Job Costing

Job Costing ermöglicht die Verfolgung und Analyse von Istkosten in der Hauptbuchhaltung sowie die Aktualisierung der Verkaufskosten mit diesen Istkosten nach Beendigung des Jobs. Ein Job wird als Nebenprojekt definiert.

Dieses Dokument ist darauf ausgelegt, dem Leser das konzeptionelle Verständnis zu der Funktionsweise von Job Costing in IFS zu vermitteln und darzustellen, was sich durch das verschiedenartige Einrichten der Anwendung erreichen lässt. Darüber hinaus werden vier Szenarien aufgestellt, die beschreiben, welche Auswirkungen unterschiedliche Buchhaltungseinrichtungen in IFS haben.

In IFS stellt Job Costing keine eigene Komponente dar. Stattdessen werden die Funktionen der anderen Komponenten von Job Costing zur Erfüllung seiner Aufgaben genutzt. Auch wenn die meisten Komponenten von IFS von Job Costing beeinflusst werden oder auf Job Costing Einfluss haben, sind nur wenige wirklich bedeutend für die Funktionsweise von Job Costing. In diesem Abschnitt werden diese zentralen Komponenten und Bausteine sowie ihre Bedeutung für den Arbeitsablauf von Job Costing erläutert. Eine kurze Beschreibung der grundsätzlichen Abläufe in IFS in Bezug auf Job Costing wird ebenfalls geliefert.

Hauptbuchhaltung

Die Funktionen der Hauptbuchhaltung sind von zentraler Bedeutung für Job Costing, sowohl zur Analyse als auch für das Einrichten von Basisdaten. Hierbei bedient sich Job Costing der Projektfunktion der Hauptbuchhaltung, sodass ein Projekt als Finanzprojekt behandelt wird.

Da ein Job automatisch erstellt werden sollte, wenn er von der Kundenauftragsposition aus initiiert wird, werden alle erforderlichen Daten mit Hilfe der Funktion "Projektgruppe" in Vorlagen gespeichert. Ist der Job erstellt, wird er als Projekt abgewickelt. Die Auswertung von Jobs oder Jobgruppen im Rechnungswesen erfolgt entweder als Salden- oder als Projektanalyse. Diese unterscheidet sich nicht von der herkömmlichen Projektverfolgung, es können allerdings Jobs von Projekten getrennt werden.

Sobald ein Job fertig gestellt ist, sollte dieser geschlossen werden. Die Funktion "Job schließen" verwendet die Funktion "Projekt fertig stellen" in der Hauptbuchhaltung. Ein Job kann direkt von einer bestimmen Seite im Hauptbuch aus geschlossen werden.

Buchungsregeln

Buchungsregeln haben entscheidenden Einfluss darauf, wie Job Costing funktioniert und was im Hauptbuch analysiert werden kann. Es gibt jedoch in IFS/Buchungsregeln keinerlei besondere Funktionen für das Job Costing. Job Costing erfordert lediglich, dass Buchungsregeln in bestimmter Art und Weise eingerichtet wurden.

DOP

Zwischen einem DOP-Kopf und einem Job (Projekt) besteht eine 1:1-Beziehung. Die DOP hält über die DOP-Struktur Einkauf und Produktion für einen einzelnen Job zusammen, sowie die Weitergabe von Vorkontierungsdaten über die gesamte Struktur hinweg. DOP kann ebenfalls zur gründlichen Analyse eines einzelnen Jobs verwendet werden.

Bestellung & Fertigungsauftrag

Bestellung und Fertigungsauftrag spielen beim Job Costing eine zentrale Rolle, da aus diesen Transaktionen die Grundlage für die finanzielle Weiterverfolgung von Jobs gebildet wird. Normale Transaktionen erhalten ihre Job-ID jedoch aus der Komponente DOP in einem Buchungselement der Vorkontierung.

Kundenauftrag

Da jeder Job aus einer Kundenauftragsposition initiiert wird und die Vorkontierung der Kundenauftragsposition über die DOP-Struktur übernommen wird, beziehen sich alle Transaktionen auf den Job. Ist also die Vorkontierung in der Kundenauftragsposition falsch, wird im Grunde genommen jede Transaktion falsch gebucht. Da der Job nicht geschlossen werden kann, bis der Artikel auf der Kundenauftragsposition geliefert und fakturiert ist, bestimmt der Kundenauftrag außerdem, ob ein Job geschlossen werden kann.

Basisablauf beim Job Costing

Der Basisablauf erfordert die Erstellung eines Jobs in einer Kundenauftragsposition, die Freigabe des Kundenauftrags und die Erstellung eines DOP-Kopfs. Voraussetzung für die Erstellung eines Jobs ist die Erstellung einer Jobvorlage in der Hauptbuchhaltung. Der Kundenauftrag muss sich im Status "Geplant" befinden, und der Artikel muss DOP-gestützt sein. Eine zuvor erstellte DOP-Struktur kann nur mit einer jobverknüpften Kundenauftragsposition verknüpft werden, wenn der Status des DOP-Kopfes "Erstellt" oder "Nicht freigegeben" aufweist.

Die nächste Stufe im Ablauf des Job Costing ist die Abwicklung der Fertigung des DOP-Artikels. Dies geschieht durch Erstellung der DOP-Struktur und anschließender Verrechnung, sofern erforderlich, der Menge mit einem DOP-Auftrag und Freigabe der DOP-Struktur. Dadurch, dass die Menge verrechnet und nicht reserviert wird, generiert das System Transaktionen, da Materialien durch diese Aktionen entweder mit dem Job verknüpft oder Verknüpfungen aufgehoben werden. Anschließend wird der Verkaufsartikel hergestellt, indem die Bedarfsdecker ausgeführt werden. Ist die DOP-Struktur hergestellt, wird der Verkaufsartikel für die bestimmte Kundenauftragsposition reserviert und kann an den Kunden geliefert werden. Die Job-Komponente beeinflusst alle während des Fertigungsprozesses verursachten Transaktionen. Alle Transaktionen werden mit der Job-ID gekennzeichnet, sodass die Istkosten eines Jobs in der Hauptbuchhaltung verfolgt werden können. Die Istkosten können in DOP berechnet und angezeigt werden. Hinweis: Die Istkosten in der Hauptbuchhaltung und in DOP können aus einem der folgenden Gründe voneinander abweichen:

Die Konten in der Hauptbuchhaltung wurden noch nicht durch Transaktionen aus "Bestand/Fert.auftrag" aktualisiert. Dieser Effekt wird aufgehoben, wenn der Job abgeschlossen wird.
Andere indirekte Kosten wurden direkt für den Job in die Hauptbuchhaltung eingegeben.

Sobald der Kundenauftrag ausgeliefert und fakturiert ist, kann der Job abgeschlossen werden. Hierzu findet in der Hauptbuchhaltung, in der die Verkaufskosten berechnet werden, eine Saldierung statt. Ein Job kann von verschiedenen Stellen des Systems aus geschlossen werden. Eine Möglichkeit besteht darin, in der Kundenauftragsposition im Menü „Funktionen“ den Befehl Job schließen zu verwenden. Weitere Möglichkeiten sind das manuelle Schließen eines Jobs oder, nach der Planung, das Schließen aller Jobs, die zu diesem Zeitpunkt geschlossen werden können. Dies kann in IFS Rechnungswesen erfolgen. Der Job kann geschlossen werden, wenn seine gesamten Istkosten erfasst sind. Dies ist der Fall, wenn:

für alle aufgenommenen Bestellungen geprüfte Rechnungen vorhanden sind.
alle für den Job generierten Transaktionen in die Hauptbuchhaltung übertragen wurden.

Der Job kann jederzeit manuell geschlossen werden, auch wenn dies die Verkaufskosten des Jobs möglicherweise verfälscht.

Basis-Setup in der Hauptbuchhaltung

Alle Basisdaten bezüglich eines Jobs werden in der Projektkomponente innerhalb der Hauptbuchhaltung abgewickelt. Da Job Costing die Komponente Projekt verwendet, sind die meisten Basisdaten für Jobs und Projekte üblich.

