In Firmen, die Projekte nutzen, ist es eine gängige Praxis, Auftragnehmer von Vermittlungsagenturen einzustellen. Die Beschäftigung eines Auftragnehmers in der Projektfirma ist befristet und er arbeitet an einigen der Aktivitäten im Projekt mit.
Die Funktion zum Projektcontrolling für Auftragnehmer ermöglicht es Projektmanagern, Arbeiten von Auftragnehmern anzufordern. Hierfür können nicht bestandsgeführte Einkaufsartikel und Artikel ohne Artikelnummer verwendet werden. Die Mitarbeiter werden als Auftragnehmer registriert und die Arbeiten über eine Bestellung angefordert. Sobald der Auftragnehmer mit der Bestellung verknüpft ist, können Arbeiten darüber angefordert werden.
Sobald die Auftragnehmer mit der Arbeit beginnen, melden sie die Zeit für die Projektaktivitäten mithilfe der Projekt- und Zeiterfassungsfenster. Der Projektmanager der Firma kann die gemeldete Zeit der Arbeit eines Auftragnehmers verfolgen und genehmigen.
Alle personenbezogenen oder allgemeinen Kosten im Zusammenhang mit Auftragnehmern werden gemäß den normalen Kostenberichtseinstellungen in der Projektfirma gemeldet.
Eine Fakturierungsanzeige enthält die genehmigten Projektzeittransaktionen des Auftragnehmers. Ein Projektmanager erstellt eine Fakturierungsanzeige und sendet sie an die Vermittlungsagentur. Die Vermittlungsagentur verwendet sie als Grundlage für die Rechnung, die sie für die Arbeit ihrer Mitarbeiter an die Projektfirma zurücksendet.
Es ist möglich, mehr als eine Revision einer Fakturierungsanzeige zu erstellen, um eventuelle Streitigkeiten usw. zu behandeln. Es kann jedoch nur eine genehmigte Revision einer Fakturierungsanzeige geben.
Die Vermittlungsagentur oder der Lieferant kann die Lieferantenrechnungen periodisch an die Projektfirma senden. Der Lieferant kann die Fakturierungsanzeige und Einkaufsartikel als Referenz in die Rechnung aufnehmen. Basierend auf diesen Informationen ist es möglich, Projekttransaktionen zu filtern und abzugleichen.
In Firmen mit Buchungsvorschlägen ist es möglich, Projekttransaktionen automatisch mit der Rechnung abzugleichen, indem die Fakturierungsanzeige-ID als Referenz verwendet wird.