Die Projektaktivierung ist der Prozess der vorübergehenden Entfernung von Projektkosten und/oder Erlösen aus der Gewinn- und Verlustrechnung. Die Aktivierungsbuchungen können dem Transaktionsbeleg während der Hauptbuchaktualisierung hinzugefügt oder in einem getrennten periodischen Prozess erstellt werden. Die Methode kann für jedes einzelne Projekt entschieden werden. Bei Projekten, bei denen die periodische Aktivierung verwendet wird, können zwei unabhängige Aktivierungsprinzipien (Projekttypen) im Hauptbuch und in einem ausgewählten internen Buch verwaltet werden. Wenn getrennte Regeln für Hauptbuch und internes Buch verwendet werden, wird der Buchungsprozess durch für jedes Buch spezifische Belegtypen gesteuert. Durch die Verwendung eines Belegtyps, mit dem nur ein ausgewähltes Buch aktualisiert wird, wird eine Duplikation durch die Kreation von Aktivierungseinträgen aus einem Buch in einem anderen vermieden. Bei der Verwendung mit periodischer Aktivierung kann die Erlösrealisierung für ein Projekt auch unabhängig im Hauptbuch und in einem ausgewählten internen Buch ausgeführt werden.
Zusätzlich zu den oben genannten Vorteilen stehen auch die folgenden Optionen für Projekte zur Verfügung, bei denen die periodische Aktivierung verwendet wird:
Unabhängig von der Verwendung periodischer oder transaktionsbasierter Aktivierung sind zudem einige andere wichtige Optionen verfügbar:
Die Aktivierungsbuchungsmethode für ein Projekt kann die Werte Transaktion oder Periodisch aufweisen.
Transaktion: Mit dieser Einstellung werden Projektaktivierungsbuchungen automatisch erstellt, wenn eine Kosten- oder Einnahmebelegzeile im Hauptbuch aktualisiert wird.
Periodisch: Die Aktivierung für Projekte mit dieser Einstellung findet als ein vom Anwender initiierter periodischer Prozess statt. Dieser Prozess kann am Ende einer Buchungsperiode ausgeführt werden.
Die folgenden Optionen sind bei Verwendung einer jeweiligen Aktivierungsbuchungsmethode verfügbar:
| Option | Aktivierungsbuchungsmethode = Transaktion | Aktivierungsbuchungsmethode = Periodisch | |
| Getrennte Regeln für Hauptbuch/internes Buch nicht ausgewählt | Getrennte Regeln für Hauptbuch/internes Buch ausgewählt | ||
| Ein Projektbuchhaltungsprinzip, das für alle Bücher gilt | ü | ü | |
| Getrennte Projektbuchhaltungsprinzipien für Hauptbuch und internes Buch | ü | ||
| Aktivierungsbuchungen während Hauptbuchbelegaktualisierung erstellen | ü | ||
| Aktivierungsbelegzeilen im ursprünglichen Kosten-/Einnahmenbeleg erstellen | ü | ||
| Mehrere Rückbuchungsregeln | ü | ü | ü |
| Projekttyp beim erneuten Öffnen eines Projekts ändern | ü | ü | ü |
| Erlösrealisierung als ein periodischer Prozess | ü | ü | ü |
| Aktivierungsbuchungen als Periodenendeprozess erstellt | ü | ü | |
| Möglichkeit zum Ausschließen von Konten aus dem Aktivierungsprozess | ü | ü | |
| Möglichkeit zum Ausschließen von Aktivitäten aus dem Aktivierungsprozess | ü | ü | |
| Teilweiser Abschluss eines Projekts mit einem Prozentsatz oder einem Betrag | ü | ü | |
| Projektabschluss für ein ausgewähltes Unterprojekt ausführen | ü | ü | |
Der Prozess der periodischen Aktivierung wird durch Festlegen der Aktivierungsbuchungsmethode für das Projekt auf Periodisch initiiert. Dies kann auch aus der Projektgruppe übernommen werden. Die Aktivierungsbuchungsmethode kann für Projekte nicht geändert werden, die bereits Aktivierungsbuchungen aufweisen.
Wenn die Aktivierungsbuchungsmethode auf Periodisch gesetzt ist, erstellt das System keine Aktivierungseinträge (Buchungen) für das Projekt, wenn Kosten- oder Einnahmenbelege für das Hauptbuch aktualisiert werden. Stattdessen wird die Aktivierung von einem periodischen Prozess initiiert.
Wenn die periodische Aktivierung für ein Projekt verwendet wird, können Aktivierung und Erlösrealisierung im internen Buch anders als im Hauptbuch durchgeführt werden. Dies ermöglicht es Firmen, die Projektbuchhaltung gemäß zweier ausgewählter Buchhaltungsrichtlinien, z. B. US GAAP und IFRS, im internen Buch und im Hauptbuch auszuführen.