Jobserien / Projektserien

Alle Jobs erhalten zu Identifikationszwecken eine Job-ID aus einer Nummerserie. Die Nummernserie wird durch ein Präfix (zwei Zeichen) und einen Startwert (max. 7 Zeichen) definiert. Die Job-ID wird automatisch aus der nächsten verfügbaren Nummer der Serie generiert. Es wird empfohlen, ein Präfix zu verwenden, das leicht als Job zu erkennen ist. Des Weiteren ist zu beachten, dass IFS Projekt und Job Costing nebeneinander verwendet werden und Projekt-IDs daher nicht mit denselben Zeichen wie die Job-IDs beginnen sollten.

Jobvorlage / Projektgruppe

Alle Jobs werden bei Initiierung von der Kundenauftragsposition aus automatisch erstellt. Um dies zu ermöglichen, sind für die Erstellung gewisse Standarddaten erforderlich, die über Vorlagen auf der Seite „Projektgruppe“ bearbeitet werden. Definiert werden in der Vorlage der Name der Projektgruppe, der Projekttyp, der "Aktivierg. Kosten" lauten sollte, die zu verwendende Projektserie (Jobserie) und das Konto, auf das die Kosten verkaufter Artikel beim Schließen des Jobs gebucht werden sollen. Definieren Sie auf der Registerkarte Jobinformationen die Anwendergruppe und den Belegtyp, die bei automatischer Schließung eines Jobs verwendet werden sollen. Des Weiteren angeben, ob diese Projektgruppe der Standard für Jobs sein soll, und ob der Job automatisch nach endgültiger Fakturierung der Kundenauftragsposition geschlossen werden soll.

Jobdetails / Projektdetails

Sobald ein Job erstellt wurde, können die zugehörigen Basisdaten auf der Seite Finanzprojekt angezeigt werden, ähnlich wie bei herkömmlichen Projekten. Es gibt jedoch noch Zusatzinformationen in einem weiteren Register.

Autom. Buchungsregel

Je nachdem, wie die Kosten eines Jobs im Hauptbuch nachvollzogen werden sollen, ist eventuell eine automatische Buchungsregel erforderlich, die immer dann zum Einsatz kommt, wenn eine Bestandstransaktion im Hauptbuch aktualisiert wird. Die unterschiedlichen Szenarien und Auswirkungen der verschiedenen Transaktionen werden unter Kalkulatorische Verfolgung von Jobs beschrieben. In diesem Abschnitt werden nur die beiden wichtigsten Regeln beschrieben:

Jobbestand, Szenario 2

Wenn das Hauptbuch einen getrennten Jobbestand enthalten soll, muss eine automatische Buchungsregel erstellt werden, die alle jobbezogenen Materialien aus dem normalen Bestand in den Jobbestand überträgt. Dies lässt sich am Besten an folgendem Beispiel darstellen:

Bestandskonto = 1400
Jobbestandskonto = 1410
Das Präfix der Jobnummernserie lautet JC.
Im Kontierschema werden fünf Buchungselemente verwendet.
Job-ID wird auf Buchungselement C gebucht.

Das auszulösende Original-Kontierschema würde lauten wie folgt (* = derselbe Buchungselementwert wie die Originalbuchung):

Konto	Kostenstelle	Job-ID	Buchungselement D	Buchungselement E
1400	%	JC%	%	%

Die Originalbuchung sollte storniert und die neue Buchung wie folgt definiert werden:

Konto	Kostenstelle	Job-ID	Buchungselement D	Buchungselement E
1410	*	*	*	*

Komplette Verfolgung aller Jobkosten, Szenarios 3 & 4

Wenn eine komplette Verfolgung aller Kosten bezüglich eines Jobs in der Projektanalyse im Hauptbuch erfolgen soll, muss eine automatische Buchungsregel erstellt werden, durch die alle jobbezogenen Bestandstransaktionen auf ein generisches Kostenkonto übertragen werden. Dies lässt sich am Besten an folgendem Beispiel darstellen:

Bestandskonto = 1400
Generisches Kostenkonto = 4029
Das Präfix der Jobnummernserie lautet JC.
Im Kontierschema werden fünf Buchungselemente verwendet.
Job-ID wird auf Buchungselement C gebucht.

Das auszulösende Original-Kontierschema würde lauten wie folgt (* = derselbe Buchungselementwert wie die Originalbuchung):

Konto	Kostenstelle	Job-ID	Buchungselement D	Buchungselement E
1400	%	JC%	%	%

Die Originalbuchung sollte storniert und die neue Buchung wie folgt definiert werden:

Konto	Kostenstelle	Job-ID	Buchungselement D	Buchungselement E
4029	*	*	*	*

Basis-Setup in IFS/Buchungsregeln

Da es in IFS/Buchungsregeln keine spezielle Job-Komponente gibt, wird in diesem Abschnitt beschrieben, wie man die verschiedenen Regeln in IFS/Buchungsregeln einstellt, um Job Costing zu ermöglichen. Weitere Informationen zu IFS/Buchungsregeln enthält die entsprechende Dokumentation.

Definition des Kontierschemas

Job Costing basiert auf Projektfunktionen. Folglich muss ein Buchungselement mit der Buchungselementfunktion Projektbuchhaltung definiert werden.

Vorkontierung

Die Verfolgung in beiden Konten des Hauptbuchs und die Projektanalyse im Hauptbuch basieren auf der Job-ID. Die Job-ID muss daher unbedingt bei allen jobbezogenen Buchungen Teil des Kontierschemas sein. Dies wird hauptsächlich über die Vorkontierungsfunktion erreicht.

Buchungssteuerung

Dieser kurze Abschnitt über Buchungssteuerung soll an einige wichtige Themen hinsichtlich der Buchungssteuerung erinnern und aufzeigen, welche Einstellungen nötig sind, damit das Job Costing wie gewünscht funktioniert. Dies ist jedoch keinesfalls eine vollständige Anleitung zur Einrichtung der Buchungssteuerung. Daher sind die Informationen sehr kurz gehalten. Weitere Informationen zur Buchungssteuerung, und wie diese eingerichtet wird, enthält das Anwenderhandbuch.

Vorkontierung für Verteilung und Fertigung: Die Vorkontierung muss in der Buchungssteuerung so definiert werden, dass sie für alle Transaktionen, die über DOP, Fertigungsauftrag, Bestellung, Kundenauftrag usw. generiert werden, zur Verfügung steht. Die entsprechenden Buchungstypen hierfür lauten M100 und M113.

Abweichungen: Es ist zu beachten, dass zum Aufteilen von Abweichungen bei Fertigungsaufträgen einige neue Buchungstypen vorhanden sind. Dies sind die Buchungstypen M120 und M137.

Bestandstransaktionen und Halbfabrikate: Buchungstyp M1 (Bestandstransaktionen) und M40 sind zum Einrichten des Job Costing elementar.

Projektbuchhaltung: Die Buchung für die Aktivierung eines Projekts muss definiert werden. Dies geschieht über Buchungstyp GP3.

Initiieren eines Jobs

Jobs werden stets von einer Kundenauftragsposition aus initiiert. Der Basisablauf erfordert die Erstellung eines Jobs in einer Kundenauftragsposition, die Freigabe des Kundenauftrags und die Erstellung eines DOP-Kopfs. Der Kundenauftrag muss sich im Status Geplant befinden, und der Artikel muss DOP-geliefert werden. Eine zuvor erstellte DOP-Struktur kann nur mit einer jobverknüpften Kundenauftragsposition verknüpft werden. Der Status des DOP-Kopfes muss außerdem Erstellt oder Nicht freigegeben lauten.

Bei Initiierung des Jobs wird ein Job/Projekt auf Basis der Vorlageninfo im Hauptbuch erstellt. Es kann nur die Vorlageninfo überschrieben werden, die sich auf das Schließen des Jobs bezieht, z. B. automatische oder endgültige Fakturierung der Kundenauftragsposition.

