Auftragsbestätigung per E-Mail versenden
Erläuterung
Diese Aktivität wird verwendet, um per E-Mail einen Kundenauftrag als eine Auftragsbestätigung zum Kunden zu schicken. Die Auftragsbestätigung wird als PDF-Datei (Portable Document Format) an die E-Mail angehängt. Eine Auftragsbestätigung kann per E-Mail für einen Auftrag gesendet werden, der nicht storniert oder blockiert wurde.
Voraussetzungen
Für diese Aktivität sind die folgenden Voraussetzungen zu erfüllen:
- IFS/Print Server und IFS/Connect müssen installiert sein.
- Die Print-Server-Archivierung muss aktiviert worden sein.
- Das Ereignis PDF_REPORT_CREATED muss definiert und aktiviert sein.
- Auf der Registerkarte Kunde/Adresse/Allgemeine Adressinformationen muss im Bereich Komm. methode die Kommunikationsmethode auf E-Mail gesetzt sein, und im Feld Wert muss für den jeweiligen Kundennamen die E-Mail-Adresse des Empfängers angegeben sein. Der gleiche Kundenname muss im Feld Kundenkontakt auf der Registerkarte Kunde/Adresse/Verkaufsadressdaten angegeben sein.
- Ein Wert im Feld Referenz muss auf der Registerkarte Kundenauftrag/Auftragsdetails eingegeben worden sein. Wenn auf der Registerkarte Kunde/Adresse/Verkaufsadressdaten ein gültiger Kundenkontakt existiert, dann wird dieser Wert automatisch als Referenzwert festgelegt und als E-Mail-Adresse des Empfängers verwendet.
- Der Kundenauftrag sollte im Status Geplant, Freigegeben, Reserviert, Entnommen, Teilweise geliefert, Geliefert oder Fakturiert/Abgeschlossen vorliegen.
- Die Option E-Mail Auftragsbestätigung auf der Registerkarte Kunde/Verkauf/Verkauf muss ausgewählt sein.
- Wenn Bestätigung auf Positionsebene auf der Registerkarte Standort/Verkauf und Beschaffung/Verkauf erlaubt ist, muss vor der Freigabe der korrekte Bestätigungsstatus auf Kundenauftragspositionen und Mietauftragspositionen gesetzt werden.
Systemauswirkungen
- Die Option Auftragsbestätigung auf der Registerkarte Kundenauftrag/Auftragsdetails wird auf Ja gesetzt.
- Wenn Kundenauftragsbestätigung auf der Seite Standort auf Auftragsebene eingestellt ist, wird beim Versand der Auftragsbestätigung per E-Mail die Option Bestätigt in allen Kundenauftragspositionen auf Ja gesetzt.
- Wenn nach dem Versenden des Berichts per E-Mail die Bestätigung aus einer bestätigten Kundenauftragsposition entfernt wird oder wenn eine nicht bestätigte Kundenauftragsposition auf ?Bestätigt? gesetzt wird, wird die Option Auftragsbestätigung auf Kopfebene automatisch auf Nein gesetzt.
- Ebenso wird nach dem Versenden des Berichts per E-Mail die Option Auftragsbestätigung auf Kopfebene automatisch auf Nein gesetzt, wenn die Bestätigung aus einer bestätigten Mietauftragsposition entfernt wird oder wenn eine nicht bestätigte Mietauftragsposition auf ?Bestätigt? gesetzt wird.
- Der Bestätigungsstatus und der zugesagte Liefertermin für die Kundenauftragsposition werden im Auftragsbestätigungsbericht angezeigt.