Folgende drei Möglichkeiten stehen zur Initialisierung eines Kundenauftrags zur Verfügung:
Bei der normalen Bestellung kann der Kundenauftrag manuell eingegeben werden. Bei den übrigen Methoden erfolgt die automatische Generierung des Auftrags bzw. der Auftragspositionen. Für die Verwendung von Plänen und Abrufen, die kontinuierlich aktualisiert werden müssen, steht eine eigene Komponente zur Verfügung.
Dieses Prozessbeschreibungsdokument konzentriert sich auf die erste Alternative sowie darauf, wie dabei Kundenaufträge verwaltet werden. Dazu gibt es zwei Optionen:
Wenn ein Kundenauftrag per Fax, Post oder Telefon o.ä. erfolgt, kann ein Kundenauftrag direkt eingegeben und für den Abwicklungsprozess freigegeben werden. Wenn die bestellten Artikel Bestandsartikel sind, müssen sie reserviert werden, bevor sie im nächsten Prozessschritt entnommen und geliefert werden. Die Reservierung kann manuell oder als Batch erfolgen. Sie können Bestandsartikel, Serviceartikel und Vertriebsstücklisten verwenden. Bei Vertriebsstücklisten werden verschiedene gelagerte und nicht gelagerte Artikel zu einem Artikel, z. B. zu einem PC, zusammengefasst.
Je nach Beschaffung der Artikel führt die Freigabe des Kundenauftrags zur Erstellung einer Bestellanforderung, einer Bestellung, eines Planauftrags oder eines DOP-Kopfes.
Zuerst einen Kundenauftragskopf eingeben. Dieser schließt Informationen wie die Identität des Kunden und das gewünschte Lieferdatum ein. Dann folgen die erforderlichen Artikel und Mengen für die Kundenauftragspositionen. Ggf. können Lieferdaten des gesamten Auftrags oder einzelner Positionen hinzugefügt oder bearbeitet werden. Zu diesen Daten gehören möglicherweise die Versandart oder eine Lieferadresse, die von der standardmäßigen Kundenadresse abweicht. Ferner kann festgelegt werden, ob die Lieferung der Artikel am gewünschten Datum möglich ist oder ob zur Gewährleistung der rechtzeitigen Lieferung eine manuelle Reservierung erforderlich ist. Es können detaillierte Informationen zu Vorkontierungen, ergänzenden Artikeln, Zusatzkosten, Steuern, Meilensteinen oder Teilrechnungen eingegeben werden. Es besteht ferner die Möglichkeit, Notizen und Dokumententext hinzuzufügen.
Beim Arbeiten mit einer CTO-Umgebung (Configure to Order, Auftragskonfiguration) entspricht die Eingabe eines Kundenauftrags im Großen und Ganzen der oben aufgeführten Beschreibung; es können jedoch Varianten und Interimsaufträge erstellt und bearbeitet werden.
Wurde der Verkaufsangebotsprozess genutzt, funktioniert dieser Prozess genau so, als ob ein Kundenauftrag direkt eingegeben würde, d. h. der Kundenauftrag wird eingegeben, detaillierte Informationen zu Vorkontierung, Zusatzartikeln, Zusatzkosten, Steuern, Meilensteinen oder Teilrechnung werden angegeben. Es besteht ferner die Möglichkeit, Notizen und Dokumententext hinzuzufügen.
Bei Auftragsfreigabe werden sowohl in IFS/Materialwirtschaft als auch in IFS/Einkauf Anforderungen erstellt. Wenn der Kunde das Kreditlimit überschritten hat oder der Kredit aus einem anderen Grund gesperrt wurde, wird der Kundenauftrag bei Freigabe mit einer Kreditsperre versehen.
Nach Freigabe eines Kundenauftrags, der keine Kreditsperre aufweist, kann die Auftragsbestätigung per Post oder auf elektronischem Weg an den Kunden gesendet werden. Ferner besteht die Möglichkeit, eine Proforma-Rechnung auszustellen.
Falls erforderlich, können Transport-Ladelisten erstellt und Proforma-Rechnungen gedruckt werden. Bei Verwendung von Teilrechnungen und/oder Meilensteinen ist eine kontinuierliche Verarbeitung möglich. Die Auftragsbestätigung kann via EDI oder E-Mail an den Kunden übertragen werden.
Wenn der Verkaufsangebotsprozess verwendet wurde, funktioniert dieser Prozess auf die gleiche Weise wie die direkte Eingabe eines Kundenauftrags.
Weist der Auftrag eine Priorität auf, müssen den Artikeln keine Prioritäten zugewiesen werden. Sie wurden bereits bei Freigabe des Kundenauftrags reserviert.
Wenn dem Auftrag keine Priorität zugewiesen wird, müssen die bestellten Artikel reserviert werden. Die Reservierung kann manuell oder stapelweise erfolgen. Wenn zu wenig Artikel vorhanden sind und die Stapelmethode verwendet wird, werden nicht alle Auftragspositionen reserviert. Stattdessen werden diese auf der Fehlmengenseite angezeigt. Auf derselben Seite kann der Anwender ebenfalls die optimale Lieferzeit berechnen und verschiedene Szenarien simulieren, z. B. die Auswirkungen von Lieferterminverschiebungen und Teillieferungen.
Schließlich kann ein Buchungsvorschlag an einen Spediteur ausgegeben werden.
Wenn der Verkaufsangebotsprozess verwendet wurde, funktioniert dieser Prozess auf die gleiche Weise wie die direkte Eingabe eines Kundenauftrags.
IFS Business Reporter dient zum Erstellen und Analysieren von Informationen basierend auf den Daten im Kundenauftrag, die in IFS Cloud verfügbar sind. Weitere Informationen enthält „Informationsquellen“ in IFS Business Reporter.