Job schließen

Abgesehen von verschiedenen Arten der Analyse ist das Schließen eines Jobs der letzte Vorgang, der an diesem ausgeführt werden sollte. Durch Schließen des Jobs wird das Hauptbuch so aktualisiert, dass die Kosten der verkauften Artikel vom Konto "Halbfabrikate" zum entsprechenden Kostenkonto geschoben werden. Ein Job kann entweder manuell oder als terminierter Batch-Job geschlossen werden. Vor dem Schließen des Jobs muss die Kundenauftragsposition jedoch fakturiert worden sein. Bei manueller Ausführung werden Informationen ausgegeben, wenn alle Transaktionen einer bestimmten Bedingung folgen, die festlegt, ob die Kosten verkaufter Waren richtig aktualisiert wurden oder nicht. Folgende Informationen werden ausgegeben:

Ob alle Fertigungstransaktionen in die Wartetabelle in IFS/Buchungsregeln übertragen wurden.
Ob alle Bestandstransaktionen in die Wartetabelle in IFS/Buchungsregeln übertragen wurden.
Ob alle Bestellungen vollständig fakturiert und ausgeziffert wurden.
Ob das Hauptbuch mit den Transaktionen in der Wartetabelle aktualisiert wurde.

Die Informationen können ignoriert und der Job geschlossen werden, selbst wenn nicht alle Transaktionen ins Hauptbuch übertragen wurden. In einem solchen Fall wären die Kosten verkaufter Waren allerdings fehlerhaft. Wird der Vorgang terminiert und automatisch von der Anwendung ausgeführt, müssen alle oben stehenden Bedingungen erfüllt sein, bevor der Job vom Batch-Job geschlossen wird.

Zu Jobs und zum Schließen von Jobs sollte Folgendes beachtet werden:

Beim Erfassen der Fertigungszeit eines Fertigungsauftrags in der Fertigungssteuerung werden vor Genehmigung der Zeit keine Transaktionen erstellt. Das bedeutet, dass der Fertigungsauftrag ohne Kosten für die gemeldete Zeit aufgenommen und geschlossen werden kann. Wenn solch ein Fertigungsauftrag im Schließen des Jobs enthalten ist, werden zum Zeitpunkt des Abschlusses in die Gesamtkosten des Jobs keine Kosten für die gemeldete Zeit aufgenommen. Bei Erstellung der Zeittransaktionen werden die Kosten des Jobs in DOP aktualisiert, jedoch auf keinen Fall in die Verkaufskosten des Jobs aufgenommen.
Wenn Transaktionen manuell auf einen Job nach dessen Schließung gebucht werden, werden diese Kosten nicht in die Verkaufskosten des Jobs aufgenommen.

Kalkulatorische Verfolgung von Jobs

Dieser Abschnitt enthält allgemeine Informationen zur Verfolgung und einige grundlegende Regeln für das Job Costing. Darüber hinaus werden drei mögliche Szenarien zur Einrichtung der Anwendung aufgezeigt, um verschiedene Analyseniveaus im Hauptbuch zu erreichen.

Es ist zu beachten, dass eine detaillierte Verfolgung anhand von DOP oder direkt anhand von Fertigungsaufträgen durchgeführt werden kann, unabhängig davon, wie die Buchhaltung eingerichtet ist. Während jedoch eine Verfolgung im Hauptbuch für einen oder mehrere Jobs gleichzeitig ausgeführt werden kann, wird die Verfolgung anhand des DOP stets pro Job und im Fertigungsauftrag als Teil des Jobs ausgeführt.

Im Beispiel unter Kalkulatorische Verfolgung von Jobs erhalten Sie Informationen zum Nachvollziehen der verschiedenen Auswirkungen beim Einrichten der Verfolgung. Zu jedem Szenario wird erläutert, welche Auswirkungen Ereignisse/Transaktionen haben. Zu jedem Szenario gibt es außerdem eine Excel-Datei, in der beschrieben wird, wie die Transaktionen gebucht werden und welche Kontosalden sich nach jedem Schritt ergeben.

Allgemein

Je nachdem, wie die Jobs im Hauptbuch verfolgt werden sollen, können unterschiedliche Buchungsregeln und andere Regeln eingerichtet werden und verschiedene Verfolgungsmöglichkeiten erreicht werden. Zur finanziellen Verfolgung von Jobs gibt es im Hauptbuch zwei Stellen, namentlich Saldenanalyse und Projektanalyse, und eine weitere Stelle in DOP, Register "Kalkulation" im DOP-Kopf. Es gibt jedoch einige Grundlagen, die gültig sind, unabhängig davon, wie die Buchungsregeln eingerichtet werden und wo die Verfolgung stattfindet:

Die Saldenanalyse im Hauptbuch erfasst alle Transaktionen, die die Job-ID in ihrem Kontierschema tragen.
Die Projektanalyse im Hauptbuch erfasst alle Kosten- bzw. Erlöstransaktionen, die die Job-ID in ihrem Kontierschema haben, z. B. Transaktionen, die nur Saldenkonten enthalten, die nicht als Projektkosten erscheinen.
Das Job Costing kann nur ausgeführt werden, wenn Standardkosten oder gewichtete Durchschnittskosten als Bestandsbewertungsmethode verwendet werden. Es ist nicht ratsam, transaktionsbezogene oder periodisch gewichteten Durchschnitt als Berücksichtigungsstufe für Lieferantenrechnung zu verwenden.
Alle Bestandstransaktionen für DOP-Artikel werden zum Bestandswert ausgeführt. Die Istkosten werden über Abweichungen ermittelt, die bei der Lieferantenrechnungsprüfung und beim Schließen von Fertigungsaufträgen errechnet werden.
Alle Bestandstransaktionen für Standardartikel werden zum Bestandswert ausgeführt.
Alle Funktionen zu einem Fertigungsauftrag werden zu Standardkosten, jedoch zu der tatsächlichen Menge ausgeführt.
Wenn ein Job einen Überschuss von einem oder mehreren Artikeln aufweist, können diese entweder in den Bestand gestellt oder von einem anderen Job verwendet werden. Das allgemeine Prinzip zur Abwicklung der Kosten lautet an dieser Stelle, dass der ursprüngliche Job die Kosten/Erlöse trägt (z. B. Abweichungen), die mit dem Artikel verknüpft sind, während der Standardbestand oder der neue Job die Kosten des Artikels zum Bestandswert trägt. Die einzig neuen Transaktionen, die speziell für das Job Costing kreiert wurden, sind die Transaktionen, die diese Kosten transferieren.
Kosten, die nicht Teil des Einkaufs- oder Herstellungsprozesses sind, sind bei der DOP-Analyse des Jobs nicht verfügbar, jedoch bei der Projektanalyse im Hauptbuch.
Zwischen der DOP-Analyse und den Analysen im Hauptbuch kann es aus Zeitgründen zu Unterschieden an laufenden Jobs kommen, z. B. wenn das Hauptbuch noch nicht mit den neusten Transaktionen aktualisiert wurde.

Beispiel

Im Beispiel wird ein einfacher Job, JC1, mit zwei Aktivitäten dargestellt:

Aktivität 1, eine Einkaufsaktivität (Bestellung)
Aktivität 2, eine Produktionsaktivität (Fertigungsauftrag)

Zusätzlich zu diesen Aktivitäten werden Standardartikel eingekauft, nur um den Unterschied in den Buchungen darzustellen.

Die Firma in dem Beispiel verwendet zur Bewertung des Bestands Standardkosten.

Das Beispiel enthält die folgenden acht Schritte:

Einkauf von Standardartikeln zu Standardkosten von 30. Der Einkauf geht in den Bestand ein und wird fakturiert, nun zu Gesamtkosten von 35.
Einkauf von jobspezifischen Artikeln (DOP-Artikeln) zu Standardkosten von 20. Der Einkauf geht in den Bestand ein und wird fakturiert und ausgeziffert, allerdings zu Gesamtkosten von 26. Die Preisabweichung wird aktiviert.
Standardartikel werden entnommen für einen Fertigungsauftrag zu Gesamtstandardkosten von 10.
Jobspezifische Artikel (DOP-Artikel) werden für einen Fertigungsauftrag entnommen zu Gesamtstandardkosten von 20 (z. B. alle gekauften Artikel in Ereignis 2).
Personalkosten für die Veredelung in Höhe von 12 und Gemeinkosten von 8 werden gemeldet.
Der Fertigungsauftrag geht ein zu Standardkosten in Höhe von 45. Dies ergibt eine Gesamtabweichung von 5, die in 3 für Personal und 2 für Gemeinkosten aufgeteilt wird.
Der Kundenauftrag wird versandt.
Der Job wird geschlossen.

