Umfassendes Projektmanagement erfordert die Inbetriebnahme von Projektbudget- und -Prognoseversionen, die parallel zur Projektausführung ausgeführt werden können. IFS/Projektbudgetierung und Projektprognose erlaubt eine statische Ansicht eines Projekts zu einem bestimmten Zeitpunkt und ermöglicht Prognosen von diesem Punkt aus. Mit IFS/Projektbudgetierung und Projektprognose kann Folgendes erreicht werden:
Erstellen eines Projektbudgets beginnt normalerweise mit dem Erstellen eines Budgets mit den erwarteten Projektkosten, dabei werden Projekteinschätzungen in Budgetpositionen kalkuliert. In einer frühen Projektdefinitionsphase ist der Umfang normalerweise nicht bis ins kleinste Detail bekannt, und das vorläufige Budget ist auf einer hohen Ebene, wie beispielsweise der Projektebene, definiert. Wenn mehr Details bekannt sind, kann das Budget je nach Bedarf genauer definiert werden. Ein anfängliches Budget würde als Minimum das Kosten-/Einnahmenelement und den damit verknüpften Betrag enthalten.
Budgetpositionen enthalten erwartete Kosten-/Einnahmenbeträge, unabhängig davon, wann die Kosten oder Einnahmen anfallen sollen. Um zu sehen, wann die Kosten oder Einnahmen für ein Projekt anfallen sollen, können die Kosten oder Einnahmen in Buchungsperioden aufgeteilt werden. Dies ist ein optionaler, jedoch empfohlener Prozess.
Wenn eine Budgetposition mit den erforderlichen Informationen eingegeben wurde, wird die für diese Position verantwortliche Person angeben, dass die Position bewertet wurde, und nun durch Setzen des Status auf Bestätigt abgeschlossen werden kann. Wenn alle Positionen überprüft und bestätigt wurden, wird das gesamte Budget von der für das Budget finanziell verantwortlichen Person bewertet.
Sobald die ersten Kosten oder Einnahmen für ein Projekt anfallen, ist es wichtig, diese Werte mit aktuellen Prognosen und Budgets zu vergleichen. Die Kosten oder Einnahmen müssen in vielen Fällen in Beziehung zu einem bestimmten, in der Vergangenheit liegendem Datum abgerufen werden, oder sie werden bis hin zum aktuellen Tag betrachtet. Um den Projektstatus zu einer bestimmten Zeit anzuzeigen, ist eine Momentaufnahme des Projekts erforderlich. Die Momentaufnahme, die mit einer Prognose kombiniert wird, wird die Projektkosten oder -einnahmen bis hin zu einem angegebenen Datum und Zeit (Abgrenzungsdatum und -zeit) anzeigen.
Der nächste Schritt ist für die Prognose zum Durchlaufen eines optionalen Genehmigungsverfahrens. Dies kann schnell erledigt werden, indem der Prognoseeigentümer die Prognose direkt genehmigt, oder mithilfe eines vordefinierten Genehmigungsablaufs, wo Einzelpersonen und Rollen die Prognose parallel und/oder nacheinander genehmigen können. Nachdem alle Schritte im Genehmigungsablauf genehmigt wurden, wird die Prognose auf "Genehmigt" gesetzt.
Wenn für die erstellte Prognose geplant war, sie als Budget festzulegen, kann die für die Prognose verantwortliche Person die genehmigte Prognose als das aktive Budget festlegen. Da es nur ein aktives Budget zu einer Zeit geben kann, wird jedes Budget, das als aktives Budget festgelegt ist, durch das neue aktive Budget ersetzt.
Nachdem ein Budget als aktives Budget festgelegt wird, kann es optional zur Steuerung der Projektbeschaffungstransaktionen anhand des Projektbudgets festgelegt werden. Alle Projektbeschaffungstransaktionen werden anhand der übrigen Budgetbeträge geprüft, basierend auf den Budgetkontrollregeln. Die Budgetkontrollregeln überprüfen, dass die Kosten nicht die budgetierten Beträge und die Schwelle überschreiten. Es sollte nicht möglich sein, Geld auszugeben, wenn die Regeln so eingerichtet sind, dass Ausgeben verboten wird, wenn unzureichende Fonds zur Verfügung stehen. Dies wird proaktiv geschehen, dabei wird der Anwender davon abgehalten, Prozesse auszuführen, die verursachen könnten, dass externe Kosten ins Projekt gebucht werden, und dabei das Projekt übersteigen.
Bei der gesamten Ausführung des Projekts wird ein Bedarf für Budgetbewertungen und Prognosensimulationen bestehen. Solche Bewertungen werden in vielen Fällen zu vordefinierter Zeit erstellt, sie können jedoch auch ad-hoc basierend auf Änderungen im Projekt erstellt werden. Eine neue Prognose kann immer basierend auf einer vorherigen Prognose, oder bei Bedarf sogar von Grund auf neu erstellt werden. Nachdem eine neue Prognose erstellt wurde, werden die mit einem gegebenen Zeitpunkt verbundenen Projektkosten- oder -einnahmendaten einer Prognose durch Erstellen und Verknüpfen einer Momentaufnahme hinzugefügt.