Kundenrechnungen im Batch-Verfahren drucken
Erläuterung
Diese Aktivität dient zum Drucken oder Senden mehrerer Kundenrechnungen auf einmal. Die Kundenrechnung kann nach dem Drucken oder Senden nicht mehr geändert werden. Diese Aktivität kann verwendet werden, um dem Kunden eine Kundenrechnung über die Mediencodes EDI, MHS, INET_TRANS oder E-INVOICE zu senden. Informationen zu Anzahlungen und anderen Auftragsrechnungen werden nur gedruckt, wenn die Option Anzahlungsinformationen auf Kundenrechnung drucken aktiviert ist. Eine Arbeitskopie der Rechnung kann auch gedruckt werden. Weitere Informationen hierzu sind unter der Aktivität „Kundenauftragsrechnung ändern“ erhältlich.
Es ist möglich, das Batch-Drucken von Kundenrechnungen als Hintergrundjob zu planen, anstatt es sofort zu starten:
Voraussetzungen
- Kundenrechnungen müssen erstellt worden sein.
- Wenn eine bestimmte Anzahl an Rechnungskopien gedruckt werden soll, muss die Anzahl entweder für die Kundengruppe, der der Kunde angehört, auf der Seite Kundengruppe festgelegt worden sein, oder speziell für den Kunden unter der Registerkarte Kunde/Rechnung/Allgemein.
- Wenn Informationen zu Anzahlungen und anderen Auftragsrechnungen auf dem Ausdruck zu sehen sein sollen, muss die Option Anzahlungsinformationen auf Kundenrechnung drucken in der Registerkarte Firma/Rechnung/Allgemein ausgewählt worden sein.
So verwenden Sie die Option Nur drucken im Bereich Druckoptionen:
- Erstellte Rechnungen müssen vorhanden sein, bei denen die Option Standard-Methode für den Nachrichtentyp INVOIC auf der Seite Kunde/Nachrichten-Setup nicht aktiviert ist.
So verwenden Sie die Optionen Nur senden oder Drucken und senden im Bereich Druckoptionen:
- Es müssen erstellte Rechnungen vorhanden sein, bei denen die Option Standard-Methode auf der Registerkarte Kunde/Nachrichten-Setup für eine Zeile mit der Nachrichtenklasse INVOIC aktiviert ist.
Wenn der E-INVOICE-Mediencode verwendet wird, müssen zusätzlich die folgenden Voraussetzungen erfüllt sein:
- Extended Server muss installiert sein.
- E-INVOICE muss auf der Seite Kunde/Nachrichten-Setup als Mediencode für eine Zeile mit der Nachrichtenklasse INVOIC ausgewählt sein.
- Informationen müssen für die Firma auf der Registerkarte Firma/Rechnung/Dokumentenmanagement eingegeben worden sein.
So verwenden Sie die Option E-Mail im Bereich Druckoptionen:
- IFS/Print Server und IFS/Connect müssen installiert sein.
- Die Print-Server-Archivierung muss aktiviert sein.
- Das Ereignis PDF_REPORT_CREATED muss definiert und aktiviert sein.
- Auf der Registerkarte Kunde/Adresse/Allgemeine Adressdaten muss die Kommunikationsmethode auf E-Mail festgelegt sein, und die E-Mail-Adresse des Empfängers muss unter dem Wert für den jeweiligen Kundennamen angegeben sein. Der gleiche Kundenname muss als Kundenkontakt auf der Registerkarte Kunde/Adresse/Verkaufsadressdaten angegeben sein.
- Im Kopf Kundenauftrag muss im Feld Referenz ein Wert eingegeben sein. Wenn auf der Registerkarte Kunde/Adresse/Verkaufsadressdaten ein gültiger Kundenkontakt existiert, dann wird dieser Wert automatisch als Referenzwert festgelegt und als E-Mail-Adresse des Empfängers verwendet.
- Die Option Standard-Methode des Nachrichtentyps INVOIC auf der Registerkarte Kunde/Nachrichten-Setup sollte nicht aktiviert sein.
Auswirkungen
- Die Option Drucken/Senden veranlasst, dass die Rechnungen mit dem Nachrichtentyp INVOIC, für die die Option Standard-Methode auf der Registerkarte Kunde/Nachrichten-Setup aktiviert ist, gesendet werden. Die anderen Rechnungen werden in das Berichtsarchiv verschoben und können gedruckt werden. Die anderen Rechnungen werden auch per E-Mail gesendet, wenn der Kunde so eingerichtet ist, dass er Rechnungen per E-Mail empfangen kann.
- Die Option Nur Drucken berücksichtigt die Kundenrechnungen mit dem Nachrichtentyp INVOIC, für die die Option Standard-Methode auf der Registerkarte Kunde/Nachrichten-Setup nicht aktiviert ist. Diese werden in das Berichtsarchiv verschoben und können gedruckt werden. Die Rechnungen werden auch per E-Mail gesendet, wenn der Kunde so eingerichtet ist, dass er Rechnungen per E-Mail empfangen kann.
- Die Option Nur Senden veranlasst, dass die Rechnungen mit dem Nachrichtentyp INVOIC, für die die Option Standard-Methode auf der Registerkarte Kunde/Nachrichten-Setup aktiviert ist, gesendet werden.
- Die Option Drucken u. Senden veranlasst, dass die Rechnungen mit dem Nachrichtentyp INVOIC, für die die Option Standard-Methode auf der Registerkarte Kunde/Nachrichten-Setup aktiviert ist, gesendet werden. Die gleichen Rechnungen werden in das Berichtsarchiv verschoben und können gedruckt werden. Die Rechnungen werden auch per E-Mail gesendet, wenn der Kunde so eingerichtet ist, dass er Rechnungen per E-Mail empfangen kann.
- Die Option E-Mail sendet mithilfe von IFS/Connect und den für das Ereignis PDF_REPORT_CREATED angegebenen Regeln E-Mails an die angegebenen Kunden. E-Mails werden nur an Kunden gesendet, die so eingerichtet sind, dass sie Rechnungen per E-Mail empfangen können, und die nicht den Nachrichtentyp INVOICE mit aktivierter Option Standard-Methode aufweisen.
- Die Option Drucken oder E-Mail platziert detaillierte Anhänge mit dem Titel „Mietrechnungsdetails für Serienartikel“ im Berichtsarchiv. Diese Anhänge enthalten umfassende Informationen zu jeder konsolidierten Position der jeweiligen Kundenrechnung. Dies ist besonders relevant, wenn Kundenrechnungspositionen für Mietpositionen mit Serienartikeln konsolidiert werden.
- Weitere Informationen zu den Auswirkungen auf das System beim Drucken der Rechnungen mithilfe der Optionen Drucken/Senden und Nur drucken sind unter der Beschreibung zur Aktivität „Kundenrechnung drucken“ erhältlich.
- Weitere Informationen zu den Auswirkungen auf das System beim Senden der Rechnungen mithilfe der Optionen Drucken/Senden, Nur senden und Drucken und senden sind unter der Beschreibung zur Aktivität „Kundenrechnung senden“ erhältlich.
- Weitere Informationen zu den Auswirkungen auf das System beim Verwenden der Option E-Mail sind unter der Beschreibung zur Aktivität „Kundenrechnung per E-Mail senden“ erhältlich.