Beispiel in Excel-Dateien: Für alle unten aufgeführten Szenarien ist eine Darstellung als Excel-Datei vorhanden. Die Dateinamen der Excel-Dateien lauten: Szenario 1; Szenario 2, Szenario 3 und Szenario 4. Jede Datei enthält die folgenden Registerkarten:

Buchsaldo Schritt 1 und 2, d. h. eine Darstellung, wie die Saldenanalyse nach Schritt 1 und 2 aussehen würde.
Buchsaldo Schritt 3 und 4, d. h. eine Darstellung, wie die Saldenanalyse nach Schritt 3 und 4 aussehen würde.
Buchsaldo Schritt 5 und 6, d. h. eine Darstellung, wie die Saldenanalyse nach Schritt 5 und 6 aussehen würde.
Buchsaldo Schritt 7 und 8, d.h. eine Darstellung, wie die Saldenanalyse nach Schritt 7 und 8 aussehen würde.
Projektsaldo Schritt 1 und 2, d.h. eine Darstellung, wie die Projektanalyse nach Schritt 1 und 2 aussehen würde.
Projektsaldo Schritt 3 und 4, d. h. eine Darstellung, wie die Projektanalyse nach Schritt 3 und 4 aussehen würde.
Projektsaldo Schritt 5 und 6, d. h. eine Darstellung, wie die Projektanalyse nach Schritt 5 und 6 aussehen würde.
Projektsaldo Schritt 7 und 8, d. h. eine Darstellung, wie die Projektanalyse nach Schritt 7 und 8 aussehen würde.
Transaktionen, d.h. eine Darstellung aller Transaktionen, die in dem Szenario generiert werden. Jede Transaktion wird mit einem Verweis auf die Szenariobeschreibung in jedem Kapitel 7.x.x.1 unten dargestellt. Des Weiteren gibt es einen Verweis auf Buchungstyp, Buchungsregel oder Funktion, aus dem/der die Buchung stammt.

Szenario 1

Allgemein

Das Einrichten der Anwendung nach dem folgenden Szenario hat zum Ziel, alle jobbezogenen Kosten zum Zeitpunkt ihres Entstehens zu erfassen und so auf den Job zu buchen, dass sie zu einem beliebigen Zeitpunkt mühelos nachvollzogen werden können. Materialien werden jedoch erst dann als Kosten betrachtet, wenn sie für einen Fertigungsauftrag entnommen und die Kosten auf das WIP-Konto gebucht wurden, d. h. es gibt keine Möglichkeit, Materialkosten in der Projektanalyse für die gesamte Laufzeit des Jobs nachzuvollziehen. Wenn der Job geschlossen ist, werden diese Kosten als Kosten verkaufter Waren (Standard) angezeigt. Zu beachten ist, dass das WIP-Konto in diesem Szenario ähnlich bearbeitet wird, wenn Job Costing nicht verwendet wird.

Dieses Setup ist dann hilfreich, wenn eine große Anzahl von Jobs vorliegt, die Jobs von Wert und Zeitraum her relativ klein sind und keine direkte Verfolgung im Hauptbuch für die Laufzeit der Jobs erfolgt. Jegliche Verfolgung während der Laufzeit wird ausreichend in DOP abgewickelt, die Verfolgung im Hauptbuch findet erst im Nachhinein statt.

Konten und Buchungssteuerung

Es sollte die normale Buchungssteuerung eingerichtet werden, bei der Bestandtransaktionen direkt an den Bestand und WIP-Transaktionen direkt an das WIP-Konto gehen.

Ein gesondertes Konto für jobbezogene Verkaufskosten ist erforderlich. Dieses Konto wird verwendet, wenn ein Job geschlossen wird.

Autom. Buchungsregel

Eine automatische Buchungsregel ist nicht erforderlich.

Salden- und Projektanalyse

In der Projekt- und der Saldenanalyse kann nach jedem Schritt im Beispiel Folgendes angezeigt werden.

(Hinweis: Dies ist lediglich ein kurzer Überblick dessen, was an Analysemöglichkeiten im Hauptbuch und bei der Projektanalyse möglich ist. Dem Leser soll vermittelt werden, welche Auswirkungen ein Setup dieser Art haben kann).

Nach Schritt 1

Die Saldenanalyse zeigt einen Bestandswert von 30 und eine Preisabweichung von 5 an. Kein Jobbestandswert, da bisher nur Standardartikel eingekauft wurden.
Die Projektanalyse zeigt Materialkosten/Projekt von 0 an, da keine jobspezifischen Aktivitäten stattgefunden haben. Die Preisabweichung betrifft ausschließlich Standardartikel, die keine Bedeutung für den speziellen Job haben.

Nach Schritt 2

Die Saldenanalyse zeigt einen Bestandswert von 50, einen WIP von 6 und eine Preisabweichung von 5 an.
Die Projektanalyse zeigt eine Preisabweichung von 6 an, bisher die einzigen Kosten für den Job.

Nach Schritt 3

Die Saldenanalyse zeigt einen Bestandswert von 40 an, nachdem Standardartikel zu einem Wert von 10 ausgegeben wurden. WIP liegt bei 16. Die Preisabweichung bleibt bei 5.
Die Projektanalyse zeigt eine Preisabweichung von 6 an, bisher die einzigen Kosten für den Job.

Nach Schritt 4

Die Saldenanalyse zeigt einen Bestandswert von 20 an nach der Herausgabe von DOP-Artikeln im Wert von 20. WIP liegt folglich bei 36. Die Preisabweichung bleibt bei 5.
Die Projektanalyse zeigt eine Preisabweichung von 6 an, bisher die einzigen Kosten für den Job.

Nach Schritt 5

Die Saldenanalyse zeigt einen WIP-Wert von 56, nachdem Veredelungskosten von insgesamt 20 hinzugefügt wurden. Der Bestand bleibt auf 20 und die Preisabweichung auf 5.
Die Projektanalyse zeigt eine Preisabweichung von 6 an, bisher die einzigen Kosten für den Job.

Nach Schritt 6

Die Saldenanalyse zeigt einen Bestand von 65 und ein WIP von 11 an, nachdem der Fertigungsauftrag eingegangen ist und geschlossen wurde. Zu beachten ist, dass alle Abweichungen als WIP verbleiben und nicht an den Bestand gebucht werden. Die Preisabweichung bleibt bei 5.
Die Projektanalyse zeigt eine Preisabweichung von 6, eine Personalkostenabweichung von 3 und eine Gemeinkostenabweichung von 2, also eine Gesamtabweichung von 11 an.

Nach Schritt 7

Die Saldenanalyse zeigt einen WIP von 56, nachdem der Artikel der Kundenauftragsposition versandt wurde. Der Bestand beläuft sich auf 20 und die Preisabweichung bleibt bei 5.
Die Projektanalyse zeigt eine Preisabweichung von 6, eine Personalkostenabweichung von 3, eine Gemeinkostenabweichung von 2 und Standardkosten verkaufter Waren von 45, also eine Gesamtabweichung von 56 an.

Nach Schritt 8

Die Saldenanalyse zeigt Kosten für verkaufte Waren (Job) von 56 an. Der Bestand bleibt auf 20 und die Preisabweichung auf 5.
Die Projektanalyse zeigt genau die gleichen Werte wie nach Schritt 7 an, da das Schließen des Jobs selbst keine Kosten für den Job aufwirft, d. h. die Preisabweichung ist weiterhin 6, die Personalkostenabweichung ist 3, Gemeinkostenabweichung 2 und die Standardkosten für verkaufte Waren sind 45, also insgesamt 56.

