Der Prozess „Projektbuchhaltung“ dient zur Eingabe und Nachverfolgung von Informationen zur Projektbuchhaltung. Die Projektbuchhaltung ist integrierter Bestandteil von IFS Rechnungswesen und basiert auf einem der Buchungselemente B–J. In IFS Projekt oder IFS/Kundenaufträge definierte Projekte sind in die Projektbuchhaltung in IFS Rechnungswesen integriert. Alle Projekte gehören einer Projektgruppe in IFS Rechnungswesen an, die standardmäßig das Verhalten des einzelnen Projekts übernimmt. Die Anfragen und die Berichte in IFS/Projektbuchhaltung können Informationen für alle Projekte unabhängig davon anzeigen, woher sie stammen.
Die wichtigsten Merkmale der Projektbuchhaltung sind die folgenden Fähigkeiten:
Es folgt eine Übersicht über die Verwendung der Projektbuchhaltung. Zunächst sind die Aktivitäten im Hauptprozess „Basisdaten für das Rechnungswesen eingeben“ und die Aktivitäten in „Basisdatenanforderungen (BDA) für Projektbuchhaltung, Rechnungswesen“ zu prüfen sowie die Themenbeschreibung für Projektaktivierung und Finanzjobs zu lesen.
Die Projektbuchhaltung in IFS/Hauptbuchhaltung ermöglicht die Verwendung von verschiedenen Projekttypen. Projekttypen ermöglichen es festzulegen, ob und wie Projektkosten und Projekterlöse die Ergebnisse während der Lebensdauer des Projekts beeinflussen sollen. Den Projekttyp bei der Eingabe von Informationen für ein neues Projekt auswählen. Folgende Projekttypen können verwendet werden:
Vorausgesetzt, die periodische Aktivierung wird verwendet, kann dasselbe Projekt einen Projekttyp im Hauptbuch und einen anderen in einem spezifischen internen Buch verwenden. Dies kann sehr nützlich sein, wenn eine Firma entsprechend zweier verschiedener Buchhaltungsprinzipien (GAAP) Meldung machen muss.
Dieser Projekttyp kann für Kundenprojekte und für die firmeneigene Erstellung von Anlagevermögen verwendet werden. Er hat keinen Einfluss auf die Ergebniskonten während der Laufzeit des Projekts.
Anhand von Anfragen und Berichten können die Projekte verfolgt und detaillierte Informationen zu den Projekten analysiert werden. Wenn ein Projekt als fertiggestellt gemeldet wird, wird ein Beleg erstellt, der Buchungen für aktivierte Erlöse wieder zu den ursprünglichen Konten umkehrt. Aktivierte Kosten werden ebenfalls an die ursprünglichen Konten oder an die für das Projekt definierten Kontierschemata (Umbuchungsregel) rückgebucht.
Dieser Typ kann für langfristige Projekte verwendet werden, für die kontinuierlich Teilrechnungen erstellt werden. Nur Kostentransaktionen werden aktiviert. Die realen Kosten des Projekts haben während der Laufzeit des Projekts keinen Einfluss auf die Erfolgskonten. Wie auch bei den Projekten der Aktivierung S/H werden die Umkehrungseinträge für Kostenbuchungen für das Projekt entweder automatisch im Aktualisierungslauf oder in einem getrennten periodischen Prozess erstellt. Bei der Buchung der Erlöse für das Projekt erfolgt eine Schätzung der vorläufigen Kosten auf der Basis des für das Projekt angegebenen Deckungsbeitrags. Diese vorläufigen Kosten werden auf das Konto gebucht, das für den Buchungstyp „GP5 – Berechnete Projektkosten“ „Buchungssteuerung“ definiert wurde. Die Gegenbuchung erfolgt auf dem Konto, das für den Buchungstyp „GP3 – Aktivierte Projektkosten“ angegeben wurde. Die Projekterlöse werden nicht aktiviert und verbleiben auf dem angegebenen Erlöskonto. Das bedeutet, dass sich die auf der Basis des Deckungsbeitrags des Projekts geschätzten vorläufigen Kosten auf das Ergebnis der Firma auswirken. Wenn das Projekt als abgeschlossen gemeldet wird, wird ein Beleg erstellt, in dem diese vorläufigen Kosten an die ursprünglichen Konten oder an die für das Projekt definierten Kontierschemata rückgebucht werden (Rückbuchungsregel).
Dieser Typ kann für langfristige Projekte verwendet werden, für die kontinuierlich Teilrechnungen im Voraus erstellt werden. Nur Erlöstransaktionen werden aktiviert. Die realen Erlöse des Projekts haben während der Laufzeit des Projekts keinen Einfluss auf die Erfolgskonten. Wie auch bei den Projekten der Aktivierung S/H werden die Umkehrungseinträge für Erlösbuchungen für das Projekt entweder automatisch im Aktualisierungslauf oder in einem getrennten periodischen Prozess erstellt. Die Projektkosten werden nicht aktiviert und verbleiben auf den angegebenen Kostenkonten. Vorläufige Erlöse werden im periodischen Erlösansatzprozess berechnet und auf die Ergebnisse der Firma angewendet. Der resultierende Erlösrealisierungsbeleg wird automatisch in der nächsten Periode umgekehrt. Wenn das Projekt als fertiggestellt gemeldet wird, wird ein Beleg erstellt, der Buchungen für aktivierte Erlöse wieder zu den ursprünglichen Konten umkehrt.
