Mit dem gesamten Beschaffungsprozess können Angebote, Anforderungen und Bestellungen bearbeitet sowie Bestellungen gesendet und bestätigt werden. Außerdem überwacht dieser Prozess die Lieferungen und sendet bei Bedarf Mahnungen. Der Beschaffungsprozess kann auf vier Arten ausgeführt werden:
Diese Prozessbeschreibung dokumentiert die Prozesse zur Eingabe und Bearbeitung von Angebotsanfragen.
Dieser Hauptprozess umfasst einen Unterstützungsprozess zur Bearbeitung von Lieferantenvereinbarungen. Es gibt zwei Methoden zur Ausführung des Unterstützungsprozesses:
Ein Angebot kann nützlich sein, wenn Sie das Produkt noch nie gekauft haben. Sie können eine Angebotsanfrage eingeben oder durch Umwandeln einer Bestellanforderung generieren (unter dem Abschnitt zur Beschreibung des Hauptprozesses "Einkauf vorbereiten" beschrieben). Wenn eine Anfrage manuell eingegeben wird, werden die Aktivitäten im Diagramm "Angebotsanfrage eingeben" verwendet, gefolgt vom Ablauf "Auftragsangebot bearbeiten".
Die Eingabe einer Angebotsanfrage beginnt mit der Eingabe des Kopfs und der Artikel, für die ein Angebot angefragt werden soll. Es kann eine von drei verschiedene Artikelarten ausgewählt werden: bestandsgeführte Einkaufsartikel, nicht bestandsgeführte Einkaufsartikel und Artikel ohne Artikelnummer (d. h. Artikel, die nicht in die Artikeldatensätze des Systems eingegeben werden). Danach werden die Lieferanten eingegeben, an die die Anfragen gesendet werden sollen. Anschließend werden die Anfragen ausgedruckt. Für von IFS/Projekt oder IFS/Projektabwicklung ausgehende Anfragen müssen die Lieferanten ausgewählt und die Anfragen ausgedruckt werden.
Dieser Prozess dient ebenfalls zur Umwandlung einer Bestellanforderung zur Angebotsanfrage. Vor der Freigabe der Angebotsanfrage müssen die Lieferanten ausgewählt werden. Anschließend können die Angebotsanfragen ausgedruckt und an die Lieferanten gesendet werden.
Es kann auch eine neue Angebotsanfrage aus einem vorhandenen Lieferantenvertrag erstellt werden. Die Lieferantenvertragspositionen (Artikel und Sortiment) werden in ein Vertragsangebot umgewandelt. Das System zeigt dann die zugewiesene Anfragenummer an.
Nach dem Eingang der Angebote der Lieferanten werden deren Lieferbedingungen eingegeben und die Daten verglichen, um das günstigste Angebot zu bestimmen. Nachdem ein Angebot ausgewählt wurde, wird eine Bestellung neu erstellt oder zu einer bestehenden Bestellung hinzugefügt. Des Weiteren können Absagen an die Lieferanten ausgedruckt werden, deren Angebote abgelehnt wurden.
Dieser Prozess dient ebenfalls zur Umwandlung der Bestellanforderung zur Angebotsanfrage. Nach dem Eingang der Angebote der Lieferanten werden deren Lieferbedingungen eingegeben und die Daten verglichen, um das günstigste Angebot zu bestimmen. Nachdem ein Angebot ausgewählt wurde, wird eine Bestellung neu erstellt oder zu einer bestehenden Bestellung hinzugefügt. Des Weiteren können Absagen an die Lieferanten ausgedruckt werden, deren Angebote abgelehnt wurden.
Lieferantenvereinbarungen können verwendet werden, wenn Besteller und Lieferant den Bedingungen für einen Einkaufsartikel oder ein Lieferantensortiment zugestimmt haben. Es gibt zwei Formen von Lieferantenvereinbarungen: Vertragsbestellungen und Einkaufsvereinbarungen. Der Unterschied zwischen beiden Formen liegt in der Art und Weise der Anwendung. Eine Vertragsbestellung wird nur für Lieferantenvereinbarungsfreigaben verwendet. Eine Einkaufsvereinbarung dient im Hintergrund als Grundlage für den Preis aller zutreffenden Bestellpositionen, d. h., aller manuell und automatisch erzeugten Bestellungen. Die einzigen Ausnahmen für die Einkaufsvereinbarung sind Lieferantenvereinbarungsfreigaben (unter Verwendung von Vertragsbestellungen) und aus Auftragsangeboten erstellte Bestellungen (unter Verwendung von im Auftragsangebot vereinbarten Bedingungen für die Bestellposition).
Die Angebotsfunktionalität kann zur Umwandlung des akzeptierten Angebots in eine Lieferantenvereinbarung verwendet werden. Das Angebot, das in eine Lieferantenvereinbarung umgewandelt werden soll, kann seinen Ursprung entweder in einem extern erzeugten Bedarf (aus IFS/Projekt oder IFS/Projektabwicklung) haben oder manuell als Vereinbarungsanfrage eingegeben werden.
Zu Beginn werden ein Kopf und die gewünschten Artikel (oder Lieferantensortimente) eingegeben. Danach werden die Lieferanten eingegeben, an die die Anfragen gesendet werden sollen. Anschließend werden die Anfragen ausgedruckt. Geht eine Anfrage von IFS/Projekt oder IFS/Projektabwicklung aus, übernimmt das System den Kopf und die Artikelpositionen. In diesem Fall müssen lediglich die Lieferanten ausgewählt und die Anforderungen gedruckt werden.
Nach dem Eingang der Angebote der Lieferanten werden deren Lieferbedingungen eingegeben und die Daten verglichen, um das günstigste Angebot zu bestimmen. Nachdem die Angebote miteinander verglichen wurden und die Entscheidung über das beste getroffen wurde, kann eine neue Einkaufsvereinbarung erstellt oder zu einer bestehenden Lieferantenvereinbarung hinzugefügt werden. Des Weiteren können Absagen an die Lieferanten ausgedruckt werden, deren Angebote abgelehnt wurden.
Der Ablauf „Lieferantenvereinbarung eingeben“ besteht aus zwei Aktivitätsdiagrammen: dem für Einkaufsvereinbarungen und dem für Vertragsbestellungen. Die Lieferantenvereinbarung kann in diesen beiden Aktivitätsdiagrammen manuell eingegeben werden.
Wenn eine Lieferantenvereinbarung manuell eingegeben wird, zunächst einen Lieferantenvereinbarungskopf erstellen, in dem der Lieferant und einige weitere Daten eingegeben werden. Vor dem ersten Speichern der Lieferantenvereinbarung muss bestimmt werden, ob es sich um eine Einkaufsvereinbarung oder eine Vertragsbestellung handelt. Nach Eingabe der allgemeinen Informationen werden Perioden, Standorte und Artikel hinzugefügt. In Einkaufsvereinbarungen können Lieferantensortimente berücksichtigt werden. Diese können anstelle von Artikeln verwendet werden, wenn für mehrere Artikel die gleichen Rabatte und Zusatzkosten gelten. Es können auch Artikel ohne Nummer enthalten sein, also Artikel, die nicht in den Artikeldatensatz eingegeben wurden. Damit die Lieferantenvereinbarung verwendet werden kann, muss sie einen Status besitzen, der für den Einkauf zulässig ist (zumeist „Aktiv“).