Transaktionen

Um zu der im Beispiel beschriebenen Analyse zu gelangen, werden in jedem Schritt die folgenden Transaktionen erzeugt:

Der Einkauf der Standardartikel wird bei Ankunft zu Standardkosten auf das Bestandskonto gebucht. Anschließend wird die Preisabweichung auf das entsprechende Abweichungskonto beim Prüfen der Rechnung gebucht.
Der Einkauf der DOP-Artikel (jobspezifische Artikel) wird bei Ankunft zu Standardkosten auf das Bestandskonto gebucht. Anschließend wird die Preisabweichung auf das entsprechende Abweichungskonto beim Prüfen der Rechnung gebucht, die dann wiederum automatisch an das WIP-Konto übertragen wird (Aktivierung der Kosten). Diese Buchung wird von der Projektfunktion im Hauptbuch abgewickelt.
Standardartikel, die für den Fertigungsauftrag herausgegeben werden, werden vom Bestandskonto auf das Jobkostenkonto zu Standardkosten gebucht. Die Kosten für die Standardartikel werden automatisch an das WIP-Konto transferiert (Aktivierung der Kosten). Diese Buchung wird von der Projektfunktion im Hauptbuch abgewickelt.
Die DOP-Artikel, die für den Fertigungsauftrag ausgegeben werden, werden vom Bestandskonto auf das WIP-Konto zu Standardkosten gebucht.
Veredelungskosten werden auf das Jobkostenkonto gebucht, sobald sie rückgemeldet werden (Fertigungsauftragstransaktionen), und anschließend werden die Gegenbuchungen im Beispiel als „Intern verteilte Kosten“ gebucht, da sie von der Einrichtung des Anwenders abhängen und für dieses Beispiel nicht weiter von Bedeutung sind. Anschließend werden die Veredelungskosten automatisch auf das WIP-Konto (Aktivierung der Kosten) übertragen (die Buchung wird von der Projektfunktion im Hauptbuch abgewickelt).
Der Fertigungsauftrag ist abgeschlossen. Dieser Eingang führt zu einer Bestandstransaktion zu Standardkosten, einem Projektkostenhaben zu vollständigen Kosten des Fertigungsauftrags und zu Abweichungen, die auf die verschiedenen Konten gebucht werden, je nachdem, welche Kostenklassen für den Fertigungsauftrag verwendet wurden. In dem Beispiel wurden Personalkostenabweichungen und Gemeinkostenabweichungen verwendet. Diese Buchungen werden von einer neuen Komponente im Fertigungsauftrag und von neuen Kontroll- und Buchungstypen kontrolliert. Anschließend werden die Abweichungsbuchungen automatisch auf das WIP-Konto übertragen (Aktivierung der Kosten). Diese Buchungen werden von der Projektfunktion im Hauptbuch abgewickelt.
Der Artikel der Kundenauftragsposition wird versandt, also von Bestand an Verkaufskosten zu Standardkosten für versandte Artikel gebucht. Anschließend werden die Standardkosten für versandte Artikel automatisch auf das WIP-Konto gebucht (Aktivierung der Kosten). Diese Buchung wird von der Projektfunktion im Hauptbuch abgewickelt.
Der Kundenauftrag wird fakturiert und der Job geschlossen. Die kumulierten Kosten werden nun auf das für den Abschluss definierte Verkaufskostenkonto gebucht (für den Job im Hauptbuch über die Jobvorlage definiert). Diese Umkehrbuchung wird von der Projektfunktion im Hauptbuch abgewickelt.

Szenario 2

Allgemein

Das Einrichten der Anwendung nach dem folgenden Szenario hat zum Ziel, alle jobbezogenen Kosten zum Zeitpunkt ihres Entstehens zu erfassen und so auf den Job zu buchen, dass sie zu einem beliebigen Zeitpunkt mühelos nachvollzogen werden können. Materialien werden jedoch erst als Kosten betrachtet, wenn sie für einen Fertigungsauftrag entnommen werden. Damit jobspezifische Materialien auf einem separaten Konto betrachtet werden können, wurde der „kalkulatorische Jobbestand“ für sämtliche Materialien eingerichtet, die Teil einer DOP-Struktur sind.

Dieses Setup ist dann hilfreich, wenn eine kleine Anzahl von Jobs vorliegt, die Jobs von Wert und Zeitraum her größer sind und eine direkte Verfolgung im Hauptbuch für die Laufzeit der Jobs erfolgt.

Basis-Setup für die Jobvorlage

Die Jobvorlage sollte so eingerichtet werden, dass die Umkehrtransaktionen beim Abschluss des Jobs auf das Konto „Kosten verkaufter Waren (Job)“ gebucht werden.

Konten und Buchungssteuerung

Um einen Idee von diesem Szenario zu erhalten, sollten WIP-Transaktionen auf das allgemeine Jobkostenkonto gebucht werden, anstatt direkt auf das WIP-Konto. Hierzu wird der Kontrolltyp C56 für den Buchungstyp M40 verwendet. Kontrolltypenwerte sind ISDOP oder NOTDOP.

Ein gesondertes Konto für jobbezogene Verkaufskosten ist erforderlich. Dieses Konto wird verwendet, wenn ein Job geschlossen wird.

Autom. Buchungsregel

Eine automatische Buchungsregel sollte dafür sorgen, dass jegliche Bestandstransaktionen eines Jobs vom normalen Bestandskonto in den Jobbestand übertragen werden. Weitere Informationen darüber, wie diese Regel eingerichtet werden sollte, enthält der Abschnitt Jobbestand, Szenario 2.

Salden- und Projektanalyse

In der Projekt- und der Saldenanalyse kann nach jedem Schritt im Beispiel Folgendes angezeigt werden. Für die Saldenanalyse werden nur die Konten kommentiert, die in dem Schritt berührt werden. Die Projektanalyse hingegen wird stets vollständig kommentiert, da dies jederzeit eine Spezifikation des WIP-Kontos sein sollte.

Nach Schritt 1

Die Saldenanalyse zeigt einen Bestandswert von 30 und eine Preisabweichung von 5 an. Keine Jobbestandswerte, da bisher nur Standardartikel eingekauft wurden.
Die Projektanalyse zeigt Materialkosten/Projekt von 0 an, da keine jobspezifischen Aktivitäten stattgefunden haben. Die Preisabweichung betrifft ausschließlich Standardartikel, die keine Bedeutung für den speziellen Job haben.

Nach Schritt 2

Die Saldenanalyse zeigt eine Jobbestandswert von 20 und einen WIP-Wert von 6 an.
Die Projektanalyse zeigt eine Preisabweichung von 6 an, bisher die einzigen Kosten für den Job.

Nach Schritt 3

Die Saldenanalyse zeigt einen Bestandswert von 20 an, nachdem Standardartikel zu einem Wert von 10 entnommen wurden. WIP liegt bei 16.
Die Projektanalyse zeigt allgemeine Jobkosten von 10 und eine Preisabweichung von 6 an, also insgesamt 16.

Nach Schritt 4 Die Saldenanalyse zeigt einen Bestandswert von 0 an nach der Herausgabe von DOP-Artikeln im Wert von 20. WIP liegt folglich bei 36.

Die Projektanalyse zeigt allgemeine Jobkosten von 30 und eine Preisabweichung von 6 an, also insgesamt 36.

Nach Schritt 5

Die Saldenanalyse zeigt einen WIP-Wert von 56, nachdem Veredelungskosten von insgesamt 20 hinzugefügt wurden.
Die Projektanalyse zeigt allgemeine Jobkosten von 50 und eine Preisabweichung von 6 an, also insgesamt 56.

Nach Schritt 6

Die Saldenanalyse zeigt einen Jobbestand von 45 und einen WIP von 11 an, nachdem der Fertigungsauftrag eingegangen ist und geschlossen wurde. Zu beachten ist, dass alle Abweichungen als WIP verbleiben und nicht an den Bestand gebucht werden.
Die Projektanalyse zeigt eine Preisabweichung von 6, eine Personalkostenabweichung von 3 und eine Gemeinkostenabweichung von 2, also eine Gesamtabweichung von 11 an.