Keine Aktivierung von Projekten ist die einfachste Form der Projektbuchhaltung. Die Kosten und Erlöse des Projekts werden nicht aktiviert, die Projektbuchhaltung wird jedoch aktualisiert. Kosten und Erlöse beeinflussen das Firmenergebnis direkt.
Dieser Typ gibt an, dass das Projekt als Standardbuchungselement verwendet wird. Die Projektbuchhaltung wird nicht aktualisiert. Dieser Projekttyp kann als einziger verwendet werden, wenn IFS Rechnungswesen nicht installiert ist.
Die Projektbuchhaltung in IFS/Projektbuchhaltung verwendet unterschiedliche Typen für die Projektherkunft, damit zwischen Projekten, die in IFS Rechnungswesen, IFS Projekt und IFS/Kundenaufträge erstellt wurden, unterschieden werden kann. Die folgenden Ursprünge können verwendet werden:
Nach der Buchung von Transaktionen für ein Projekt muss das Hauptbuch anhand der Belege aktualisiert werden, um Auswirkungen auf die Projektbuchhaltung zu haben. Dies erfolgt im Assistenten Hauptbuchbelege aktualisieren.
Die Projektaktivierung kann auf zwei verschiedene Arten erfolgen, die unverwechselbar für ein Projekt definiert werden:
Wenn ein Projekt fertiggestellt ist, muss es als abgeschlossen gemeldet werden. Für Projekte des Typs „Aktivierung S/H“ oder „Aktivierung Haben“ wird ein Beleg mit Buchungen von den Konten des laufenden Projekts zurück zu den ursprünglichen Kosten- und Erlöskonten oder zu den für das Projekt definierten Kontierschemata erstellt (Rückbuchungsregel). Im Normalfall wird der Standardbelegtyp der Funktionsgruppe P verwendet. Als Datum des Projektabschlusses wird das Belegdatum festgelegt, dies kann aber geändert werden. Der Beleg wird zur Aktualisierung in die Wartetabelle gestellt.
Vorausgesetzt, dass die periodische Aktualisierung verwendet wird, ist es auch möglich, einen oder mehrere Teilabschlüsse für Aktivierungsprojekte durchzuführen.
Weitere Informationen zum Abschluss/Vervollständigen eines Projekts mit dem Projektursprung „Job“ enthält die Themenbeschreibung zu „Finanzjobs“ oder die Beschreibung der Aktivität „Projekt fertigstellen“.
Nachaktivierungstransaktionen können bei Projektabschluss erstellt werden, um Salden von Anlagevermögen mit durch das Projekt bedingten Wertänderungen zu aktualisieren. Diese Transaktionen können nach Projektabschluss geändert werden.
Der Abschluss eines Projekts kann rückgängig gemacht werden, d. h. der Projektstatus wird zurück auf Aktiv gesetzt und das Projekt kann erneut verwendet werden. Wird der Projektabschluss zurückgesetzt, wird ein neuer Beleg der Funktionsgruppe P erstellt. Dieser Beleg ist das genaue Gegenteil des Belegs, der bei Abschluss des Projekts erstellt wurde.
Ein abgeschlossenes Projekt kann auch erneut geöffnet werden. Der Projektstatus wird auf Aktiv zurückgesetzt, und das Projekt kann erneut verwendet werden. Es wird aber kein Umkehrbeleg erstellt. Während dieses Prozesses können der Projekttyp und andere Einstellungen für das Projekt geändert werden. Dies kann bei Eingang von Garantieansprüchen für ein geliefertes Kundenprojekt sehr nützlich sein.
Die Projektanalyseordner in IFS/Projektbuchhaltung enthalten je drei Anfrageseiten für das Hauptbuch und das interne Buch, die zur Verfolgung von Projekten verwendet werden können:
Auf all diesen Seiten ist es möglich, Salden basierend auf ausgewählten Buchungselementen zu gruppieren und die zugrunde liegenden Belegzeilen aufzuschlüsseln.
Der Ordner der Hauptbuchprojektanalyse enthält auch einen Bericht für die Verfolgung von Projekten, d. h. die Projektauswertung – Salden. Dieser Bericht enthält Informationen zu Salden für ein oder mehrere Projekte. Projekte, die vor einem angegebenen Datum abgeschlossen wurden, können ausgeschlossen werden. Die Salden können auch mit dem Budget verglichen werden.
Wenn eines der Buchungselemente im Kontierschema für die Projektbuchhaltung verwendet wird, können Verfolgungsberichte für Projekte in IFS/Berichtsgenerator erstellt werden.