Das Dokumentenmanagementsystem ermöglicht es Ihnen, Dokumente an andere Benutzer des Systems zu verteilen. Die Dokumentverteilung stützt sich primär auf den Dokumentverteilungsassistenten. Er erleichtert in starkem Maße die Verteilung von Dokumenten an mehrere Anwender.
Die Anwender-ID, mit der sich der Anwender bei der Anwendung angemeldet hat, und die Empfänger müssen mit den Personen in IFS Cloud verknüpft sein. Falls E-Mail-Nachricht als Verteilungsmethode verwendet wird, müssen die entsprechenden E-Mail-Adressen erfasst werden.
Für jede in der Verteilerliste aufgeführte Person wird ein Eintrag erstellt. Eine Durchführung der Dokumentenverteilung kann angefordert werden.
Das Verteilungssystem ist so konzipiert, dass es die Verteilung von Kopien des Dokuments an verschiedene Anwender vereinfacht. Ein Anwender kann eine Reihe von Dokumenten auswählen und nach ihrer Freigabe eine Kopie von ihnen anfordern.
Eine Dokumentenliste kann an eine Liste von Anwendern verteilt werden. Wählen Sie die Dokumentenrevisionen auf der Seite Dokumentenrevisionen aus, und verwenden Sie dann den Befehl zum Starten des Verteilungsassistenten. Der Assistent fordert den Anwender auf, die Verteilungsinformationen, einschließlich der Liste der Empfänger, einzufügen.
Die Seite Dokumentverteilungshistorie enthält eine Liste aller bislang erfolgten Verteilungen. Jedes verteilte Dokument hat einen Status. Alle Verteilungszeilen, die als Hardcopy verteilt werden müssen, weisen den Status "Anstehende Verteilung" auf, weil sie noch nicht verteilt wurden. Die Dokumente, die manuell verteilt wurden, weisen den Status "Verteilt" auf. Diese Seite enthält eine Liste von Verteilungen, die bereits ausgeführt wurden. Es bietet auch die Möglichkeit, Verteilungen teilweise oder vollständig erneut zu senden. Nach Lesen eines Dokuments den Status auf "Gelesen" setzen. Dies stellt sicher, dass das Dokument in der nächsten Anfrage von neu verteilten Dokumenten nicht mehr erscheint.
Die Seite Eigene eingehende Dokumente dient zur Anzeige von Dokumenten, die an den angemeldeten Anwender verteilt wurden. Dokumente können folgende Status aufweisen: „Verteilt“, „Als gelesen markieren“ oder „Genehmigt“. Um das ausgewählte Dokument auf der Seite Dokumentdetails zu öffnen, klicken Sie auf Details. Die Dokumente werden in drei Gruppen angezeigt. Die Gruppe Nicht bearbeitet zeigt die empfangenen Dokumente an. Die Gruppe Als gelesen markieren zeigt die Dokumente an, die Sie als „Gelesen“ markiert haben. Die Gruppe Genehmigt zeigt das geprüfte Dokument als „Genehmigt“ an.
Als gelesen markieren: Nachdem eine Verteilung empfangen wurde, ist sie Teil der Verteilungshistorie. Setzen Sie nach dem Lesen des Dokuments den Status im Kontextmenü auf „Gelesen“.
Genehmigen: Um eine Verteilung zu genehmigen, wählen Sie die zu genehmigenden Positionen aus, und wählen Sie die entsprechende Kontextmenüoption aus.
Verteilungen erneut senden: Verteilungen können erneut gesendet werden. Dies geschieht durch Auswahl der zu verteilenden Historienpositionen. Wählen Sie danach im Kontextmenü die entsprechende Option aus.
Manuelle Verteilung von Hardcopies: Um die manuelle Verteilung von Dokumenten leichter durchführen zu können, führen Sie eine Anfrage auf der Seite durch. Dann die Positionen in Historie der entsprechenden Verteilung suchen, um diese mit dem auf Hardcopy gesetzten Verteilungstyp herauszusuchen. Ändern Sie den Status aller manuell verteilten Dokumente in „Verteilt“, indem Sie den Befehl Verteilen auswählen.
Eine Verteilungsanforderung kann entfernt oder ausgesetzt werden, indem die Seite Verteilung aufgerufen wird und entweder die entsprechende Verteilungszeile gelöscht oder ihr Status auf „Ausgesetzt“ gesetzt wird.