wenn die Rechnung erstellt wird.