Es kann nur ein internes Buch in einer Firma für die Verwendung dieser Funktion eingestellt werden. Dies erfolgt über die Aktivierung der Option IB Projektbuchhaltung auf der Seite Interne Bücher definieren. Dies ist nur für ein internes Buch erlaubt, bei dem das Buchungselement für die Projektbuchhaltung eingeschlossen ist.
Alle für die periodische Aktivierung eingestellten Projekte können getrennte Projektbuchhaltungsprinzipien für Hauptbuch und internes Buch haben. Dies wird durch die Aktivierung der Option Getrennte Regeln HB/IB ermöglicht. Projekte mit dieser Einstellung können auf den folgenden Basisdatenseiten zwei Sätze von Projektaktivierungs- und Erlösrealisierungsprinzipien haben:
Wenn die periodische Aktivierung verwendet wird, werden zwei Belegtypen aus zwei Funktionsgruppen verwendet:
Um die Aktivierung und die Erlösrealisierung unabhängig voneinander in zwei Büchern beizubehalten, muss das System diese Einträge in jedem Buch ebenfalls unabhängig voneinander buchen. Die Anzahl der Bücher, in denen jeder Beleg gebucht wird, wird über das Feld Buchtyp auf der Seite Belegtyp definieren gesteuert. Dieses Feld kann folgende Werte haben:
Um die periodische Aktivierung mit getrennten HB-/IB-Regeln auszuführen, müssen drei Belegtypen der Funktionsgruppe PPC definiert werden. Wenn die periodische Aktivierung von der Firma nicht verwendet wird, sind Belegtypen aus der Funktionsgruppe PPC nicht erforderlich.
| Bezeichnung | Funktionsgruppe | Buch Wahl | Buch ID |
| Belegtyp 1 für Funktionsgruppe PPC Dieser Belegtyp wird für die Buchung von periodischen Aktivierungseinträgen für Projekte verwendet, die keine getrennten Regeln für Hauptbuch und internes Buch verwenden. |
PPC | HB, Ausw. auf IB | * |
| Belegtyp 2 für Funktionsgruppe PPC Dieser Belegtyp wird für die Buchung von periodischen Aktivierungseinträgen im Hauptbuch für Projekte verwendet, die für die Verwendung getrennter Regeln für Hauptbuch und internes Buch eingerichtet sind. |
PPC | Hauptbuchhaltung | GL(00) |
| Belegtyp 3 für Funktionsgruppe PPC Dieser Belegtyp wird für die Buchung von periodischen Aktivierungseinträgen im Hauptbuch für Projekte verwendet, die für die Verwendung getrennter Regeln für Hauptbuch und internes Buch eingerichtet sind. |
PPC | Internes Buch |
Buch-ID des internen Buchs |
Bei der Arbeit mit Projekten, die getrennte Regeln für Hauptbuch und internes Buch verwenden, sind drei Belegtypen der Funktionsgruppe P erforderlich.
| Bezeichnung | Funktionsgruppe | Buch Wahl | Buch ID |
| Belegtyp 1 der Funktionsgruppe P Dieser Belegtyp wird verwendet, um die folgenden Transaktionen in allen Büchern für Projekte zu buchen, die mit der Aktivierungsbuchungsmethode Transaktion eingerichtet sind:
Der Belegtyp wird auch verwendet, um die folgenden Transaktionen in allen Büchern für Projekte zu buchen, die für die periodische Aktivierung, aber nicht für die Verwendung getrennter HB-/IB-Regeln eingerichtet sind:
|
P | HB, Ausw. auf IB | * |
| Belegtyp 2 der Funktionsgruppe P Dieser Belegtyp wird für die Buchung der folgenden Transaktionen im Hauptbuch für periodische Aktivierungsprojekte verwendet, die für die Verwendung getrennter Regeln für Hauptbuch und internes Buch eingerichtet sind.
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P | Hauptbuchhaltung | GL(00) |
| Belegtyp 3 der Funktionsgruppe P Dieser Belegtyp wird für die Buchung der folgenden Transaktionen im internen Buch für periodische Aktivierungsprojekte verwendet, die für die Verwendung getrennter Regeln für Hauptbuch und internes Buch eingerichtet sind.
|
P | Internes Buch | Buch-ID des internen Buchs |
Die Belegtypen der Funktionsgruppe PPC, die für die Buchung periodischer Aktivierungen in jeder Buchkombination verwendet werden sollten, können auf der Seite Informationen zur periodischen Aktivierung definiert werden.