Nach Schritt 7

Die Saldenanalyse zeigt einen WIP von 56, nachdem der Artikel der Kundenauftragsposition versandt wurde. Nach dem Versand bleibt im Jobbestand nichts übrig, was sich jedoch in den Kosten verkaufter Waren erst dann niederschlägt, wenn der Job geschlossen ist, d. h. vorher wird das WIP-Konto nicht geleert.
Die Projektanalyse zeigt eine Preisabweichung von 6, eine Personalkostenabweichung von 3 und eine Gemeinkostenabweichung von 2 und Standardkosten verkaufter Waren von 45, also eine Gesamtabweichung von 56 an.

Nach Schritt 8

Die Saldenanalyse zeigt Kosten für verkaufte Waren (Job) von 56 an.
Die Projektanalyse zeigt genau dieselben Werte an, wie nach Schritt 7, da das Schließen des Jobs selbst sich nicht in den Kosten für den Job niederschlägt. Es gibt eine Preisabweichung von 6, eine Personalkostenabweichung von 3 und eine Gemeinkostenabweichung von 2 und Standardkosten verkaufter Waren von 45, also eine Gesamtabweichung von 56 an.

Transaktionen

Um zu der im Beispiel beschriebenen Analyse zu gelangen, werden in jedem Schritt die folgenden Transaktionen erzeugt:

Der Einkauf der Standardartikel wird bei Ankunft zu Standardkosten auf das Bestandskonto gebucht. Anschließend wird die Preisabweichung auf das entsprechende Abweichungskonto beim Prüfen der Rechnung gebucht.
Der Einkauf der DOP-Artikel (jobspezifische Artikel) wird bei Ankunft zu Standardkosten auf das Bestandskonto gebucht, anschließend wird die Bestandstransaktion über die automatische Buchungsregel (ABR) auf das Jobbestandskonto übertragen, die Preisabweichung auf das Abweichungskonto beim Prüfen der Rechnung gebucht, die dann wiederum automatisch an das WIP-Konto übertragen wird (Aktivierung der Kosten). Diese Buchung wird von der Projektfunktion im Hauptbuch abgewickelt.
Die Standardartikel, die für den Fertigungsauftrag ausgegeben werden, werden vom Bestandskonto auf das Jobbestandskonto zu Standardkosten gebucht. Anschließend werden die Kosten der Standardartikel automatisch auf das WIP-Konto übertragen (Aktivierung der Kosten). Diese Buchung wird von der Projektfunktion im Hauptbuch abgewickelt.
Zuerst werden die DOP-Artikel, die für den Fertigungsauftrag ausgegeben werden, vom Bestandskonto auf das Jobbestandskonto zu Standardkosten gebucht. Zweitens werden die Kosten der DOP-Artikel automatisch auf das WIP-Konto übertragen (Aktivierung der Kosten). Diese Buchung wird von der Projektfunktion im Hauptbuch abgewickelt. Drittens wird die Bestandstransaktion über die automatische Buchungsregel (ABR) in das Jobbestandskonto übertragen.
Veredelungskosten werden auf das Jobkostenkonto gebucht, wenn sie gemeldet werden (Fertigungsauftragstransaktionen). Die Gegenbuchungen im Beispiel werden als „Intern verteilte Kosten“ gebucht, da sie von der Einrichtung des Anwenders abhängen und für dieses Beispiel nicht von Bedeutung sind. Anschließend werden die Veredelungskosten automatisch auf das WIP-Konto übertragen (Aktivierung der Kosten). Diese Buchung wird von der Projektfunktion im Hauptbuch abgewickelt.
Der Fertigungsauftrag ist abgeschlossen. Dieser Eingang führt zu einer Bestandstransaktion zu Standardkosten, d. h. zu einem Projektkostenhaben zu vollständigen Kosten des Fertigungsauftrags und zu Abweichungen, die auf die verschiedenen Konten gebucht werden, je nachdem, welche Kostenklassen für den Fertigungsauftrag verwendet wurden. In dem Beispiel wurden Personalkostenabweichungen und Gemeinkostenabweichungen verwendet. Diese Buchungen werden von einer neuen Komponente im Fertigungsauftrag und von neuen Kontroll- bzw. Buchungstypen kontrolliert. Anschließend werden die Jobkosten-Haben und die Abweichungsbuchungen automatisch auf das WIP-Konto übertragen (Aktivierung der Kosten). Diese Buchungen werden von der Projektfunktion im Hauptbuch abgewickelt. Drittens wird die Bestandstransaktion über die automatische Buchungsregel (ABR) in den Jobbestand übertragen.
Der Artikel der Kundenauftragsposition wird versandt. Zuerst werden die verkauften Artikel von Bestand an Verkaufskosten zu Standardkosten gebucht. Anschließend wird die Bestandstransaktion über die automatische Buchungsregel (ABR) an den Projektbestand übertragen. Dann werden die Standardkosten für versandte Artikel automatisch auf das WIP-Konto gebucht (Aktivierung der Kosten). Diese Buchung wird von der Projektfunktion im Hauptbuch abgewickelt.
Der Kundenauftrag wird fakturiert und der Job geschlossen. Die kumulierten Kosten werden nun auf das für den Abschluss definierte Verkaufskostenkonto gebucht (für den Job im Hauptbuch über die Jobvorlage definiert). Diese Umkehrbuchung wird von der Projektfunktion im Hauptbuch abgewickelt.

Szenario 3

Allgemein

Das Ziel des Setups der Anwendung für dieses Szenario ist im Grunde genommen dasselbe wie in Szenario 2, nur dass jegliche Materialeinkäufe in diesem Szenario wie Kosten bei Lieferung behandelt werden. Außerdem gibt es keinen Jobbestand. Stattdessen werden alle jobbezogenen Bestandstransaktionen auf das WIP-Konto über das allgemeine Jobkostenkonto gebucht.

Wie in Szenario 2 ist dieses Setup dann hilfreich, wenn eine kleine Anzahl von Jobs vorliegt, die Jobs von Wert und Zeitraum her größer sind und eine direkte Verfolgung im Hauptbuch für die Laufzeit der Jobs erfolgt.

Basis-Setup der Jobvorlage

Die Jobvorlage sollte so eingerichtet werden, dass die Umkehrtransaktionen beim Abschluss des Jobs auf das Konto „Kosten verkaufter Waren (Job)“ gebucht werden.

Buchungssteuerung

Um die Grundidee dieses Szenarios nachvollziehen zu können, müssen die folgenden Schritte in der Buchungssteuerung ausgeführt werden:

Bestandstransaktionen für DOP-Artikel sollten auf das allgemeine Jobkostenkonto gebucht werden. Hierzu wird ein Kontrolltyp für den Buchungstyp M1 verwendet. Welcher Kontrolltyp verwendet wird hängt von den jeweiligen Attributen im Artikelkatalog ab. Empfohlen werden die Kontrolltypen C5 bis C9 oder C32. Zu beachten ist, dass zur Verwendung einer dieser Kontrolltypen die Eingabe von Informationen in das entsprechende Attribut im Artikelkatalog erforderlich ist.
WIP-Transaktionen sollten auf das allgemeine Jobkostenkonto und nicht direkt auf das WIP-Konto gebucht werden. Hierzu wird der Kontrolltyp C56 für den Buchungstyp M40 verwendet. Kontrolltypenwerte können entweder ISDOP oder NOTDOP sein.

Ein gesondertes Konto für jobbezogene Verkaufskosten ist erforderlich. Dieses Konto wird verwendet, wenn ein Job geschlossen wird.

Autom. Buchungsregel

Eine automatische Buchungsregel ist in diesem Szenario nicht erforderlich.

Salden- und Projektanalyse

Nach Schritt 1

Die Saldenanalyse zeigt einen Bestandswert von 30 und eine Preisabweichung von 5 an. Keine Jobbestandswerte, da bisher nur Standardartikel eingekauft wurden.
Die Projektanalyse zeigt Materialkosten/Projekt von 0 an, da keine jobspezifischen Aktivitäten stattgefunden haben. Die Preisabweichung betrifft ausschließlich Standardartikel, die keine Bedeutung für den speziellen Job haben.

