Bei jeder finanziellen Transaktion im System werden die betreffenden Buchungen durch die vordefinierten Buchungstypen und die Regeln, die in IFS/Buchungsregeln definiert sind, erstellt. Bei korrekt definierten Regeln sind also keine manuellen Eingriffe erforderlich.
Gelegentlich möchte der Benutzer jedoch vielleicht einen Buchungselementwert in Abhängigkeit bestimmter Bestellungsdaten selbst festlegen, d. h, er möchte keine Regel für dieses Buchungselement und alle betroffenen Buchungstypen festlegen, oder das Festlegen einer solchen Regel ist nicht möglich. In diesen Fällen muss die Beziehung zwischen dem Buchungselement und der Bestellposition manuell hergestellt werden, indem eine mit der Bestellposition verknüpfte Vorkontierung eingegeben wird. Der als Vorkontierung für die Bestellposition eingegebene Buchungselementwert wirkt sich dann auf mehrere für diese Bestellposition erstellte Buchungen aus. Vorkontierung wird zum Beispiel bei Kundenaufträgen angewendet, bei denen es häufig vorkommt, dass für alle Buchungen, die diesen Verkauf betreffen, die Buchungen ein bestimmtes Projekt im Buchungselement Projekt einschließen sollen. Ein weiteres Beispiel ist eine Bestellung, bei der die Buchungen für den Einkauf eine bestimmte Kostenstelle belasten sollen.
Die von der Vorkontierung betroffenen Buchungen sind im Allgemeinen alle Buchungen im Zusammenhang mit Ausgaben, Einnahmen und unfertigen Erzeugnissen. Dies wird auf der Registerkarte Geschäftsereignis-/Buchungsdaten festgelegt, wo ersichtlich ist, ob eine Buchung für ein spezifisches Systemereignis von der Vorkontierung für die Bestellposition betroffen ist oder nicht. Hinweis: Die Vorkontierung hat in der Regel keine Auswirkungen auf die Lagerkostenbuchungen (M1-Buchung). Die Vorkontierung wird bei der Buchung von Transaktionen verwendet, die für Serviceartikel, Artikel ohne Nummer und Gemeinkosten erfasst wurden. Eine Ausnahme hierzu sind Transaktionen für Material, das mit einem Projekt verknüpft ist. Vorkontierung wird auch für Bestandsartikel mit Eigentum Firmenmietanlage verwendet, da die Buchungen für diese gleich wie nicht bestandsgeführter Artikel sind. Wenn für den Buchungstyp M102 eine erforderliche Vorkontierung eingerichtet ist, bedeutet dies, dass nur Nicht-Bestandsartikel berücksichtigt werden.
Basisfinanzdaten und Regeln für IFS Business Systems werden in IFS/Buchungsregeln verwaltet. Neben den normalen Regeln muss auch definiert werden, ob die Funktion "Vorkontierung" in IFS/Buchungsregeln verwendet werden soll. Dies geschieht durch die Eingabe eines bestimmten Buchungstyps für jeden Auftragstyp (siehe Voraussetzungen) und der Buchungselemente, bei denen eine Vorkontierung möglich sein soll.
Wird versucht, eine Vorkontierung für eine Bestellposition einzugeben, wenn die Verwendung der Vorkontierung nicht in IFS/Buchungsregeln definiert ist, erscheint die Meldung, dass die Vorkontierung für diesen Auftragstyp in der Buchungssteuerung nicht eingegeben wurde. Die Funktion „Vorkontierung“ auf der Seite Buchungssteuerung starten. Den entsprechenden Buchungstyp für die Buchungselemente angeben, die geändert werden sollen.
Die Vorkontierung kann entweder im Kopf oder in der Position eingegeben werden. Die Verwendung der Vorkontierung im Kopf hat den Vorteil, dass der Wert der Vorkontierung auch für die Positionen gültig ist. Dies setzt jedoch voraus, dass die Positionen nachträglich hinzugefügt werden. Wenn die Eingabe sowohl in den Kopf als auch in die Positionen bereits erfolgt ist, muss die Vorkontierung in jeder Position durchgeführt werden.
Vorkontierungen können mithilfe von Vorkontierung auf den Seiten Bestellung und Bestellpositionen hinzugefügt werden.
Es wird eine Beziehung zwischen dem Buchungselement und der Bestellposition erstellt, indem eine mit der Bestellposition verknüpfte Vorkontierung eingegeben wird. Der als Vorkontierung für die Bestellposition eingegebene Buchungselementwert wirkt sich dann auf mehrere für diese Bestellposition erstellte Buchungen aus. Die von der Vorkontierung betroffenen Buchungen sind im Allgemeinen alle Buchungen im Zusammenhang mit Ausgaben, Einnahmen und unfertigen Erzeugnissen. Ein Datensatz wird in der Auftragshistorie erstellt, um anzugeben, dass diese Vorkontierung geändert wurde. Dies wirkt sich auf Buchungen für Serviceartikel und Artikel ohne Nummer aus. Die Buchungen für Bestandsartikel werden nicht betroffen sein, es sei denn, sie sind mit einem Projekt verknüpft oder das Eigentum des Artikels lautet Mietanlage Firma.