Bei jeder finanziellen Transaktion im System werden die betreffenden Buchungen durch die vordefinierten Buchungstypen und die Regeln, die in IFS/Buchungsregeln definiert sind, erstellt. Bei korrekt definierten Regeln sind also keine manuellen Eingriffe erforderlich.
Manchmal soll es jedoch möglich sein, einen Wert für ein Buchungselement abhängig von den spezifischen Bestellanforderungsdaten individuell zu bestimmen, d. h. es wird entschieden, keine Regel für dieses Buchungselement für alle betroffenen Buchungstypen festzulegen oder aber eine Festlegung ist nicht möglich. In diesen Fällen muss die Beziehung zwischen dem Buchungselement und der Bestellanforderung manuell hergestellt werden, indem eine mit der Bestellanforderung verknüpfte Vorkontierung eingegeben wird. Der als Vorkontierung für die Bestellanforderungsposition eingegebene Buchungselementwert wirkt sich dann auf mehrere für diese Bestellanforderungsposition erstellte Buchungen aus. Vorkontieren wird zum Beispiel bei Kundenaufträgen angewendet, bei denen es häufig vorkommt, dass für alle Buchungen, die diesen Verkauf betreffen, die Buchungen ein bestimmtes Projekt im Buchungselement Projekt einschließen sollen. Ein weiteres Beispiel ist eine Bestellung, bei der die Buchungen für den Einkauf eine bestimmte Kostenstelle belasten sollen.
Die von der Vorkontierung betroffenen Buchungen sind im Allgemeinen alle Buchungen im Zusammenhang mit Ausgaben, Einnahmen und unfertigen Erzeugnissen. Dies wird auf der Registerkarte Geschäftsereignis-/Buchungsdaten festgelegt, wo ersichtlich ist, ob eine Buchung für ein spezifisches Systemereignis von der Vorkontierung für die Bestellanforderungsposition betroffen ist oder nicht. Hinweis: Die Vorkontierung hat in der Regel keine Auswirkungen auf die Lagerkostenbuchungen (M1-Buchung). Die Vorkontierung wird bei der Buchung von Transaktionen verwendet, die für Serviceartikel, Artikel ohne Nummer und Gemeinkosten erfasst wurden. Eine Ausnahme hierzu sind Transaktionen für Material, das mit einem Projekt verknüpft ist. Vorkontierung wird auch für Bestandsartikel mit Eigentum Firmenmietanlage verwendet, da die Buchungen für diese gleich wie nicht bestandsgeführter Artikel sind.
Basisfinanzdaten und Regeln für IFS Business Systems werden in IFS/Buchungsregeln verwaltet. Neben den normalen Regeln muss auch definiert werden, ob die Funktion "Vorkontierung" in IFS/Buchungsregeln verwendet werden soll. Dies geschieht durch die Eingabe eines bestimmten Buchungstyps für jeden Auftragstyp (siehe Voraussetzungen) und der Buchungselemente, bei denen eine Vorkontierung möglich sein soll.
Wird versucht, eine Vorkontierung für eine Bestellanforderung einzugeben, wenn die Verwendung der Vorkontierung nicht in IFS/Buchungsregeln definiert ist, erscheint die Meldung, dass die Vorkontierung für diesen Auftragstyp in der Buchungssteuerung nicht eingegeben wurde. Die Funktion „Vorkontierung“ auf der Seite Buchungssteuerung starten. Den entsprechenden Buchungstyp für die Buchungselemente angeben, die geändert werden sollen.
Die Vorkontierung kann entweder im Kopf oder in der Position eingegeben werden. Die Verwendung der Vorkontierung im Kopf hat den Vorteil, dass der Wert der Vorkontierung auch für die Positionen gültig ist. Dies setzt jedoch voraus, dass die Positionen nachträglich hinzugefügt werden. Wenn die Eingabe sowohl in den Kopf als auch in die Positionen bereits erfolgt ist, muss die Vorkontierung in jeder Position durchgeführt werden.
Darüber hinaus ist zu beachten, dass die im Kopf der Bestellanforderung eingegebene Vorkontierung nicht automatisch für die Bestellung verwendet wird.
Vorkontierungen können mithilfe von Vorkontierung auf den Seiten Bestellanforderung und Bestellanforderungen hinzugefügt werden.
Es wird eine Beziehung zwischen dem Buchungselement und der Bestellanforderung erstellt, indem eine mit der Bestellanforderung verknüpfte Vorkontierung eingegeben wird. Der als Vorkontierung für die Bestellanforderungsposition eingegebene Buchungselementwert wirkt sich dann auf mehrere für diese Bestellanforderungsposition erstellte Buchungen aus. Die von der Vorkontierung betroffenen Buchungen sind im Allgemeinen alle Buchungen im Zusammenhang mit Ausgaben, Einnahmen und unfertigen Erzeugnissen. Dies wirkt sich auf Buchungen für Serviceartikel und Artikel ohne Nummer aus. Die Buchungen für Bestandsartikel werden nicht betroffen sein, es sei denn, sie sind mit einem Projekt verknüpft oder das Eigentum des Artikels lautet Mietanlage Firma.