Die Belegtypen der Funktionsgruppe P, die für die Buchung des Erlösansatzes in jeder Buchkombination verwendet werden sollten, können auf der Seite Erlösansatzdaten definiert werden.
Der Prozess der Projektausführung oder der Buchung von täglich anfallenden Transaktionen in einem Projekt mithilfe von periodischer Aktivierung unterscheidet sich nicht von der Vorgehensweise für Projekte, die transaktionsbasierte Aktivierung verwenden. Projekttransaktionen werden in allen Komponenten immer noch auf dieselbe Weise erstellt und verwendet, zum Beispiel in IFS/Einkauf oder IFS/Fertigung.
Der Prozess zur periodischen Aktivierung und Erlösrealisierung kann am Ende einer ausgewählten Buchungsperiode aus der periodischen Aktivierung und der Erlösrealisierung initiiert werden.
Dieser Prozess kann für eine einmalige Kombination aus Buchungsjahr/Periode und Buch einer Firma definiert werden. Es können bis zu drei PCRR-Datensätze für jede Buchungsperiode mit den folgenden Buchauswahlen erstellt werden:
| Buch Wahl | Bezeichnung |
| Alle Bücher | Diese Alternative deckt zwei verschiedene Situationen ab:
|
| Hauptbuchhaltung | Verwendung für die periodische Aktivierung und die Erlösrealisierung im Hauptbuch, wenn Projekte für die periodische Aktivierung und mit getrennten Regeln für Hauptbuch/internes Buch eingerichtet sind |
| Internes Buch | Verwendung für die periodische Aktivierung und die Erlösrealisierung im internen Buch, wenn Projekte für die periodische Aktivierung und mit getrennten Regeln für Hauptbuch/internes Buch eingerichtet sind |
Wenn dieser Prozess einmal festgelegt ist, durchläuft er die folgenden Statusstufen:
| Status | Bezeichnung |
| Definiert | Dies ist der Status des Eintrags bei seiner Erstellung. |
| TeilweiseAktiviert | Die periodische Aktivierung wurde nur für einige der Projekte durchgeführt. |
| Aktiviert | Die periodische Aktivierung wurde für alle Projekte ausgeführt und gebucht. |
| TeilweiseBerechnet | Für einige Projekte wurde der Erlösansatz berechnet. |
| Berechnet | Die Erlösansatzberechnung wurde für alle Projekte ausgeführt. |
| Bestätigt | Die berechnete Erlösrealisierung wurde bestätigt. |
| Gebucht/Abgeschlossen | Ein Erlösansatzbeleg wurde für alle Projekte erstellt. |
Nach der Definition der Prozedur sind alle Projekte für die periodische Aktivierung berechtigt und der Erlösansatz wird in die Seite Periodische Aktivierung und Erlösansatz je Projekt geladen. Dann kann der Prozess pro Projekt oder für eine Gruppe von Projekten ausgeführt werden. Der Status der periodischen Aktivierung und des Erlösansatzes des Projekts lautet wie folgt:
| Status | Bezeichnung |
| Definiert | Dies ist der Status, wenn die Prozedur erstellt wird. |
| Aktiviert | Die periodische Aktivierung wurde ausgeführt und gebucht. |
| Berechnet | Die Erlösrealisierungsberechnung wurde ausgeführt. |
| Bestätigt | Die berechnete Erlösrealisierung wurde bestätigt. |
| Gebucht/Abgeschlossen | Erlösrealisierungsbeleg wurde erstellt. |
Die periodische Aktivierung und die Erlösrealisierung sind ein Periodenendeprozess, der als einer der letzten Arbeitsgänge einer Periode durchgeführt werden muss. Alle Transaktionen für die Periode müssen abgeschlossen und alle Belege im Hauptbuch aktualisiert werden. Es wird empfohlen, dass die Periode für alle Anwendergruppen außer der Gruppe abgeschlossen wird, die mit diesem Prozess arbeitet.
Dieser Prozess ist für alle berechtigten Projekte in allen relevanten Büchern zu wiederholen.
Wenn die periodische Aktivierung verwendet wird, können Konten aus dem Aktivierungs- und dem Erlösrealisierungsprozess ausgeschlossen werden. Dies bietet die Möglichkeit, einige Arten von Ausgaben und Einnahmen aus der Projektaktivierung auszuschließen, was in einigen Ländern eine gesetzliche Anforderung darstellt.
Diese Option ist für Konten mit den logischen Kontentypen Kosten, Erlöse und Statistik verfügbar. Es kann angegeben werden, ob das Konto aus der Aktivierung im Hauptbuch, internen Buch oder in beiden Büchern ausgeschlossen werden soll.
