Der Projektabschluss ist die letzte Phase des Projektmanagementprozesses. Sie umfasst die Fertigstellung des Projektplans, die Übergabe der Projektleistungen an den Kunden und schließlich die Fertigstellung und den Abschluss des Projekts.
Diese Phase ist wichtig, da hier überprüft wird, ob alle Ziele erreicht wurden, der Kunde mit dem Endprodukt zufrieden ist und das Projekt formal als abgeschlossen gilt. Jeder Teil dieses Prozesses trägt zum Übergang von der Projektfertigstellung zum Projektabschluss bei und gewährleistet, dass alle Projektkomponenten berücksichtigt werden und das Projekt ordnungsgemäß abgeschlossen wird. Am Ende eines Projekts bietet sich die Gelegenheit, über das Projekt nachzudenken, aus den Erfahrungen zu lernen und sie zu dokumentieren, um diese Erkenntnisse für künftige Projekte nutzen zu können. Auf diese Weise trägt die Projektabschlussphase zur kontinuierlichen Verbesserung der Projektmanagementpraktiken innerhalb des Unternehmens bei.
Die Projektabschlussphase wird eingeleitet, wenn alle Aktivitäten im Zusammenhang mit den Projektergebnissen abgeschlossen sind. Zu diesem Zeitpunkt ist in der Regel ein Großteil der im Projektplan vorgesehenen Aktivitäten abgeschlossen. Es können jedoch noch einige Tätigkeiten im Zusammenhang mit der Übergabe der Ergebnisse an den Kunden und administrative Aufgaben im Zusammenhang mit dem Projektabschluss anfallen.
Sobald alle Aktivitäten im Zusammenhang mit den Projektergebnissen abgeschlossen sind, werden häufig eine interne Überprüfung und ein Abnahmetest durchgeführt, und die Beteiligten können an der Genehmigung der Ergebnisse beteiligt sein. Sobald sie genehmigt sind, können sie an den Kunden übergeben werden.
Dieser Prozess umfasst die Benachrichtigung von Kunden und Interessengruppen über die Übertragung und die Überwachung des Zeitplans für die Projektabwicklung. Wenn die Ergebnisse vom Kunden akzeptiert werden, können die letzten Schritte zur Fertigstellung des Projekts eingeleitet werden. Wenn die Ergebnisse jedoch nicht akzeptiert werden, müssen möglicherweise zusätzliche Arbeiten geplant werden, um die Projektanforderungen zu erfüllen.
Der Projektabschluss bedeutet, dass alle Projektarbeiten, einschließlich administrativer Aufgaben wie das Abschließen von Verträgen und die endgültige Rechnungsstellung, abgeschlossen sind und keine weiteren Arbeiten mehr anfallen. Die Aktualisierung des Projektstatus auf Abgeschlossen setzt voraus, dass alle Vorgänge im Projektplan als abgeschlossen gekennzeichnet sind. Alle Aktivitäten, die noch nicht abgeschlossen sind, werden automatisch abgeschlossen. Das Projekt ist nun bereit für den finanziellen Abschluss.
In diesem letzten Teil wird sichergestellt, dass das Projekt auch finanziell abgeschlossen ist, und das Projekt wird offiziell als abgeschlossen markiert. Die finanziellen Aspekte des Projekts werden in der Regel von einem Projektbuchhalter bearbeitet. Sobald das entsprechende Finanzprojekt abgeschlossen ist, wird der Status des Projekts automatisch auf Geschlossen aktualisiert. Sobald sich das Projekt im Status Geschlossen befindet, können keine weiteren Statusänderungen mehr vorgenommen werden, und alle geplanten Verlaufsprotokolle sollten ausgeschaltet werden.
Nach dem Abschluss ist es entscheidend, die Erfahrung zu formalisieren. Dazu gehört die Reflexion von Schlüsselaspekten, wie z. B. wie gut das Projekt durchgeführt und verwaltet wurde, um die Projektziele, den Umfang, die Einhaltung des Zeitplans, das Kostenmanagement, die Qualitätssicherung, die Aktivitätsanalyse, die Risikoanalyse, die Zufriedenheit der Beteiligten und die gewonnenen Erfahrungen zu erreichen. Diese Informationen sollten an alle Projektmitglieder weitergegeben werden, damit sie als Referenz für zukünftige Projekte dienen können.