Nach Schritt 2

Die Saldenanalyse zeigt einen WIP-Wert von 26 an.
Die Projektanalyse zeigt allgemeine Jobkosten von 20 und eine Preisabweichung von 6 an.

Nach Schritt 3

Die Saldenanalyse zeigt einen Bestandswert von 20 an, nachdem Standardartikel zu einem Wert von 10 entnommen wurden. WIP liegt bei 36.
Die Projektanalyse zeigt allgemeine Jobkosten von 30 und eine Preisabweichung von 6 an, also insgesamt 36.

Nach Schritt 4

Die Saldenanalyse bleibt unverändert.
Die Projektanalyse bleibt unverändert.

Nach Schritt 5

Die Saldenanalyse zeigt einen WIP-Wert von 56, nachdem Veredelungskosten von insgesamt 20 hinzugefügt wurden.
Die Projektanalyse zeigt allgemeine Jobkosten von 50 und eine Preisabweichung von 6 an, also insgesamt 56.

Nach Schritt 6

Die Saldenanalyse bleibt unverändert.
Die Projektanalyse zeigt allgemeine Jobkosten von 45, eine Preisabweichung von 6, eine Personalkostenabweichung von 3 und eine Gemeinkostenabweichung von 2, also eine Abweichung insgesamt von 56 an.

Nach Schritt 7

Die Saldenanalyse bleibt unverändert.
Die Projektanalyse zeigt eine Preisabweichung von 6, eine Personalkostenabweichung von 3 und eine Gemeinkostenabweichung von 2 und Standardkosten verkaufter Waren von 45, also eine Gesamtabweichung von 56 an.

Nach Schritt 8

Die Saldenanalyse zeigt Kosten für verkaufte Waren (Job) von 56 an.
Die Projektanalyse zeigt genau dieselben Werte an, wie nach Schritt 7, da das Schließen des Jobs selbst sich nicht in den Kosten für den Job niederschlägt. Es gibt eine Preisabweichung von 6, eine Personalkostenabweichung von 3 und eine Gemeinkostenabweichung von 2 und Standardkosten verkaufter Waren von 45, also eine Gesamtabweichung von 56 an.

Transaktionen

Um zu der im Beispiel beschriebenen Analyse zu gelangen, werden in jedem Schritt die folgenden Transaktionen erzeugt.

Der Einkauf der Standardartikel wird bei Ankunft zu Standardkosten auf das Bestandskonto gebucht. Anschließend wird die Preisabweichung auf das entsprechende Abweichungskonto beim Prüfen der Rechnung gebucht.
Der Einkauf von DOP-Artikeln (jobspezifische Artikel) wird bei Ankunft auf das allgemeine Jobkostenkonto zu Standardkosten gebucht. Anschließend werden die Kosten der DOP-Artikel automatisch auf das WIP-Konto übertragen (Aktivierung der Kosten). Diese Buchung wird von der Projektfunktion im Hauptbuch abgewickelt. Drittens wird die Preisabweichung auf das Preisabweichungskonto beim Prüfen der Rechnung gebucht. Viertens wird die Preisabweichung automatisch auf das WIP-Konto übertragen (Aktivierung der Kosten). Diese Buchung wird von der Projektfunktion im Hauptbuch abgewickelt.
Die Standardartikel, die für den Fertigungsauftrag ausgegeben werden, werden vom Bestandskonto auf das Jobbestandskonto zu Standardkosten gebucht. Anschließend werden die Kosten der Standardartikel automatisch auf das WIP-Konto übertragen (Aktivierung der Kosten). Diese Buchung wird von der Projektfunktion im Hauptbuch abgewickelt.
Zuerst werden die DOP-Artikel, die für den Fertigungsauftrag ausgegeben werden, vom allgemeinen Jobkostenkonto auf das Jobkostenkonto zu Standardkosten gebucht. Anschließend werden die Kosten der DOP-Artikel automatisch auf das WIP-Konto übertragen (Aktivierung der Kosten). Diese Buchung wird von der Projektfunktion im Hauptbuch abgewickelt.
Hinweis: Da die Kosten der DOP-Artikel bereits in den Transaktionen 2b & 2c auf das WIP-Konto übertragen wurden, müssen die Auswirkungen der Transaktionen, die in 4a generiert werden, ausgeglichen werden. Dies geschieht über Transaktion 4d.
Veredelungskosten werden auf das Jobkostenkonto gebucht, wenn sie gemeldet werden (Fertigungsauftragstransaktionen). Die Gegenbuchungen im Beispiel werden als „Intern verteilte Kosten“ gebucht, da sie von der Einrichtung des Anwenders abhängen und für dieses Beispiel nicht von Bedeutung sind. Anschließend werden die Veredelungskosten automatisch auf das WIP-Konto übertragen (Aktivierung der Kosten). Diese Buchung wird von der Projektfunktion im Hauptbuch abgewickelt.
Der Fertigungsauftrag ist abgeschlossen. Dieser Eingang führt zu einer allgemeinen Jobkostentransaktion (Bestandstransaktion) zu Standardkosten, d. h. zu einem Projektkostenhaben zu vollständigen Kosten des Fertigungsauftrags und zu Abweichungen, die auf die verschiedenen Konten gebucht werden, je nachdem, welche Kostenklassen für den Fertigungsauftrag verwendet wurden. In dem Beispiel wurden Personalkostenabweichungen und Gemeinkostenabweichungen verwendet. Diese Buchungen werden von einer neuen Komponente im Fertigungsauftrag und von neuen Kontroll- bzw. Buchungstypen kontrolliert. Anschließend werden die Jobkosten-Haben und die Abweichungsbuchungen automatisch auf das WIP-Konto übertragen (Aktivierung der Kosten). Diese Buchungen werden von der Projektfunktion im Hauptbuch abgewickelt.
Hinweis: Da die Bestandstransaktion und das Projektkostenhaben ebenfalls berücksichtigt werden müssen, werden diese auf dasselbe Konto gebucht. Die Projektkomponente im Hauptbuch überträgt diese Transaktionen automatisch auf das WIP-Konto, auch wenn die Auswirkung insgesamt der Transaktion 6a gleich null ist.
Der Artikel der Kundenauftragsposition wird versandt. Dies führt zu einer Buchung vom allgemeinen Jobkostenkonto nach Verkaufskosten zu Standardkosten für die versandten Artikel. Zweitens werden die Standardkosten für versandte Artikel automatisch auf das WIP-Konto gebucht (Aktivierung der Kosten). Diese Buchung wird von der Projektfunktion im Hauptbuch abgewickelt. Drittens werden die Kosten der DOP-Artikel automatisch auf das WIP-Konto übertragen (Aktivierung der Kosten). Diese Buchung wird von der Projektfunktion im Hauptbuch abgewickelt.
Hinweis: Da das Ziel dieses Szenarios lautet, dass alle Jobkosten während der gesamten Laufzeit des Jobs im WIP-Konto geführt werden sollen, muss die normale Transaktion 7a ausgeglichen werden, d. h. wenn ein Kundenauftrag versandt wird. Dies geschieht im dritten und vierten Teil dieser Transaktion.
Der Kundenauftrag wird fakturiert und der Job geschlossen. Die kumulierten Kosten werden nun auf das für den Abschluss definierte Verkaufskostenkonto gebucht (für den Job im Hauptbuch über die Jobvorlage definiert). Diese Umkehrbuchung wird von der Projektfunktion im Hauptbuch abgewickelt.