Wenn die periodische Aktivierung verwendet wird, können Aktivitäten aus dem Aktivierungs- und dem Erlösrealisierungsprozess ausgeschlossen werden. Es kann angegeben werden, ob die Aktivität aus der Aktivierung im Hauptbuch, internen Buch oder in beiden Büchern ausgeschlossen werden soll. Die Einstellung kann nicht geändert werden, wenn die Aktivität verwendete Kosten enthält.
Dies erlaubt Projektmanagern, einige Teile der Projektstruktur aus dem Aktivierungsprozess auszuschließen. Kosten und Einnahmen dieser ausgewählten Teile werden direkt zum G&V gemeldet, während Kosten und Einnahmen aller anderen Aktivitäten auf der Basis der Projekteinstellungen aktiviert werden.
Es ist möglich, mehrere Kontierschemata in die Umbuchungsregel einzugeben, die beim Abschluss eines Projekts verwendet wird. Das Verteilungsfeld Prozentsatz in der Umbuchungsregel gibt den Kostenprozentsatz an, der in jedem Kontierschema gebucht wird. Bei der Definition einer Umbuchungsregel für ein Projekt oder eine Projektgruppe überprüft das System, ob der Verteilungsprozentsatz gleich 100 ist. Eine Umbuchungsregel für eine Projektgruppe wird standardmäßig auf Projekte gesetzt, die mit der Projektgruppe verbunden sind, kann aber für das einzelne Projekt geändert werden. Beim Projektabschluss für ein Projekt wird die Umbuchungsregel im Abschlussdialogfeld vorgeschlagen, kann aber geändert werden.
Projekte müssen möglicherweise während der Lebensdauer des Projekts teilweise abgeschlossen werden. Dies kann durch Herabsetzen des Werts für den Fertigstellungsbetrag oder Prozentsatz im Dialogfeld Projektabschluss erfolgen. Dies ist nur für Projekte zulässig, die für eine periodische Aktivierung eingerichtet sind und eine Umbuchungsregel aufweisen. Es ist nicht zulässig, eine teilweise Fertigstellung durchzuführen, wenn eines der Unterprojekte des ausgewählten Projekts finanziell abgeschlossen ist. Eine teilweise Fertigstellung kann über die Seite Projektabschlussdetails zurückgesetzt werden.
Wenn der teilweise Projektabschluss Einnahmen umfasst, muss GP18 – Teilweiser Projekteinnahmenabschluss in Buchungsregel eingerichtet werden. Während der endgültigen Fertigstellung eines Projekts werden alle teilweisen Abschlüsse zurückgesetzt. Dann wird ein neuer Projektabschlussbeleg für den vollständigen Abschluss des Projekts gebucht.
Bei der Verwendung der periodischen Aktivierung ist es möglich, einen Teil eines Projekts finanziell abzuschließen, ohne dass sich dies auf andere Teile der Projektstruktur auswirkt. Für den finanziellen Abschluss eines Unterprojekts müssen alle Aktivitäten dieses Unterprojekts (einschließlich der Aktivitäten in Unterprojekten untergeordneten Projekten) den Status Abgeschlossen oder Storniert aufweisen. Dieser Prozess kann über die Seite Finanzprojekt in IFS/Rechnungswesen mit dem Befehl Unterprojektabschluss ausgeführt werden. Eine Rücksetzfunktion steht auf der Seite Finanzprojekt sowie auf der Seite Projektabschlussdetails zur Verfügung. Nachdem dieser Vorgang ausgeführt wurde, werden alle Unterprojekte und Aktivitäten des ausgewählten Unterprojekts als Finanziell abgeschlossen markiert. Es werden keine Änderungen für Unterprojekte und Aktivitäten zugelassen, die finanziell abgeschlossen sind.
Unterprojektabschlussbuchungen werden nicht während des endgültigen Abschlusses des Projekts zurückgesetzt. Beim endgültigen Abschluss werden alle nicht abgeschlossenen Aktivitäten ausgewählt, und es wird ein Abschlussbeleg zur Umkehrung der Aktivierung dieser Aktivitäten erstellt.
Ein geschlossenes Projekt muss möglicherweise erneut geöffnet werden, damit eine einmalige Transaktion wie ein Garantieanspruch bearbeitet werden kann. Zur Unterstützung dieses und anderer Szenarios können alle Regeln für ein Projekt während des erneut geöffneten Prozesses geändert werden. Wenn ein Projekt erneut geöffnet wird, wird dies in den Projektabschlussdetails protokolliert.
Beispiel: Wenn das ursprüngliche Projekt für eine Aktivierung von Ausgaben eingerichtet wurde, kann der Projekttyp während des erneuten Öffnungsprozesses zu Keine Aktivierung geändert werden. Dies erlaubt die Buchung neuer Ausgaben ohne Aktivierungseinträge direkt in G&V.