Folgende drei Möglichkeiten stehen zur Initialisierung eines Kundenauftrags zur Verfügung:
Bei der normalen Bestellung kann der Kundenauftrag manuell eingegeben werden. Bei den übrigen Methoden erfolgt die automatische Generierung des Auftrags bzw. der Auftragspositionen. Für die Verwendung von Plänen und Abrufen, die kontinuierlich aktualisiert werden müssen, steht eine eigene Komponente zur Verfügung.
Dieses Dokument zur Prozessbeschreibung befasst sich mit der ersten Alternative und wie dabei Verkaufsangebote verwaltet werden.
Geht eine Kundenanforderung für ein Verkaufsangebot ein, kann das Angebot eingegeben und an den Kunden gesendet werden. Wenn der Kunde das Verkaufsangebot später freigegeben, kann es problemlos in einen Kundenauftrag umgewandelt werden. Anschließend wird der standardmäßige Abwicklungsprozess durchgeführt. Erfolgt keine Freigabe des Verkaufsangebots durch den Kunden, wird das Angebot abgeschlossen und als abgelehnt gekennzeichnet.
Geben Sie zunächst den Kopf des Verkaufsangebots ein, der Daten wie z. B. die Kunden-ID und den Wunschliefertermin umfasst. Anschließend folgen die Angebotspositionen mit den erforderlichen Artikeln und Mengen. Die Eingabe von Mengen ist nicht unbedingt erforderlich, stattdessen können Staffelpreise (verschiedene Preise für unterschiedliche Mengen) verwendet werden. Ferner besteht die Möglichkeit, detaillierte Informationen zu ergänzenden Artikeln, Mitbewerbern, Zusatzkosten, Steuern sowie Notizen und Dokumententext einzugeben. Zu diesem Zeitpunkt müssen jedoch nicht sämtliche Daten angegeben werden, die u.U. für einen Kundenauftrag benötigt werden. Wenn z.B. ein Verkaufsangebot für einen künftigen Kunden eingegeben wird, ist es möglich, nur grundlegende Kundeninformationen einzugeben. Der künftige Kunde wird später als vorhandener Kunden eingegeben, wenn das Verkaufsangebot oder eine zugehörige Position angenommen und in einen Kundenauftrag umgewandelt wird. Bei Freigabe des Verkaufsangebots kann dieses gedruckt und an den Kunden gesendet werden.
Beim Arbeiten mit einer CTO-Umgebung (Configure to Order) entspricht die Eingabe eines Verkaufsangebots im Großen und Ganzen der oben aufgeführten Beschreibung; es können jedoch Varianten und Interimsaufträge erstellt und bearbeitet werden.
Wenn der Kunde das Verkaufsangebot freigegeben, kann es über einen Befehl problemlos in einen Kundenauftrag umgewandelt werden. Eine Begründung für die Angebotsannahme sowie der gewünschte Auftragstyp müssen angegeben werden. Für einen künftigen Kunden ist die Eingabe zusätzlicher Kundeninformationen erforderlich. Anschließend erfolgt die Umwandlung des Verkaufsangebots in einen freigegebenen Kundenauftrag, der dann den Abwicklungsprozess durchläuft. Ist das entsprechende Kundenkonto gesperrt, da der Kreditrahmen überschritten wurde, bedarf das Verkaufsangebot bei der Umwandlung in einen Kundenauftrag besonderer Aufmerksamkeit.
Lehnt der Kunden das Verkaufsangebot ab, kann es problemlos über einen Befehl geschlossen werden. Es muss eine Ursache für die Ablehnung des Angebots angegeben werden; ferner besteht die Möglichkeit der Angabe des Mitbewerbers, dessen Angebot angenommen wurde.