Szenario 4

Allgemein

Das Ziel für das Einrichten dieser Anwendung ist im Grunde genommen dasselbe wie für Szenario 3. Der einzige Unterschied besteht darin, dass die M1-Transaktionen nicht über einen Kontrolltyp getrennt werden können. Die Lösung hierzu ist, die automatische Buchungsregelfunktion zu verwenden und alle Bestandstransaktionen vom normalen Bestand bis zum WIP-Konto zu übertragen. Diese Übertragung sollte jedoch über ein allgemeines Jobkostenkonto geschehen, damit die Kosten in der Projektkostenanalyse erscheinen. Zu beachten ist, dass dieses Setup eine nicht unbedeutende Anzahl an zusätzlichen Transaktionen generiert, daher ist sehr zu empfehlen, das Setup in Szenario 3 zu verwenden.

Die Vorteile dieses Setups entsprechen denen in Szenario 3.

Basis-Setup der Jobvorlage

Die Jobvorlage sollte so eingerichtet werden, dass die Umkehrtransaktionen beim Abschluss des Jobs auf das Konto „Kosten verkaufter Waren (Job)“ gebucht werden.

Buchungssteuerung

Um die Grundidee dieses Szenarios nachvollziehen zu können, müssen die folgenden Schritte in der Buchungssteuerung ausgeführt werden:

WIP-Transaktionen sollten auf das allgemeine Jobkostenkonto und nicht direkt auf das WIP-Konto gebucht werden. Hierzu wird der Kontrolltyp C56 für den Buchungstyp M40 verwendet. Kontrolltypenwerte können entweder ISDOP oder NOTDOP sein.

Autom. Buchungsregel

Eine automatische Buchungsregel sollte dafür sorgen, dass jegliche Bestandstransaktionen eines Jobs vom normalen Bestandskonto auf das allgemeine Jobkostenkonto übertragen werden. Nähere Informationen zum Einrichten dieser Regel enthält der Abschnitt Komplette Verfolgung aller Jobkosten, Szenarien 3 & 4.

Salden- und Projektanalyse

Die Kontensalden und Projektsalden entsprechen exakt denen des vorherigen Szenarios. Daher werden sie an dieser Stelle nicht noch einmal kommentiert. Die Salden sind unter Szenario 3 nachzulesen.

Transaktionen

Die Transaktionen entsprechen nicht in allen Konten denen des vorherigen Szenarios, daher werden sie im Folgenden beschrieben.

Der Einkauf der Standardartikel wird bei Ankunft zu Standardkosten auf das Bestandskonto gebucht. Anschließend wird die Preisabweichung auf das entsprechende Abweichungskonto beim Prüfen der Rechnung gebucht.
Der Einkauf von DOP-Artikeln (jobspezifische Artikel) wird bei Ankunft im Bestandskonto zu Standardkosten gebucht. Zweitens wird die Bestandstransaktion über die automatische Buchungsregel (ABR) in das allgemeine Jobkostenkonto übertragen. Drittens werden die Kosten der DOP-Artikel automatisch auf das WIP-Konto übertragen (Aktivierung der Kosten). Diese Buchung wird von der Projektfunktion im Hauptbuch abgewickelt. Viertens wird die Preisabweichung auf das Preisabweichungskonto beim Prüfen der Rechnung gebucht. Fünftens wird die Preisabweichung automatisch auf das WIP-Konto übertragen (Aktivierung der Kosten). Diese Buchung wird von der Projektfunktion im Hauptbuch abgewickelt.
Standardartikel, die für den Fertigungsauftrag herausgegeben werden, werden vom Bestandskonto auf das Jobkostenkonto zu Standardkosten gebucht. Die Kosten für die Standardartikel werden automatisch an das WIP-Konto transferiert (Aktivierung der Kosten). Diese Buchung wird von der Projektfunktion im Hauptbuch abgewickelt.
Zuerst werden die DOP-Artikel, die für den Fertigungsauftrag ausgegeben werden, vom Bestandskonto auf das Jobbestandskonto zu Standardkosten gebucht. Zweitens werden die Kosten der DOP-Artikel automatisch auf das WIP-Konto übertragen (Aktivierung der Kosten). Diese Buchung wird von der Projektfunktion im Hauptbuch abgewickelt. Drittens wird die Bestandstransaktion über die automatische Buchungsregel (ABR) in das allgemeine Jobkostenkonto übertragen. Viertens werden die Kosten der DOP-Artikel automatisch auf das WIP-Konto übertragen (Aktivierung der Kosten). Diese Buchung wird von der Projektfunktion im Hauptbuch abgewickelt.
Hinweis: Da die Kosten der DOP-Artikel bereits im zweiten und dritten Teil der Transaktion 2 auf das WIP-Konto übertragen wurden, müssen die Auswirkungen der Transaktionen, die in 4a und 4b generiert werden, ausgeglichen werden. Dies geschieht über den dritten und vierten Teil der Transaktion.
Veredelungskosten werden auf das Jobkostenkonto gebucht, wenn sie gemeldet werden (Fertigungsauftragstransaktionen). Zweitens werden die Gegenbuchungen im Beispiel als „Intern verteilte Kosten“ gebucht, da sie von der Einrichtung des Anwenders abhängen und für dieses Beispiel nicht von Bedeutung sind. Drittens werden die Veredelungskosten automatisch auf das WIP-Konto übertragen (Aktivierung der Kosten). Diese Buchung wird von der Projektfunktion im Hauptbuch abgewickelt.
Der Fertigungsauftrag ist abgeschlossen. Dieser Eingang führt zu einer Bestandstransaktion zu Standardkosten, d. h. zu einem Projektkostenhaben zu vollständigen Kosten des Fertigungsauftrags und zu Abweichungen, die auf die verschiedenen Konten gebucht werden, je nachdem, welche Kostenklassen für den Fertigungsauftrag verwendet wurden. In dem Beispiel wurden Personalkostenabweichungen und Gemeinkostenabweichungen verwendet. Diese Buchungen werden von einer neuen Komponente im Fertigungsauftrag und von neuen Kontroll- bzw. Buchungstypen kontrolliert. Zweitens werden die Jobkosten-Haben und die Abweichungsbuchungen automatisch auf das WIP-Konto übertragen (Aktivierung der Kosten). Diese Buchungen werden von der Projektfunktion im Hauptbuch abgewickelt. Drittens wird die Bestandstransaktion über die automatische Buchungsregel (ABR) in das allgemeine Jobkostenkonto übertragen. Viertens werden die Kosten der DOP-Artikel automatisch auf das WIP-Konto übertragen (Aktivierung der Kosten). Diese Buchung wird von der Projektfunktion im Hauptbuch abgewickelt.
Hinweis: Da das Ziel dieses Szenarios lautet, dass alle Jobkosten während der gesamten Laufzeit des Jobs im WIP-Konto geführt werden sollen, muss die normale Transaktion 6a ausgeglichen werden, d. h. wenn ein Fertigungsauftrag geschlossen wird, was im dritten und vierten Teil dieser Transaktion ausgeführt wird.
Der Artikel der Kundenauftragsposition wird versandt, also von Bestand an Verkaufskosten zu Standardkosten für versandte Artikel gebucht. Zweitens wird die Bestandstransaktion über die automatische Buchungsregel (ABR) in das allgemeine Jobkostenkonto übertragen. Drittens werden die Standardkosten für versandte Artikel automatisch auf das WIP-Konto gebucht (Aktivierung der Kosten). Diese Buchung wird von der Projektfunktion im Hauptbuch abgewickelt. Viertens werden die Kosten der DOP-Artikel automatisch auf das WIP-Konto übertragen (Aktivierung der Kosten). Diese Buchung wird von der Projektfunktion im Hauptbuch abgewickelt.
Hinweis: Da das Ziel dieses Szenarios lautet, dass alle Jobkosten während der gesamten Laufzeit des Jobs im WIP-Konto geführt werden sollen, muss die normale Transaktion im ersten Teil ausgeglichen werden, d. h. wenn ein Kundenauftrag versandt wird, was im zweiten, dritten und vierten Teil dieser Transaktion ausgeführt wird.
Der Kundenauftrag wird fakturiert und der Job geschlossen. Die kumulierten Kosten werden nun auf das für den Abschluss definierte Verkaufskostenkonto gebucht (für den Job im Hauptbuch über die Jobvorlage definiert). Diese Umkehrbuchung wird von der Projektfunktion im Hauptbuch abgewickelt.