Auftragstypen werden zur Steuerung des Kundenauftragsprozesses verwendet. Sie definieren, welche Schritte im Kundenauftragsprozess automatisch und welche manuell ausgeführt werden. Auftragstypen definieren zudem, ob Versandlager, Transportkonsignationen und Reservierungsprioritäten verwendet werden. Die Geschäftsverfahren des Unternehmens bestimmen, wie Auftragstypen definiert werden. Anders formuliert entspricht jeder Auftragstyp einer der verschiedenen Kundenauftragsroutinen, die in einem Unternehmen verwendet werden.
Alle Kundenaufträge müssen einen Auftragstyp aufweisen. Ein Auftragstyp kann manuell auf einem bestimmten Kundenauftrag angegeben werden, oder ein Standardauftragstyp kann für einen bestimmten Kunden definiert werden.
Auftragstypen gelten als Basisdaten für Kundenaufträge. Beim Definieren von Auftragstypen muss ein Code für den Auftragstyp zusammen mit einer Beschreibung des Auftragstyps eingegeben werden. Nachdem ein Auftragstypkopf gespeichert wurde, kann er nicht mehr gelöscht werden. Nur seine Bezeichnung kann geändert werden.
Als Teil der Installation gibt es voreingestellte Auftragstypen, wie z. B. die Auftragstypen "Normal" (NO) und "Serviceauftrag" (SEO), die beim Ausführen des Service Management-Prozesses erforderlich sind. Die Einstellungen und Bezeichnungen für diese voreingestellten Auftragstypen können bei Bedarf geändert werden. Zudem können neue Auftragstypen eingegeben oder vorhandene Auftragstypen verändert werden. Die Eingabe oder Änderung von Auftragstypen muss von einem Systemadministrator oder einer Person mit gleichwertigen Rechten durchgeführt werden. Hierfür ist Sorgfalt geboten.
In der nachfolgenden Tabelle sind die Ereignisse aufgeführt, die manuell ausgeführt werden sollen. Hierzu muss die Option Stopp nach verwendet werden. Je weniger Ereignisse ausgewählt werden, desto automatischer wird die Auftragsabwicklung.
In dem in der Tabelle aufgeführten Beispiel sind die Ereignisse Kommissionierung melden und Lieferschein drucken ausgewählt. Dies bedeutet, dass die Artikel geliefert und die Kundenrechnung manuell erstellt werden müssen; alle anderen Schritte in der Auftragsabwicklung aber werden automatisch von der Anwendung durchgeführt.
Die folgenden Ereignisse werden vom Auftragstyp gesteuert:
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Ereignis |
Stopp nach |
Bezeichnung |
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Auftrag freigeben |
Nicht ausgewählt |
Aktiviert den geplanten Kundenauftrag, d. h., der Auftrag erhält den Status "Freigegeben". Dieses Ereignis findet statt, wenn der Kundenauftrag eingegeben wird und die Auftragskette fortgesetzt werden kann. |
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Auftragsbestätigung drucken |
Nicht ausgewählt |
Druckt eine Auftragsbestätigung für den Kunden. Eine Einstellung im Kundendatensatz bestimmt, ob eine Auftragsbestätigung gedruckt werden soll. |
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Auftrag reservieren |
Nicht ausgewählt |
Reserviert die bestellte Ware im Bestand, wenn dies nicht bereits manuell oder durch Reservierungspriorität erfolgt ist. |
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Entnahmeliste erstellen |
Nicht ausgewählt |
Erstellt eine Entnahmeliste für die bestellte Ware. Anhand der Entnahmeliste sehen die Lagerarbeiter, welche und wie viele Artikel pro Auftrag entnommen werden müssen. |
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Entn.liste drucken |
Nicht ausgewählt |
Druckt die Entnahmeliste. |
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Entnahme melden |
Ausgewählt |
Bestätigt die Kommissionierung, d. h., wie viel und von welchem Bestandslagerplatz die bestellte Ware entnommen wird. |
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Auftrag liefern |
Nicht ausgewählt |
Meldet die bestellte Ware in der Anwendung als geliefert, und die Ware wird vom Bestandssaldo abgezogen. |
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Lieferschein erstellen |
Nicht ausgewählt |
Erstellt einen Lieferschein, der mit der Ware zum Kunden gesendet wird. |
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Lieferschein drucken |
Ausgewählt |
Druckt den Lieferschein. |
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Rechnung erstellen |
Nicht ausgewählt |
Erstellt eine Kundenrechnung für den gelieferten Auftrag. Wenn die Rechnung erstellt ist, kann diese verarbeitet und an den Kunden gesendet werden. |
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Rechnung drucken |
Nicht ausgewählt |
Druckt die Kundenrechnung. |
Neben den in der Tabelle oben aufgeführten Ereignissen wird mithilfe von Auftragstypen gesteuert, ob Reservierungsprioritäten, Konsignationsdokumentation und Versandlager für einen bestimmten Kundenauftrag anwendbar sind.
Wenn die Option Prioritätsreservierung aktiviert ist, werden Kundenaufträge, die diesen Auftragstyp verwenden, direkt bei Auftragseingabe reserviert. Dies bedeutet, dass diesen Kundenaufträgen eine höhere Priorität gegeben wird als anderen Aufträgen. Wenn nicht genügend Artikel im Bestand verfügbar sind, kann die Bestellposition nicht gespeichert werden. Hinweis: Wenn keine Prioritätsreservierungen verwendet werden, muss die Option Auftragsbestätigung drucken im Feld Stopp nach aktiviert werden, damit die Reservierung des Auftrags manuell durchgeführt wird.
Mit diesem Auftragstyp kann angegeben werden, ob Transportkonsignationen bei der Lieferung von Kundenaufträgen verwendet werden. Konsignationen werden verwendet, um mehrere Kundenaufträge vom selben Kunden, Standort, Auftragswährung und Lieferbedingungen als eine Einheit während der Lieferphase zu verarbeiten.
Die folgenden drei Optionen stehen bei Verwendung von Konsignation zur Verfügung:
Wenn die Option Versandlager verwenden aktiviert ist, werden Kundenaufträge, die diesen Auftragstyp verwenden, zu einem Versandlagerplatz bewegt, sobald die Artikel entnommen werden. Dies erfolgt, um die Ware vor der Auslieferung zu sammeln oder zwischenzulagern. Die Auftragsabwicklung sollte nach dem Ereignis Entnahmeliste drucken enden, wenn „Versandlager“ aktiviert ist, weil die Meldung der Entnahme manuell erfolgen muss.
Beim Verwenden der Funktion "Konsolidierte Entnahmelisten" überschreiben die Einstellungen, die beim Definieren der konsolidierten Entnahmeliste vorgenommen werden, die Einstellungen auf dem Auftragstyp, d. h. Verwendung von Versandlager, Druck von Entnahmelisten und Meldung der Entnahme. Die Meldung der Entnahme erfolgt immer manuell, wenn konsolidierte Entnahmelisten verwendet werden.
Bei einer Umgebung mit mehreren Standorten wird empfohlen, bestimmte Auftragstypen für diesen Typ von Auftrag zu haben. Die Unterscheidung von Aufträgen von mehreren Standorten wird damit erleichtert.